Digitalisieren - Digitalisierung - Digitale Transformation: Sind Sie bereit?

Digitalisieren, Digitalisierung und digitale Transformation – Jetzt oder nie!

8. November 2020/in Beratung, Innovation /von Karl Schott

Digitalisieren – Digitalisierung – digitale Transformation – was sind eigentlich die Unterschiede? Wieso sollten Sie die Definitionen der Begriffe kennen? Informationstechnologie hat in den letzten Jahren das Arbeits- und das Alltagsleben radikal verändert – das ist klar. Zur Beschreibung der Phänomene werden Begriffe rund um das Wort “digital” verwendet. Wir erklären in diesem Beitrag, was IT-Profis unter den verschiedenen Begriffen verstehen und welche Auswirkungen diese haben.

Digitalisierung gehörte bis vor Kurzem noch zum guten Ton, jeder modernen Unternehmensstrategie um Fit für die Zukunft zu sein. Seit einigen Monaten ist sie zur Notwendigkeit geworden und verschafft Unternehmen in diesen besonderen Zeiten die benötigte Flexibilität um trotz aller Herausforderungen geordnet und produktiv weiterzuarbeiten.

Die digitale Fitness eines Unternehmens ist Teil seiner Resilience gegenüber Krisen geworden. Jetzt ist für viele Unternehmen vielleicht die letzte gute Gelegenheit die richtigen Schritte zu setzen, um nicht uneinholbar ins Hintertreffen zu gelangen. Daher ist es wichtig die drei Ebenen der digitalen Veränderung zu kennen und für das eigene Unternehmen eine ehrliche Selbsteinschätzung und nächste Schritte definieren zu können.

Was ist Digitalisieren?

Digitalisieren (engl. digitization) beschreibt eine Veränderung am Anfang des Prozesses. Dabei werden Daten in digitale Darstellungsformen übernommen, damit diese von Computern gelesen und verarbeitet werden können. Der Begriff beschreibt damit eine Technologie, die seit den Urzeiten der Informatik besteht. Erst durch das Digitalisieren können die in der Welt vorkommenden Informationen für EDV-Systeme nutzbar gemacht werden.

Dabei lässt sich durchaus pauschal sagen, dass je mehr Daten in guter Qualität aus möglichst vielen Datenquellen zur Verfügung stehen, umso besser können diese später ausgewertet, verknüpft und zur Entscheidungsfindung herangezogen werden. Der Begriff des Datenschatzes ist diesbezüglich zutreffend. Die Herausforderung liegt darin, die Daten in guter Qualität zu gewinnen. Die Techniken des Digitalisierens verbessern sich laufend.

Aktuell ist die Nutzung von AI (künstlicher Intelligenz) wesentlich für den Fortschritt in diesem Bereich. Seit vielen Jahren wird Artificial Intelligence zur Texterkennung in gedruckten Dokumenten eingesetzt. Die Erkennung von natürlicher Sprache ist eine weitere wichtige Anwendung. Das Erkennen von Gegenständen in Bildern bzw. das richtige Interpretieren von Szenen, die über Kameras aufgenommen werden, wird erst durch AI beim Digitalisieren ermöglicht.

Digitalisieren bleibt auch in Zukunft eine wesentliche Aufgabe, damit Computer die Realität außerhalb ihrer digitalen Welt erfassen können. Schon heute können Computer mittels ausgefeilter Sensoren und spezieller Software besser sehen, hören oder sogar riechen, als das jemals ein Mensch könnte. Einsatzgebiete wie das Autonome Fahren, die Medizin oder die Landwirtschaft sind wichtige Beispiele für dieses Anwendungsgebiet.

Was ist Digitalisierung?

Digitialisierung (engl. digitalization) steht für eine Veränderung eines gesamten Prozesses. Der Begriff beschreibt die umfassende Nutzung der Informationstechnologie in der Durchführung von Geschäfts-, Fertigungs- oder Serviceprozessen. Umfassend bedeutet dabei, dass Computer vom Anfang bis zum Ende des Ablaufes eingesetzt werden. Die benötigten Daten werden digital von einem Schritt zum nächsten weitergereicht bzw. liegen bereits digital vor. Es gibt keine Medienbrüche in der Verarbeitung.

Zur Digitalisierung müssen die Unternehmen ihre technischen Ökosysteme in der Informationstechnologie umbauen. Wesentlich dabei ist, dass Funktionalitäten und alle relevanten Daten ohne technische Barrieren überall dort eingesetzt werden können, wo sie benötigt werden.

Ein wesentlicher Effekt der Digitalisierung ist die explosionsartige Datenvermehrung, die dadurch zu erklären ist, dass Daten nicht nur automatisiert verarbeitet werden, sondern die überwiegende Mehrheit der Daten heute auch automatisch erstellt werden. Big-Data-Methoden und -Techniken greifen diese Herausforderung auf. Die Daten sollen nutzbar gemacht werden, denn immer stärker müssen Entscheidungen in der Politik und in Unternehmen auf Basis von detaillierten, belastbaren und aktuellen Informationen schnell und zuverlässig getroffen werden.

Was ist digitale Transformation?

Digitale Transformation (engl. digital transformation) geht noch weiter – der Begriff meint die Änderung von Geschäftsmodellen, Kundenbeziehungen und sogar Gesellschaftsstrukturen. Damit einhergehend verändern sich Markt- und Unternehmensstrukturen aufgrund des Einsatzes von Informationstechnologie. Diese sehr schnellen Veränderungen wirken sich auf bestehende Abläufe und Systeme so umwälzend aus, dass man oft den Begriff disruptiv dafür wählt.

Die digitale Transformation verändert Gesellschaft, Unternehmens und Arbeitswelten. Als Verantwortlicher muss man Innovationen und disruptive Veränderungen in den Vordergrund stellen. Technologie und deren Einsatz bestimmt wesentlich, ob eine Organisation oder ein Unternehmen mittelfristig erfolgreich ist.

Beispiele für die digitale Transformation sind nicht neu, denn der Prozess kam ca. Mitte der 1990er Jahre ins Rollen und gewinnt immer stärker an Schwung. Beispiele sind der Online-Versandhandel, Internet-Banken und -Versicherungen, Vermittlung von Personentransporten via App, Streaminganbieter im Bereich der Medien, die Nutzung von Social Media für die gezielte Werbung, uvw. Das aktuell viele Tätigkeiten über Webkonferenz durchgeführt werden, die zuvor mit kurzer oder längerer Reisetätigkeiten verbunden waren, wird unserer Meinung ebenfalls zu nachhaltigen Änderungen in der Reisebranche insbesondere im Bereich der Dienstreisen führen.

Ausgehend von bekannten Beispielen der digitalen Transformation scheint Schnelligkeit wichtiger als Unternehmensgröße und technische Kompetenz wichtiger als Kapital zu sein. Ein wesentlicher Punkt dabei ist die immer bessere Möglichkeit, günstige sowie hoch skalierbare und global verfügbare IT-Infrastruktur über öffentliche Cloud-Dienstleistungen zu beziehen.

Fazit: Digitalisieren ist nicht genug – go for transformation

Bereits ein Blick auf die begrifflichen Unterschiede zeigt, dass Digitalisieren alleine zu kurz greift. Klar – gute Daten sind die Voraussetzung für alle weiteren Prozesse. Eine Digitalisierung von Prozessen kann oft große Einsparpotentiale sowie die Kundenzufriedenheit heben. Aber um mittelfristig zu überleben, müssen Unternehmen ihre Geschäftsmodelle im Lichte der digitalen Transformation überprüfen und anpassen. Um Leader im Wettbewerb der digitalen Transformation zu bleiben ODER zu werden, müssen Sie die folgenden Punkte im Auge behalten und ein entsprechendes Skillset in Ihrem Unternehmen aufbauen:

Agilität und Design Thinking
Cloud Technologien
Artificial Intelligence
Big Data

Als Experten für digitale Innovation und Technologie unterstützen wir Sie gerne dabei!

UNSERE TRAININGSANGEBOTE ZU INNOVATIONSTECHNOLOGIEN:

Trainings zu Digitalisierung und Innovation bei Spirit in Projects

Cloud Services und Architekturen

Docker & Kubernetes

Grundlagen Machine Learning inkl. Deep Learning

Grundlagen Artificial Intelligence

istock,com/Ridofranz

Online Meetings und Workshops – so gelingen sie

3. Juli 2020/in Beratung /von Alexander Hirt

In Zeiten von Home-Office können neue Meeting-Formen herausfordernd sein. Mitunter stellen Online-Meetings ein charmantes Chaos dar, über das man auch mal lachen darf. Für die produktive Zusammenarbeit bei Online-Besprechungen oder sogar Online-Workshops können einige einfache Tipps helfen!

Es gibt sie in jedem Unternehmen – die Kollegen, bei denen die Videokonferenz oder Telko einfach nie klappt. Da ist Kollege Müller, der partout nie in den Online-Meetingraum reinkommt. Oder Kollegin Meier, bei dem wechselweise die Kamera und das Mikro verrückt spielt. Und dann ist da noch der liebe Kollege, bei dem abwechselnd Katze und Kind durchs Bild huschen.

Dabei sind geführte Online-Besprechungen prinzipiell effizienter, aber in mancherlei Hinsicht auch anstrengender. Besonders dann, wenn man die Teilnehmer nicht sieht, noch nicht gut kennt und sich voll auf die Stimme konzentrieren muss.

Tipps für Online-Meetings

Wie auch bei Offline-Meetings sollte auch eine Online-Besprechung einen Zuständigen haben, der durch das Meeting führt. Ein wichtiger Bestandteil beim „Führen“ durch die Online-Besprechung ist nicht nur eine gute Moderation, sondern vor allem das Teilen (oder „sharen“) der Inhalte am Bildschirm: Agenda, Präsentation von Inhalten und Fragestellungen, das mitgeschriebene Protokoll – das alles hilft den Teilnehmern enorm das Besprochene zu erfassen und mitzuverfolgen! Mit einigen einfachen Regeln laufen Videokonferenzen runder:

Erstellen Sie vorab eine Agenda und einen Zeitplan.
Definieren Sie einen Moderator, der die Besprechung moderiert.
Definieren sie vorab Regeln (wie z.B. Stummschalten des Mikrofons wenn man nicht spricht. Damit hört man das Geklapper auf der Tastatur nicht, wenn man nebenbei eine E-Mail beantwortet (aber Achtung, man ist nicht so Multitasking-fähig wie man glaubt). Dazu gehören auch so „einfache Dinge“ wie Online-Pünktlichkeit, den anderen ausreden zu lassen und die Möglichkeit jederzeit Fragen zu stellen.
Sprechen Sie auch offen an, ob Video gewünscht ist oder nicht.
Wichtig zu Beginn von Online-Besprechungen ist:
- Sicherstellen, dass jeder jeden kennt: Vorstellungsrunde ist online noch viel wichtiger als im Meetingraum
- Sicherstellen, dass alle mit dem Thema und den Fragestellungen vertraut sind: falls nicht, sollte man alle durch einen kurzen Überblick mit der Thematik/Problemlage vertraut machen – so fühlt sich jeder „abgeholt“.
Vereinbaren sie am Ende des Meetings die nächsten Schritte.
Erstellen Sie das Besprechungsprotokoll während der Besprechung online – das Protokoll ist so bestenfalls 15 Minuten nach der Besprechung fertig, wurde versendet und alle Teilnehmer sind über ihre Aufgaben/Follow-Ups informiert.

Tipps für Online-Workshops

Die Herausforderung bei Online-Workshops im Vergleich zu Online-Besprechungen ist, dass teilweise extrem komplexe Sachverhalte kollaborativ erarbeitet werden sollen (z.B. Modelle oder Business-Prozesse). Vor Physical Distancing geschah das üblicherweise im Meetingraum mit Flipchart, Moderator, Business-Analyst und den entsprechenden Stakeholdern sowie Fachexperten.

Grundsätzlich gelten die oben angeführten Punkte für Online-Besprechungen auch für online abgehaltene Workshops. Dazu zählen vorab Agenda und Zeitplan zu besprechen, eine Vorstellungsrunde, eine Thematische Einleitung, das Abholen aller Teilnehmer, das Vereinbaren von Regeln für den Workshop und die Art der Protokollierung. Für den erfolgreichen Online-Workshop ist eine gute Vorbereitung aber noch viel wichtiger wie für den Meetingraum, deshalb geben wir Ihnen folgende Praxistipps:

Rollen klären

Es sollte unbedingt geklärt werden, wer den Moderator macht – in der Praxis ist es oft der Projektmanager. Er kümmert sich um Einhaltung von Agenda und Zeitplan, führt Protokoll und zeichnet ToDos auf. Zusätzlich muss geklärt werden, wer die Rolle z.B. des Business Analysten übernimmt – i.e. die Rolle/Person, die im Workshop die Führung in der Erfassung und Klärung des Business Prozess übernimmt. Damit ist die prozessuale und inhaltliche Führung des Workshops festgelegt. Diese Doppelbesetzung in der Führung des Online-Workshops ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor!

Vorab vereinbaren Moderator und Analyst genau ihre jeweilige Rollenaufteilung und wer was während des Workshops macht:

Wann wird Agenda, Zeitplan, Protokoll am Schirm geteilt (Moderator)
Wann und wie wird der im Entstehen befindliche Prozess erarbeitet (Analyst)

Vorlagen erstellen

Business Analyst & Moderator erstellen vorab eine Vorlage, mit der im Workshop online das Modell oder der Prozess aufgezeichnet werden kann.

Ein mit den wichtigsten Standardelementen vorbefülltes Swim Lane Chart als Template hat sich hierfür in meiner Erfahrung als sehr hilfreich erwiesen.
Alexander Hirt

Fragen vorab klären

Business Analyst & Moderator klären vorab schon so viele Fragen wie möglich. Idealerweise kann man im Workshop schon einen ersten Entwurf beispielsweise eines Prozesses gemeinsam weiterentwickeln, anstatt mit einer völlig leeren Vorlage zu beginnen.

Live dokumentieren

Das Erarbeitete sollte direkt am Bildschirm dokumentiert werden, sodass alle Teilnehmer das Ergebnis sehen und darauf Einfluss nehmen können. So liegen am Ende des Workshops gleich der fertig aufgezeichnete Prozess und das Protokoll vor und können sofort zum Review versendet werden.

Fazit: Online-Meetings nutzen

Meetings werden in Krisenzeiten fast ausschließlich online durchgeführt. Viele Firmen kommen dabei auf den Geschmack und werden Videokonferenzen und Calls wohl auch in Zukunft breiter nutzen. Sei es, um Reisekosten zu sparen oder Wegzeiten zu reduzieren.

Mitarbeiter, die bereits ein erprobtes Set an Methoden aus „Offline“-Meetings und Workshops mitbringen starten hier mit einem klaren Vorteil. Eine gute Möglichkeit, den eigenen Horizont zu erweitern sind hier Kurse in Projektmanagement und Agilität, mit denen der eigene Methodenbaukasten auch für Online-Formate erweitert werden kann.

UNSERE TRAININGSANGEBOTE ZU PROJEKTMANAGMENT UND AGILITÄT:

Trainings für Agile Methoden und Kanban bei Spirit in Projects

Management von Scaled Agile Projekten

Scaled Agile Product Owner

Trainings für Projektmanagement bei Spirit in Projects

Claim- und Changemanagement

Schätzen und Planen von IT-Projekten

Risikomanagement in IT-Projekten

Systematisches und effizientes IT-Projektcontrolling

Demand- und Portfoliomanagement

Agiles Anforderungsmanagement RE@Agile Primer

Agiles Anforderungsmanagement – Advanced Level RE@Agile

Agiles Projektmanagement nach PMI-ACPSM

pexels.com/Andrea Piacquadio

Beratung und Projektmanagement aus dem Home-Office

31. Mai 2020/in Beratung /von Wolfgang Hiermann

Beratung und Projektmanagment leben von der direkten Zusammenarbeit mit Menschen. In Krisenzeiten oder im Extremfall eines Lockdowns des gesellschaftlichen und beruflichen Lebens verlagert sich die Arbeit vermehrt in das Home-Office. Plötzlich müssen Teams disloziert zusammenarbeiten. Wir geben Ihnen Tipps für die Arbeit unter diesen Umständen.

Auch unsere eigene Arbeit als Consultants bzw. Projektmanager und die Kooperation mit unseren Kunden hat sich in den letzten Wochen verändert: Sie ist bei allen Kunden digitaler geworden. In vielen Unternehmen mussten schlagartig neue Tools zur digitalen Zusammenarbeit ausgerollt werden. Andere bisher traditionell organisierte Unternehmen nutzen nun großflächig flexible Arbeits- und Arbeitszeitmodelle.

Die gegenwärtigen Veränderungen in der Arbeitswelt wirken aus unserer Sicht disruptiv und werden wohl auch über die aktuelle Krise hinaus wirken. Digitalisierung lässt sich nicht umkehren, denn die neuen Kommunikationskanäle werden auch nach der Krise bestehen bleiben.
Wolfgang Hiermann, CEO

Was am besten für Ihr Unternehmen und Ihren Arbeitsalltag funktioniert, ist oft ein Spiel aus Trial-and-Error. Wir möchten Ihnen aber ein paar Tipps aus unserer Beratungs- und Projekterfahrung bei Physical Distancing mitgeben.

Klare Vereinbarungen treffen & Regeln festlegen

Bei der Führung dislozierter Teams, sind klare Vereinbarungen mit den Teammitgliedern über Arbeitsaufträge und erwartete Ereignisse besonders wichtig. Nachdem es im Home-Office viel weniger Kontakt und Chancen auf informellen Austausch zwischendurch gibt, ist es besonders wichtig, dass die Teammitglieder die gestellten Erwartungen klar verstanden haben.

Daher sollten im Team Punkte wie unsere Tipps zu Meetings und Infrastruktur offen besprochen und als Regeln für das dislozierte Zusammenarbeiten festgelegt werden. Damit ist allen Mitarbeitern klar, wohin die Reise geht.

Teamarbeit aus dem Home-Office

Die größte Gefahr bei großflächigem Home-Office ist der Verlust von gemeinsamen, sozialen Strukturen. Dabei können einige einfache Tipps helfen, eine Struktur zu schaffen, die Zusammenarbeit ermöglicht und nicht unnötig einschränkt.

Als Projektleiter von komplett online geführten Projekten ist es wichtiger denn je für das Team einerseits die nötige fixe Struktur von Meetings einzuplanen und andererseits immer noch genügend Raum zum Arbeiten bzw. für 1:1 Meetings der Team-Mitglieder zuzulassen (und nicht den Kalender des Teams komplett zuzupflastern…). Wichtige Tipps sind:

Standup-Meetings

Als soziale Wesen, wollen wir uns austauschen. Leider fällt im Home-Office der übliche Kaffeetratsch weg. Dieser ist aber als Informationsdrehscheibe nicht zu unterschätzen. Sorgen sie für mehrere fixe Meetings in der Woche, wo man sowohl über soziales in einem „Coffee-Chat“ aber auch über die Aufgaben in einem „Standup-Video-Meeting“, spricht. Natürlich kann man beide Elemente auch in einem Meeting verbinden. Dann aber Time-boxed!

1:1 Meetings beibehalten

Im virtuellen Arbeitsalltag benötigt man einen Ersatz für „schnell mal zum Schreibtisch des KollegIn gehen“. Planen Sie daher im Gegenzug zur “ungeplanten Begegnung” im Büro solche 1:1 Meetings mit wichtigen Kollegen dezidiert ein. Geben Sie solchen Gesprächen einen entspannten Rahmen – etwa einen “virtuellen Kaffee”.

Selbstdisziplin vs. Flexibilität

Vereinbaren Sie fixe Zeiten, in denen ihre Teammitglieder erreichbar sind. Zuhause lauern einfach zu viele Ablenkungen und man steckt in der Gefahr, sich gehen zu lassen. Fixe Zeiten können hier helfen – und man muss im Home-Office auch nicht immer erreichbar sein. Zu den vereinbarten Zeiten, wissen aber die Teammitglieder, dass man an seinem Home-Office Platz ist.

Kommunikationskanäle festlegen

Gut ist es vorab schon die Kommunikationskanäle und -tools im Team festzulegen (Email, Slack, Skype, MS Teams, Zoom, etc.). Da unsere Kunden unterschiedliche Tools verwenden, haben wir auf unseren Arbeitsgeräten meistens die gängigsten Kollaborationswerkzeuge bereits installiert. So ist man für externe Meetings schon mal vorbereitet.

Gemeinsame Aufgabenlisten / KANBAN-Boards pflegen

Gut geführte und online geteilte Aufgabenlisten oder KANBAN-Boards und mehrere Meetings in der Woche führen dazu, dass man seine eigene Arbeit im Griff hat und weiß, was auch andere zu tun haben. Das gilt auch für Projektpläne. Diese Transparenz hilft im Team.

Passen Sie aber auf Ticket-Jumper auf, die an einem Tag an diesem Ticket arbeiten, an einem anderen Tag an einem anderen und keines der Tickets wird fertig. Hier liegt die Kunst in der Limitierung der Tickets im Arbeitsfluss.

Basis-Infrastruktur für das Home-Office

Die Basis für all das ist eine gute Infrastruktur. Diese sollte frühzeitig geklärt werden und für alle Teammitglieder verfügbar sein. Dazu gehören:

Einen Arbeitsplatz, auf dem man in Ruhe arbeiten kann (entweder ein eigenes kleines Zimmer oder eine sehr ruhige Ecke, in die man sich mit viel Abstand zu den anderen Mitbewohnern zurückziehen kann)
Leistungsfähige und stabile Internetverbindung im Idealfall Kabel mit automatischen Fallback zu einer Mobilfunkverbindung.
Leistungsfähige mobile Arbeitsgeräte (Notebooks, Webcams, etc.)
Gutes Mikrofon und Kopfhörer (speziell bei „offenen“ Räumen im Home-Office zur Reduktion von Störgeräuschen)
Ausreichenden Zugriff auf Applikationen und Daten des Unternehmens (VPN-Gateways und Authorisierungsmöglichkeiten)
Geeignete Systeme für Online Meetings wie MS Teams, WebEx oder Zoom, welche auch Whiteboards und Screensharing bietet.
Wikis wie Confluence (super als Online-Besprechungs-Protokoll und mit Gliffy-Diagramm zur schnellen Erfassung von Prozessen – z.B. Swimlanes und UML verfügbar).

Wichtige Tools sind auch Produktivitätswerkzeuge wie MS Office, welche im Idealfall auch die geteilte Bearbeitung von Dokumenten ermöglichen.

Fazit: Die Chance Home-Office nutzen

Unsere Erfahrung zeigt, dass die Zusammenarbeit aus dem Home-Office auch Chancen bringt. Meetings können digital oft produktiver organisiert werden. Zudem werden gerade wichtige Skills verfestigt, die in der Zusammenarbeit mit weiter verstreuten Teams auch später gut genutzt werden können. Als Berater glauben wir, dass die Veränderungen in der Arbeitswelt disruptiv wirken und die Zusammenarbeit nachhaltig prägen werden.

Es hilft definitiv, wenn man bereits über ein gutes Methodenwissen zum Thema Projektmanagement und Agilität verfügt – dann ist allen Beteiligten der abgesteckte Rahmen (z.B. ein Standup Meeting oder ein Kanban-Board) klarer. Hier nutzen auch wir im Team die Zeit, um durch Fortbildungen weitere Kompetenz aufzubauen – eine Empfehlung, die wir auch allen Kunden geben.

UNSERE TRAININGSANGEBOTE ZU PROJEKTMANAGMENT UND AGILITÄT:

Management von Scaled Agile Projekten

Scaled Agile Product Owner

Claim- und Changemanagement

Schätzen und Planen von IT-Projekten

Risikomanagement in IT-Projekten

Systematisches und effizientes IT-Projektcontrolling

Demand- und Portfoliomanagement

Agiles Anforderungsmanagement RE@Agile Primer

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Agiles Projektmanagement nach PMI-ACPSM

T-Shaping als Kraftakt: Erfolgreiche Projekte benötigen Breiten- und Tiefenkompetenz

Unsplash/Edgar Chaparro

T-shaped Manager: Skills für erfolgreiche Projekte

29. April 2020/in Beratung /von Wolfgang Rauscher

Wie schafft man als Projektmanager den Spagat zwischen Nerd und Organisator? In unserer Erfahrung ist “T-shaping” eine Antwort darauf (wenn man nicht auf Superkräfte wie auf dem Artikelbild zurückgreifen kann). Unser Seniorprojektmanager Wolfgang Rauscher gibt Ihnen in diesem Artikel Erfahrungen aus der Praxis weiter, wie Sie von einem guten Skillmix in Projekten profitieren können.

Die Anforderungen an heutige IT-Projektmanager gehen weit über die Beherrschung von Projektmanagement-Methoden hinaus. Projekte werden immer komplexer und die Digitalisierung von Prozessen verändert die Geschäftsmodelle von Unternehmen. Als IT-Projektmanager genügt es nicht mehr, sich auf ein breites Wissen in Bezug auf die Steuerung von Projekten zu verlassen, sondern spezialisierte Fähigkeiten werden immer wichtiger. Das Konzept des T-shaped Projektmanagements erklärt diesen Paradigmenwechsel.

Was ist eine t-shaped Person?

Beim T-shaped Projekt Management steht der horizontale Balken des Buchstabens „T“ für Breitenkompetenz, im Falle eines IT-Projektmanagers also für fundiertes und detailliertes Wissen über Projektmanagement-Methoden. Der vertikale Balken des Buchstabens „T“ steht für spezialisierte Kompetenzen in einem Spezialgebiet wie z.B. Testmanagement oder Architektur.

In meiner Erfahrung erhöhen spezialisierte Kompetenzen die Akzeptanz eines Projektmanagers im Projektteam, weil man so mit den Spezialisten „auf Augenhöhe“ agieren kann.
Wolfgang Rauscher

Die beiden Balken formen gemeinsam den Buchstaben „T“ und beschreiben den T-shaped Projektmanager, der Projektmanagement-Breitenkompetenz sowie Tiefenkompetenz in einem ausgewählten Spezialgebiet aufweist. In der Folge möchte ich Ihnen an meinem Beispiel illustrieren, wie das in der Praxis funktioniert.

T-shaped in der Praxis: Sinnvolle Skillsets

Wie sich für mich bereits in vielen Projekten gezeigt hat, ist Anforderungsmanagement ein nahezu ideal zu Projektmanagement passendes Spezialgebiet. Meine persönliche “T-shape” hat also Projektmanagement als Breitenkompetenz. Als Tiefenkompetenzen habe ich Anforderungsmanagement und Telekommunikationstechnik.

Tiefenkompetenz Anforderungsmanagement: Besser Verstehen und Einschätzen

Meine Kenntnisse auf dem Gebiet des Anforderungsmanagements ermöglichen mir als Projektmanager ein tiefes Verständnis der eigentlichen Projektinhalte. Durch die flexible Anwendung unterschiedlicher Ermittlungsmethoden in der Analysephase eines Projekts kann ich in meinen Projekten die Basis für eine detaillierte Ausarbeitung von Projektinhalten schaffen.

Als Projektmanager kann ich auf Basis dieser Projektinhalte Arbeitspakete richtig planen („Aufgaben richtig schneiden“) und auch deren Lieferobjekte („Deliverables“) detailliert festlegen. Dadurch wiederum wird das extrem wichtige Thema der Aufwandsschätzung und damit der Ermittlung des für die Umsetzung notwendigen Projektbudgets erleichtert. Meine Schätzungen werden genauer, weil die Arbeitspakete detaillierter geplant wurden.

Zusammengefasst profitieren Projekte, die von einem T-shaped Projektmanager mit dem Spezialgebiet Anforderungsmanagement geplant und geleitet werden, von folgenden Punkten:

tendenziell weniger Änderungen im Projektverlauf
Die drei Kernelemente – Zeit, Inhalt und Kosten (im Projektauftrag festgelegt) – sind detaillierter analysiert und genauer geplant.
Bei unvermeidbaren Änderungen ist der T-shaped Projektmanager in der Lage, die Auswirkungen detailliert zu analysieren und die Projektpläne entsprechend anzupassen.

Tiefenkompetenz Technologie: Glaubwürdigkeit

Als ein weiteres Spezialgebiet habe ich detaillierte, technische Kenntnisse über Telekommunikation. Diese Kenntnisse haben sich für mich schon oft bewährt, wenn es darum ging, Vertrauen im Projektteam aufzubauen (speziell dann wichtig, wenn man als externer Projektmanager arbeitet). Projektteammitglieder reagieren zu Beginn eines Projekts oft abwartend bzw. zurückhaltend dem Projektmanager gegenüber. Motto: “Schauen wir mal, was der kann!”.

Wenn man in dieser Situation dem Projektteam zeigen kann, dass man “einer von ihnen” ist und die (technische) Fachsprache ebenso beherrscht wie die Methoden des Projektmanagements hat man das Team schon auf seine Seite gezogen. Die Projektteammitglieder fühlen sich abgeholt, verstanden und gut aufgehoben. Ein Mitarbeiter eines Projekts hat einmal zu mir gesagt: “Endlich mal ein Projektleiter, der unsere Sprache spricht!” Diese hohe Akzeptanz meiner Person im Projektteam hat mir schon oft das Leben als Projektmanager vereinfacht. Projekte, die von einem T-shaped Projektmanager mit detaillierten, technischen Kenntnissen geleitet werden, haben meist folgende Vorteile:

Der Projektmanager versteht die technischen Inhalte der Arbeitspakete und erkennt, wenn ein Projektteammitglied den Aufwand für eine Aufgabe falsch einschätzt.
Die Planungsgenauigkeit von Arbeitspaketen wird verbessert.
Der Projektmanager wird vom Projektteam akzeptiert.
Das Projektteam identifiziert sich mit dem Projekt (“Es ist UNSER Projekt!”) und die Qualität der Arbeit wird dadurch verbessert.
Das Formen eines Projektteams wird erleichtert, der Projektmanager ist ja kein Fremdkörper im Team sondern “einer von uns”.

Fazit: Projekte erfolgreicher mit T-shaped skills managen

Meine Erfahrung zeigt, dass sich Projekte in ihrer Komplexität durch T-shaping besser steuern lassen. Das beginnt bei soften Faktoren des Projektmarketings (“Glaubwürdigkeit”) und der Kommunikation zwischen Nerds und Managern auf Augenhöhe. Am anderen Ende stehen genauere Schätzungen, besseres Changemanagement und präzisere Planung.

So ein Skillset hat man in der Regel nicht sofort nach der Ausbildung, sondern es entwickelt sich im Laufe des beruflichen Werdegangs. Mitunter verändert es sich auch und man schafft sich noch mehrere Kompetenz-Standbeine. Dafür gibt es mittlerweile schon das Schlagwort des Hashtag-shaped (#-shaped) Projektmanagers. Jedenfalls sind gute Ausbildungen die Grundlage für den Aufbau solcher Skillsets, weshalb ich meine Erfahrungen gerne auch als Trainer weitergebe!

UNSERE TRAININGSANGEBOTE ZU ANFORDERUNGEN & PROJEKTEN:

Claim- und Changemanagement

Training für Requirements Engineering von Spirit in Projects

Grundlagen des Anforderungsmanagements nach IREB CPRE FL 3.0

Erheben und Abstimmen von Anforderungen nach IREB

Anforderungen modellieren nach IREB

Anforderungen verwalten (Requirements Management) nach IREB

Anforderungsmuster anwenden

Grundlagen der Usability und User Experience

Schätzen und Planen von IT-Projekten

Risikomanagement in IT-Projekten

Systematisches und effizientes IT-Projektcontrolling

Demand- und Portfoliomanagement

Business Analyse & Geschäftsprozesse

31. Mai 2019/in Beratung /von spiritmarketing

Business Analyse & Geschäftsprozesse

Von der Idee, über die daraus abgeleiteten Anforderungen in einem Fachkonzept unter Einbeziehung der beteiligten Geschäftsprozesse, bis zu detaillierten Vorlagen für die Beauftragung zur Umsetzung im Lastenheft. spirit in projects ist führend in der effizienten Abwicklung von Business Analysen. Durch Business Analyse schaffen wir Geschäftsprozesse und detaillierte Abläufe, die durch IT-Lösungen ideal unterstützt werden können. Aufgrund der detaillierten aber effizienten Analyse können wir mittels ROI-Rechnungen den Entscheidungsprozess unserer Kunden perfekt unterstützen und teure Fehlentwicklungen verhindern.

Unser Ansatz

Wir beginnen mit der Anforderungsanalyse bereits dort, wo die Bedürfnisse entstehen. Mit Business Analyse strukturieren wir diesen Vorgang und helfen die fachlichen Anforderungen in hoher Qualität bereits vor dem Start von Umsetzungsvorhaben festzulegen.
Wir erfahren, dass Geschäftsprozesse immer stärker automatisiert werden und von den Möglichkeiten der technischen Umsetzung abhängig sind. Daher integrieren wir IT-Anforderungen und Geschäftsprozessmanagement, um maximalen Nutzen und Effizienz für unsere Kunden zu erzielen.
Wir helfen Ihnen durch entsprechende Analysen zu entscheiden, ob sich eine geplante Investition auszahlt. Damit sparen unsere Kunden Geld, indem sie die richtigen Prioritäten basierend auf Fakten setzen können.

Unsere Leistungen

Geschäftsprozesse und Fachanforderungen erheben, optimieren und dokumentieren
Geschäftsanforderungen prüfen und eindeutig formulieren
Stakeholder und Demand Management
Fachkonzepte erstellen
Lastenhefte erstellen und ROI-Berechnungen durchführen
Ausschreibungsunterlagen erstellen
Ausschreibungskriterien erstellen und Angebote prüfen
Änderungsmanagement und Auswirkungsanalysen
Rollout und Transfermanagement
Werkzeuge und Prozesse für die Business Analyse auswählen und implementieren

Unser Trainingsangebot für Business Analysten:

Trainings in Business Analyse bei Spirit in Projects

Grundlagen der Business Analyse nach PMI-PBA und IIBA-ECBA

Geschäftsprozesse verstehen und optimieren

Geschäftsprozessmodellierung mit BPMN-2 nach OMG OCEB-2

Design Thinking

Requirements Engineering

30. Mai 2019/in Beratung /von spiritmarketing

Requirements Engineering

Qualitativ hochwertige Anforderungen an IT-Lösungen sind ein wichtiger Schritt zu effizienten Projekten und ersparen unseren Kunden hohe Folgekosten, weil die umgesetzten IT-Lösungen die notwendigen Aufgaben korrekt erfüllen. Wir haben Methoden entwickelt, die es uns erlauben von agilen bis zu großen komplexen Projekten, das Requirements Engineering in besonders hoher Qualität und mit besonders hoher Effizienz durchzuführen. Wir haben bereits mehrfach festgefahrene Analyseprojekte unserer Kunden in kurzer Zeit wieder in Gang gebracht und dafür gesorgt, dass die benötigten IT-Lösungen umgesetzt werden konnten.

Unser Ansatz

Wir verwenden professionelle und nachvollziehbare Methoden des Requirements Engineerings, die durch unsere langjährige Erfahrung besonders effizient ausgeführt werden.
Wir können mit unseren Methoden bereits sehr früh Lücken in den Anforderungen er-kennen und diese gezielt bei der Anforderungserhebung schließen.
Wir passen zielgerichtet und pragmatisch den Requirements Engineering Ansatz auf das jeweilige Produkt, das Umfeld und den Entwicklungsansatz an.
Wir stellen die Anforderungen an IT-Lösungen im Kontext zu den Geschäftsbedürfnissen und den technischen Möglichkeiten und vermeiden damit teure Fehlplanungen.

Unsere Leistungen

IT-Anforderungen erheben, optimieren und spezifizieren
Anforderungen prüfen sowie klar und eindeutig formulieren
Anforderungslücken identifizieren und klären
Stakeholder Management
Aufwandsschätzungen und Priorisierung von Anforderungen
Pflichtenhefte erstellen
Anforderungen mit Testplänen und Testdesign verbinden
Abstimmen der Anforderungen mit dem Lösungsdesign
Änderungsmanagement und technische Auswirkungen analysieren
Werkzeuge und Prozesse für das Requirements Engineering auswählen und implementieren
Trainings- und Zertifizierungsangebote nach IREB

Unser Trainingsangebot für Requirements Engineers:

Grundlagen des Anforderungsmanagements nach IREB CPRE FL 3.0

Erheben und Abstimmen von Anforderungen nach IREB

Anforderungen modellieren nach IREB

Anforderungen verwalten (Requirements Management) nach IREB

Anforderungsmuster anwenden

Grundlagen der Usability und User Experience

Projektmanagement

29. Mai 2019/in Beratung /von spiritmarketing

Projektmanagement

Komplexe IT-Projekte verlangen ein tiefes Verständnis für Projektmanagement, sowie der modernen Prozesse und Methoden des System- und Software-Engineerings. Sicherheit für den Auftraggeber und Flexibilität für das Projektteam in Einklang zu bringen, Aufwände richtig zu schätzen, Projekte schnell und aktiv zu steuern, ist eine Leistung, die spirit in projects für seine Kunden erbringt. Wir erheben und managen Projektrisiken und führen das Projektcontrolling methodisch und unterstützt durch unser analytisches und technisches Know-how, durch. Dadurch werden die Projekte für unsere Kunden steuerbar und Liefertermine berechenbar.

Unser Ansatz

Wir integrieren die Methoden des Projektmanagements mit aktuellen Erkenntnissen im Anforderungsmanagement, dem technischen Design und der Qualitätssicherung.
Wir kombinieren umfassende Erfahrung im Management komplexer Projekte mit tiefem technischen Know-how.
Wir machen durch unsere Methoden die Vorgänge im Projekt für Auftraggeber transparent, nachvollziehbar und damit steuerbar.
Wir schaffen durch aktives Stakeholdermanagement eine hohe Akzeptanz der Projektziele und des Projektergebnisses.

Unsere Leistungen

Projekte aufsetzen, detailliert planen, steuern, kontrollieren und abschließen, auch als Generalplaner
Stakeholder- und Scope Management
Schätzverfahren, Budgetplanung und -management
Effektive Arbeitspaketspezifikationen mit RE-Methoden
Projektcontrolling und -reporting
Ressourcenmanagement
Neudimensionierungen und Restrukturierungen von Projekten
Projektanalysen und -bewertungen
Projektmanagement von Ausschreibungen
Risikoanalyse und Risikomanagement
Abnahmeplanung und Abnahmedurchführung

Unser Trainingsangebot für Projektmanager und Projektauftraggeber:

Claim- und Changemanagement

Schätzen und Planen von IT-Projekten

Risikomanagement in IT-Projekten

Systematisches und effizientes IT-Projektcontrolling

Demand- und Portfoliomanagement

Agile Software Entwicklung

28. Mai 2019/in Beratung /von spiritmarketing

Agile Software Entwicklung

Agilität bedeutet Flexibilität, was für die moderne Softwareentwicklung in komplexen Umwelten und Systemen ein immer wichtigeres Kriterium darstellt. Agile Softwareentwicklung ist State-of-the-Art in vielen Organisationen. Ursprünglich für kleine Entwicklungsteams entwickelt, werden heute große und komplexe Projekte realisiert, an denen oftmals mehrere und manchmal auch verteilte Teams beteiligt sind. Dies stellt agile Organisationen vor besondere Herausforderungen in der Planung und Durchführung. Die Methoden, um diese zu lösen, werden als Agilität 2.0 bezeichnet. Wir von Spirit in Projects haben uns darauf spezialisiert.

Unser Ansatz

Wir verbinden Flexibilität mit Planbarkeit, um den Nutzen agiler Methoden auch für komplexe Projekte anwendbar zu machen.
Agile Teams sind dann am effizientesten, wenn tatsächlich agil gearbeitet wird und die User Stories durch den Produkt Owner gut vorbereitet werden.
Methoden müssen pragmatisch und praktisch anwendbar sein. Nur was tatsächlich funktioniert ist auch gut.
Unternehmen unterschiedlicher Größe und aus verschiedenen Branchen unterscheiden sich deutlich in der Unternehmenskultur, der Marktbearbeitung und den innerbetrieblichen Prozessen. Wir nehmen bei der Auswahl agiler Methoden darauf Rücksicht.

Unsere Leistungen

Agiles Requirements Engineering
Agiles Projektmanagement
Ausschreiben von agil umzusetzenden Projekten
Agilität und IT-Kanban verbinden
Agilität im Multiprojektmanagement effizient gestalten
Agile Produktentwicklung aufsetzen, durchführen, steuern und abschließen
Agile Projekte in Multiteam Umgebungen
Agile Projekte in klassischen Umgebungen aufsetzen und steuern
Auswahl und Implementierung von Prozesswerkzeugen für agile Teams

Unser Trainingsangebot für Agile Methoden & Kanban:

Management von Scaled Agile Projekten

Scaled Agile Product Owner

Agiles Anforderungsmanagement RE@Agile Primer

Agiles Anforderungsmanagement – Advanced Level RE@Agile

Agiles Projektmanagement nach PMI-ACPSM

Demand- und Programmmanagement

27. Mai 2019/in Beratung /von spiritmarketing

Demand- und Programmmanagement

Die Balance zwischen den strategischen Zielen, Aufwänden und der verfügbaren Zeit muss in Einklang gebracht werden, mit den Bedürfnissen nach Flexibilität und Planbarkeit. Viele Entscheidungen, die Organisationen in der Steuerung von Projektportfolios treffen müssen, scheinen paradox und zumeist sind die Entscheidungsgrundlagen ungenügend. Wir helfen Ihnen schlagkräftiges Demand-, Portfolio- und Programmmanagement zu etablieren und sorgen dadurch dafür, dass die Projekte zuverlässig ihre Ergebnisse liefern und besondere Vorhaben im Budgetrahmen bleiben. Flexibilität wird mit hoher Zuverlässigkeit kombiniert.

Unser Ansatz

Wir wissen, dass Projekte unterschiedlich sein können, daher es ist uns wichtig die richtigen Methoden und Prozesse basierend auf den Zielen, Ressourcen und Rahmenbedingungen auszuwählen.
Wir achten besonders darauf, häufige Abläufe effizient und nicht kompliziert zu gestalten. Das bedeutet, übliche Vorhaben so effizient wie möglich und besondere und komplexe Vorhaben sicher und korrekt abzuarbeiten.
Wir schaffen durch unsere integrierten und zusammenhängenden Methoden den Gesamtüberblick von Demands, Portfolios und Projekten bis hin zur Abnahme und Inbetriebsetzung.

Unsere Leistungen

Methoden und Prozesse für das Demandmanagement
Methoden und Prozesse für das Portfoliomanagement
Methoden und Prozesse für das Programmmanagement
Organisatorische Einbettung der Methoden und Prozesse
ROI-Rechnung für Projektportfolios
Ressourcenmanagement für Programme
Qualitätsmanagement für Programme
In- und Outsourcing entscheiden und steuern
Metriken und Reporting für das Demand- und Portfoliomanagement
Risikomanagement auf Demand-, Portfolio- und Programmebene
Abnahmekoordination von Programmen
Werkzeuge und Prozesse auswählen und implementieren

Unser Trainingsangebot für Demand- und Portfoliomanager:

Demand- und Portfoliomanagement

Enterprise Architektur

26. Mai 2019/in Beratung /von spiritmarketing

Enterprise Architektur

Enterprise Architektur ist ein Ansatz, die Strukturen und Abläufe einer Organisation mittels IT-Methoden zu gestalten. Ausgehend von Strategien und Umfeld werden Geschäftsprozesse und Services bestimmt, IT-Strukturen abgeleitet und die konkrete Umsetzung strukturiert. Dadurch werden Geschäftsanforderungen und IT-Lösungen optimiert und eng integriert. Der Enterprise Architektur Ansatz eignet sich besonders für Unternehmen, die Geschäftsprozesse und Technologien als Einheit sehen und integriert gestalten möchten. Wichtig dabei ist der pragmatische und zielgerichtete Einsatz der Enterprise Architektur Methoden und Prozesse.

Unser Ansatz

Wir sehen Enterprise Architektur als Informatik-Methode zur Gestaltung von Unternehmen, ausgehend von Strategie über Geschäftsprozesse und Services, Produkte, Organisationsstrukturen, IT-Strukturen und eingesetzten Technologien.
Wir sehen die Gestaltung und Modellierung von Enterprise Architekturen auf unterschiedlichen Ebenen (Business Layer, IT-Layer, Technology Layer) und deren konsistente Abstimmung als entscheidende Aufgabe.
Wir verwenden internationale Standards und erprobte Methoden wie TOGAF, Zachman und ArchiMate, damit unseren Kunden eine offene und zukunftsfähige Enterprise Plattform zur Verfügung steht.

Unsere Leistungen

Strategieentwicklung für Enterprise Architekturen
Enterprise Architekturen erstellen, spezifizieren und nutzen
Enterprise Relationen Modell erstellen
Entwicklung und Optimierung Business Layer
Entwicklung und Optimierung Application Layer
Technology Layer ableiten bzw. integrieren
Viewpoints zur Nutzung von Enterprise Architektur definieren
Modellierung mit ArchiMate und UML
Enterprise Architektur für das Qualitätsmanagement
Enterprise Architektur für das Projektportfoliomanagement
Werkzeuge auswählen und implementieren
Ausbildungswege für Enterprise Architekten

Was ist Digitalisieren?

Was ist Digitalisierung?

Was ist digitale Transformation?

Fazit: Digitalisieren ist nicht genug – go for transformation

UNSERE TRAININGSANGEBOTE ZU INNOVATIONSTECHNOLOGIEN:

Tipps für Online-Meetings

Tipps für Online-Workshops

Rollen klären

Vorlagen erstellen

Fragen vorab klären

Live dokumentieren

Fazit: Online-Meetings nutzen

UNSERE TRAININGSANGEBOTE ZU PROJEKTMANAGMENT UND AGILITÄT:

Klare Vereinbarungen treffen & Regeln festlegen

Teamarbeit aus dem Home-Office

Standup-Meetings

1:1 Meetings beibehalten

Selbstdisziplin vs. Flexibilität

Kommunikationskanäle festlegen

Gemeinsame Aufgabenlisten / KANBAN-Boards pflegen

Basis-Infrastruktur für das Home-Office

Fazit: Die Chance Home-Office nutzen

UNSERE TRAININGSANGEBOTE ZU PROJEKTMANAGMENT UND AGILITÄT:

Was ist eine t-shaped Person?

T-shaped in der Praxis: Sinnvolle Skillsets

Tiefenkompetenz Anforderungsmanagement: Besser Verstehen und Einschätzen

Tiefenkompetenz Technologie: Glaubwürdigkeit

Fazit: Projekte erfolgreicher mit T-shaped skills managen

UNSERE TRAININGSANGEBOTE ZU ANFORDERUNGEN & PROJEKTEN:

Business Analyse & Geschäfts­prozesse

Unser Trainingsangebot für Business Analysten:

Requirements Engineering

Unser Trainingsangebot für Requirements Engineers:

Projekt­management

Unser Trainingsangebot für Projekt­manager und Projekt­auftraggeber:

Agile Software Entwicklung

Unser Trainingsangebot für Agile Methoden & Kanban:

Demand- und Programm­management

Unser Trainingsangebot für Demand- und Portfoliomanager:

Enterprise Architektur

Unser Trainingsangebot für Enterprise Architekten:

Business Analyse & Geschäftsprozesse

Projektmanagement

Unser Trainingsangebot für Projektmanager und Projektauftraggeber:

Demand- und Programmmanagement