Beratung Archive - Spirit in Projects

Anforderungen an KI-Systeme: Warum sie anders sind als bei klassischen Softwaresystemen

12. Juli 2025/von Wolfgang Hiermann

Bei Spirit in Projects begleiten wir seit vielen Jahren Unternehmen dabei, Anforderungen an komplexe IT-Systeme zu definieren und Ausschreibungen professionell vorzubereiten. In den letzten Jahren hat sich dabei ein klarer Trend gezeigt: Künstliche Intelligenz (KI) wird in immer mehr Projekten eingesetzt — und bringt ganz eigene Herausforderungen mit sich.

Gerade bei KI-Systemen ist es entscheidend, die richtigen Anforderungen von Beginn an zu definieren. Viele Unternehmen nutzen dafür noch dieselben Methoden wie bei klassischen Softwareprojekten — und scheitern später an mangelnder Qualität, fehlender Erklärbarkeit oder unrealistischen Erwartungen.

Wir bei Spirit in Projects unterstützen unsere Kunden deshalb gezielt dabei, Anforderungen an KI-Systeme so zu formulieren, dass sie sowohl für die Implementierung als auch für den späteren Betrieb und die Ausschreibung tragfähig sind.

Lernen statt Programmieren

Klassische Softwaresysteme folgen klar definierten Regeln: Wenn Eingabe X, dann Ausgabe Y. Das Verhalten ist deterministisch und vorhersehbar.

KI-Systeme funktionieren grundlegend anders: Sie lernen aus Daten und entwickeln daraus ein Modell. Die „Regeln“ entstehen also nicht durch Programmierung, sondern durch maschinelles Lernen. Daraus folgt: Daten sind der Schlüssel zum Erfolg. Schon in der Anforderungsdefinition müssen deshalb Fragen beantwortet werden wie:

Welche Daten liegen vor?

In welcher Qualität und in welchem Umfang?

Wie werden die Daten aktuell gepflegt und verfügbar gemacht?

Unsere Erfahrung zeigt: In der Praxis wird dieser Aspekt oft unterschätzt — mit fatalen Folgen für das Projekt.

Wahrscheinlichkeiten statt Garantien

Ein weiterer fundamentaler Unterschied: KI-Systeme liefern probabilistische Ergebnisse. Ein System zur Bilderkennung meldet z.B.: „Dieses Objekt ist mit 95 % Wahrscheinlichkeit eine Katze.“ Es garantiert aber nicht, jede Katze fehlerfrei zu erkennen.

Anforderungen an die Qualität der Ergebnisse (Accuracy, Precision, Recall, Konfidenzintervalle) müssen daher explizit definiert werden. In unseren Ausschreibungsprojekten für KI-Systeme achten wir darauf, diese Qualitätsparameter sauber zu spezifizieren — um spätere Enttäuschungen zu vermeiden.

Dynamisches Verhalten

Klassische Software bleibt nach Auslieferung weitgehend stabil. KI-Modelle hingegen müssen oft regelmäßig neu trainiert werden, da sich Datenlagen und Umgebungen verändern (Concept Drift).

Daraus ergeben sich spezifische Anforderungen an:

Lifecycle-Management

Modellüberwachung und -pflege

Governance und Verantwortlichkeiten

Spirit in Projects unterstützt Kunden dabei, diese Aspekte in der Anforderungsdefinition und in die Ausschreibungsunterlagen aufzunehmen — ein Punkt, der bei vielen Projekten sonst zu kurz kommt.

Erklärbarkeit und Nachvollziehbarkeit

Gerade in regulierten Bereichen (z.B. Finanzdienstleistungen, öffentlicher Sektor, Gesundheit) ist Erklärbarkeit entscheidend. KI-Systeme dürfen keine Black Boxes sein.

Anforderungen müssen hier klar festlegen:

In welchem Umfang muss Erklärbarkeit gewährleistet sein?

Für wen muss die Nachvollziehbarkeit gegeben sein (z.B. interne Audits, externe Prüfstellen)?

In unserer Praxis achten wir darauf, dies in den Anforderungskatalog sauber zu strukturieren — und dabei marktübliche technische Möglichkeiten und regulatorische Vorgaben in Einklang zu bringen.

Fazit

Anforderungen an KI-Systeme sind keine simple Erweiterung klassischer Softwareanforderungen. Sie müssen die Lernfähigkeit, die probabilistische Natur und die Datenabhängigkeit explizit berücksichtigen.

Spirit in Projects bringt in diesem Bereich umfassende Erfahrung aus zahlreichen KI-Projekten und Ausschreibungen mit. Wir unterstützen Unternehmen dabei, tragfähige und belastbare Anforderungen zu formulieren — als Grundlage für erfolgreiche KI-Projekte.

KI-Trainings entdecken

Agilität und RE - das müssen Sie als Projektmanager wissen

Agilität und Requirements Engineering: Ein Leitfaden für Projektmanager

25. Februar 2024/von Wolfgang Rauscher

Projektmanager stehen oft an der Schnittstelle zwischen sich ständig ändernden Marktanforderungen und den technischen Herausforderungen von Entwicklerteams. Das agile Modell verspricht Flexibilität und Anpassungsfähigkeit, während das Requirements Engineering (RE) strukturierte Klarheit bietet. Aber wie balancieren Projektmanager diese beiden Ansätze, um ein effizientes und erfolgreiches Projektmanagement zu gewährleisten?

Modellbasierte Anforderungsdokumentation

Oft müssen Projektmanager komplexe technische Details und Geschäftsanforderungen miteinander verknüpfen. Die modellbasierte Anforderungsdokumentation, z.B. durch UML-Diagramme, bietet Projektmanagern ein visuelles Werkzeug, um Stakeholdern die Projektvision und -details klar und präzise zu vermitteln.

Strategisches Roadmapping

Eine klar definierte Roadmap ist für Projektmanager unerlässlich. Sie ermöglicht es, Milestones festzulegen, Ressourcen zuzuweisen und den Projektfortschritt zu überwachen. In der agilen Welt kann diese Roadmap flexibel bleiben, bietet aber dennoch Struktur und Überblick über die Projektrichtung.

Kundenfokus im Projekt integrieren

Projektmanager stehen oft zwischen dem Kunden und dem Entwicklerteam. Durch die Integration von RE-Techniken wie Stakeholder-Interviews in den agilen Prozess können Projektmanager sicherstellen, dass die Kundenanforderungen korrekt erfasst, interpretiert und umgesetzt werden. Damit wird der Kundenfokus zusätzlich zur Rolle des Product Owners abgesichert.

Iterative Entwicklung & kontinuierliche Überwachung

Die iterative Natur der agilen Entwicklung bietet die Möglichkeit, Risiken frühzeitig zu identifizieren, den Fortschritt ständig zu überwachen und gegebenenfalls Korrekturmaßnahmen zu ergreifen. Die Einbindung von RE in jede Iteration
gewährleistet, dass die Anforderungen immer aktuell und relevant gehalten werden.

Stakeholder-Kommunikation optimieren

Das Verständnis und die Einbindung von RE-Methoden ermöglicht es Projektmanagern, effektiver mit Stakeholdern zu kommunizieren, Erwartungen zu managen und sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind. Für Projektmanager bietet die Verbindung von agilem Softwareengineering und Requirements Engineering ein Set von Werkzeugen und Methoden, um Projekte effizient zu steuern, sowohl Risiken als auch Erwartungen zu managen und Qualitätslösungen zu liefern, die den Anforderungen der Stakeholder gerecht werden.

Trainings für Agile Methoden und Kanban bei Spirit in Projects

Agiles Projektmanagement

RE@Agile

RE@Agile Primer

Spirit in Projects berät Ihr Team dabei, welche agilen Frameworks für Sie geeignet sind!

Skalierungsframeworks im agilen Umfeld: Was Sie als IT-Leiter wissen sollten

10. Dezember 2023/von Wolfgang Rauscher

Die agile Methodik hat zweifellos die Landschaft der Softwareentwicklung geprägt. Doch wenn Sie vor der Aufgabe stehen, Agilität in Ihrer Abteilung oder im gesamten Unternehmen zu skalieren, könnten Sie sich fragen: „Welches Framework passt zu uns?“

Die Erfahrungen variieren je nach Organisation, Kultur, Art des Projekts und der gewählten Implementierung. Hier sind einige allgemeine Erfahrungen und Erkenntnisse, die Unternehmen mit verschiedenen Skalierungsframeworks gemacht haben.

Scaled Agile Framework (SAFe)

Dieses Framework bietet eine strukturierte Vorgehensweise, die in großen Organisationen oft geschätzt wird. Doch Vorsicht: Obwohl SAFe klare Rollen und Rituale liefert, empfinden es manche Teams als übermäßig bürokratisch. Es könnte also sein, dass Sie Anpassungen vornehmen müssen, um es in Ihre Unternehmenskultur zu integrieren.

Large Scale Scrum (LeSS)

Wenn Sie den Charme und die Einfachheit beibehalten möchten, selbst in großem Maßstab, könnte LeSS das Richtige für Sie sein. Beachten Sie jedoch, dass seine minimalistische Herangehensweise nicht jedem in Ihrem Unternehmen zusagen könnte, insbesondere wenn sie nach einer detaillierteren Struktur suchen.

Disciplined Agile Delivery (DAD)

Dieser flexible Ansatz berücksichtigt den gesamten Softwarelifecycle. Seine Anpassungsfähigkeit kann ein Segen sein, aber stellen Sie sicher, dass Sie klare Richtlinien für Ihr Team haben, um nicht in Unklarheiten zu versinken.

Einige Schlüsselerkenntnisse, die wir aus unserer Beratungstätigkeit erkannt haben:

Anpassungsfähigkeit ist Ihr bester Freund: Kein Framework wird perfekt zu Ihrem Team passen. Seien Sie bereit, Anpassungen vorzunehmen, die Ihrem Team und Ihrer Kultur entsprechen.
Die Kultur zählt: Ein echtes agiles Mindset sollte gefördert werden. Wenn Sie dies nicht tun, werden selbst die besten Frameworks nicht die gewünschten Ergebnisse liefern.
Ihre Rolle als Führungskraft ist entscheidend: Ihr Engagement und Ihre Unterstützung sind unerlässlich für erfolgreiche agile Transformation.

Agile Ansätze können (und sollten oft auch) in großen Softwareprojekten eingesetzt werden, aber dies erfordert eine sorgfältige Planung, Anpassung, die Wahl des richtigen Skalierungsframeworks und eine starke organisatorische Unterstützung.

Usability Engineering für Requirements Engineers

Usability Engineering – eine wichtige Ergänzung für Requirements Engineers

5. Juni 2023/von Markus Bimassl

Ein Seitenblick in Richtung X/UI lohnt sich für Anforderungsanalysten. Denn das Benutzerinterface bestimmt wesentlich die Akzeptanz einer Lösung mit.

Nein, Usability Engineering beschäftigt sich nicht mit der schönen grafischen Gestaltung von Oberflächen. Ja, Requirements Engineers, insbesondere solche, die mit Applikationen für Endkunden, aber auch mit Applikationen einer großen Anzahl von internen Anwendern beschäftigt sind, sollten sich unbedingt mit Usability Engineering auseinandersetzen.

UX-Herausforderungen im Anforderungsmanagement

Eine immer größere Herausforderung für Requirements Engineers ist die funktionale Beschreibung von Applikationen, die nicht nur den Anspruch erheben, korrekt und effizient zu sein, sondern gleichzeitig auch einfach zu erlernen (am besten benötigt man gar keine Einschulung), für die Benutzer verständlich und übersichtlich, fehlertolerant nicht nur bei Falscheingaben, sondern auch bei fehlerhafter Nutzung sowie für die Benutzer insgesamt sogar attraktiv und hilfreich sind.

Ein schönes Benutzerinterface ist nur ein Aspekt für die Übersichtlichkeit, Erlernbarkeit oder Attraktivität eines Systems. Die Gestaltung dieses Aspekts obliegt dem User-Interface-Designer, erfolgt tatsächlich ebenfalls mit nachvollziehbaren Methoden und benötigt durchaus auch Geschmack und einen Hauch von künstlerischer Gestaltung.

Der Lösungsweg: Usability Engineering

Beim Usability Engineering geht es jedoch darum, funktionale und nicht funktionale Eigenschaften des Systems aus der Betrachtung des gesamten Umfelds der Benutzer abzuleiten und zu optimieren. Ein weiterer Aspekt ist es, die komplette User Journey abzubilden und in die Systemgestaltung einzubeziehen.

So ist zum Beispiel für den Nutzer eines Webshops die Erfahrung mit dem System nicht bereits bei der Bestellung beendet, sondert geht bis zum Erhalt des Pakets beziehungsweise zur Unterstützung bei Reklamationen. Im Requirements Engineering grenzen wir uns (völlig absichtlich) vom nicht direkt mit dem System im Zusammenhang stehenden Umfeld ab.

Dies lernt man bereits im Zuge der Erstellung von Kontextdiagrammen. Dadurch gelingt aber manchmal nur schwer, die Beweggründe der Benutzer hinter einzelnen Aktivitäten zu verstehen. Weiters gibt es im Requirements Engineering keine Betrachtung der Benutzerzufriedenheit über den kompletten Life cycle (auch außerhalb der Systemgrenzen) der Nutzung.

Die Methoden des Requirements Engineering und des Usability Engineering ergänzen sich diesbezüglich hervorragend und bilden für viele Aufgaben einen guten Mehrwert. Das Kursportfolio von Spirit in Projects bietet für beide Richtungen Grundlagen- und Spezialisierungskurse. So können Sie Ihr individuelles Skillset gezielt erweitern.

Trainingsangebote zu UX/UI:

Ebenen der Businessanalyse

27. April 2023/von Karl Schott

Businessanalyse ist nicht gleich Businessanalyse. Tatsächlich gibt es unterschiedliche Varianten, die je nach Betrachtungsaspekt und Zielsetzung eingesetzt werden müssen.

Die unterschiedlichen Einsatzmöglichkeiten erfolgen aus den verschiedenen Aufgabenstellungen, die im Zuge der Digitalisierung von Geschäftsprozessen und unterstützenden Prozessen vorgefunden werden. Grundsätzlich kann man drei Varianten unterscheiden:

Teilgeschäftsprozess- bzw. IT-System-Analyse
Geschäftsprozessanalyse
Enterprise-Analyse

Diese drei Varianten der Business Analyse werden nun näher betrachtet und verglichen.

Teilgeschäftsprozessanalyse

Die Teilgeschäftsprozessanalyse hat als Fokus einen Ausschnitt eines Geschäftsprozesses. Sie wird in der Praxis daher am besten zur Digitalisierung einzelner Prozessschritte eingesetzt. Diesbezüglich ist sie dem klassischen Requirements
Engineering sehr ähnlich, da die Anforderungen an ein IT-System im Vordergrund stehen. Aus diesem Fokus heraus können die Funktionalitäten des Systems optimal gestaltet werden, es findet aber keine gesamtheitliche Prozessoptimierung statt.

Tatsächlich ist diese Variante jene, die in der Praxis am häufigsten angetroffen wird, da zumeist bestehende Prozesse weiter optimiert werden sollen, ohne am Grundgerüst der Abläufe zu rütteln. Der Vorteil dieser Variante liegt in ihrem überschaubaren Umfang. Die lokale Optimierung eines Prozesses führt über längere Zeit jedoch dazu, dass das volle Potenzial einer Prozessoptimierung nicht ausgeschöpft wird.

Geschäftsprozessanalyse

Die Geschäftsprozessanalyse legt den Fokus auf die Ende-zu-Ende-Betrachtung eines ganzen Prozesses. Diese Variante wird am häufigsten bei der Neugestaltung ganzer Prozesse eingesetzt. Beispiele dafür sind:

Ein Prozess wird erstmalig vollständig digitalisiert.
Das IT-System eines Prozesses wird ausgewechselt oder wesentlich verändert (z.B. werden mehrere Systeme zusammengelegt oder die Technologie einzelner Prozessschritte geändert).
Die Leistungsdaten eines Prozesses sind nicht mehr ausreichend und sollen mit einem grundlegenden Redesign unter Nutzung von IT-Systemen neugestaltet werden.

Leider gibt es bei dieser Variante in der praktischen Umsetzung in vielen Unternehmen noch immer die zu überwindende Barriere zwischen der Verantwortung für die Prozessgestaltung beziehungsweise Optimierung und der Verantwortung für die Gestaltung und Entwicklung der IT-Systeme. Im Sinne der wo immer möglichen umfassenden Digitalisierung von Geschäftsprozessen erscheint dies jedoch nicht angebracht. Zumindest eine enge Zusammenarbeit oder sogar eine Integration ist wünschenswert, um zukünftige Herausforderungen annehmen zu können.

Enterprise-Analyse

Die Enterprise-Analyse wiederum hat einen noch größeren Aspekt. Dabei werden ganze Prozessgruppen, Teilorganisationen oder im Extremfall die gesamte Organisation betrachtet und Optimierungen ausgearbeitet. Dazu werden grob gesagt Unternehmensziele mit Prozessen, Services, Systemen und Technologien verbunden und gesamtheitlich betrachtet. Dieser Ansatz kann mit der üblichen Prozessanalyse nicht durchgeführt werden. Es müssen Methoden der Enterprise-Analyse (TOGAF®, ArchiMate®) angewandt werden. Weiters ist eine rein technische Aufbereitung der Analyse nicht ausreichend. Zuerst müssen Ziele aus der Unternehmensleitung klar definiert werden. Die enge Zusammenarbeit mit internen Stakeholders oder externer Beratung aus den Bereichen Finanzen und Kosten, Marketing und Verkauf, Produktion, Forschung und Entwicklung und so weiter ist für die erfolgreiche Umsetzung notwendig.

Aus Sicht des Businessanalysten soll bei dieser Vorgehensweise, ausgehend von optimierten Prozessen, eine darauf abgestimmte IT-Service- und Systemlandschaft erstellt werden. Der Vorteil dieser Methode liegt in der gesamtheitlichen Betrachtung der Organisation und der in die Methode integrierten Fokussierung auf die Digitalisierung der Prozesse. Ihr Nachteil liegt klar im hohen Aufwand. Praktisch bemerken wir auch häufig das Fehlen klarer unternehmerischer Zielvorgaben beziehungsweise auch die Problemstellung, dass die Gestaltung von Prozessen nicht immer ausschließlich rational abgewickelt werden kann, insbesondere bei Veränderungen in der Aufbauorganisation.

Prozesse: Auf der richtigen Ebene ansetzen

Für Ihr Unternehmen ist es wichtig, dass Sie nachhaltige Lösungen implementieren. Daher muss bereits die Analyse auf der richtigen Ebene Ihres Business ansetzen. Die Experten von Spirit in Projects unterstützen Sie dabei, Ihr Business und Ihre Prozesse zu durchleuchten. Wir beraten praxisrelevant und unterstützen Sie dabei, Know-how langfristig in Ihrem Unternehmen zu verankern.

Trainings in Business Analyse bei Spirit in Projects

Zertifizierungsvorbereitung PMI-PBA® und IIBA-ECBA®

Grundlagen der Business Analyse

Agile Methoden - profitieren Sie von einem Einsatz mit Maß und Ziel

Agilität mit Ziel

15. Februar 2023/von Karl Schott

Agilität in unterschiedlichsten Ausprägungen ist die am weitesten eingesetzte Entwicklungsmethode geworden. Es werden kaum noch neue Entwicklungsprojekte gestartet, die nicht Agil, mit Kanban oder DevOps Methoden oder einer Mischung daraus durchgeführt werden. Aber geschieht das mit Maß und Ziel?

Die modernen Entwicklungswerkzeuge sind inzwischen fast vollständig auf die Nutzung agiler Methoden ausgelegt. Von vielen Kunden hören wir, dass Entwickler in der Bewerbung schon oft, auf den Einsatz dieser Methoden bestehen.

Trotz des Einsatzes dieser modernen und für moderne Projekte adäquater Methoden gibt es in der Praxis jedoch immer noch Probleme mit Projektverzug und Kostenüberschreitungen. Aus unserer Sicht, sind Qualitätsprobleme deutlich seltener geworden.

Die Kehrseite: Agilität ohne Ziel

Es lässt sich leider beobachten, dass manche Projekte ohne entsprechende Vorbereitung gestartet werden. In der puren agilen Weltsicht ist dies auch korrekt. Trägt dafür doch der Product Owner des internen oder externen Auftraggebers die Verantwortung. Zumindest für rechtzeitige Abklärung der Anforderungen.

In der Praxis muss der Product Owner jedoch häufig durch einen Business Analysten oder Requirements Engineer zumindest unterstützt werden, um diese Verantwortung auszufüllen. Bei komplexen Systemen müssen vorab grundlegende Entscheidungen zur Systemarchitektur getroffen werden, was vom Product Owner kaum zu verlangen ist.

Auch zu beachten ist, dass Projekte budgetiert und zeitlich geplant werden müssen, weshalb manche Entscheidungen bereits vor der agilen Umsetzung getroffen werden müssen.

Die Kombination macht‘s

Der Ausweg liegt im Einsatz der bewährten Planungs- und Analysemethoden. So kann auch für ein agiles Projekt ein Lastenheft erstellt werden und für die Vorbereitung der Umsetzung herangezogen werden. Diese Vorbereitung zahlt sich aus und bei der agilen Umsetzung hilft die Möglichkeit auf Änderungen adaptiv zu reagieren im Rahmen des gegebenen Budgets und der Zeit.

Die Experten von Spirit in Projects unterstützen Sie gerne dabei, agile Methoden in Ihrem Unternehmen erfolgreich und nachhaltig einzuführen oder gezielt anzuwenden. Mit unserem Kursportfolio zu agilen Methoden unterstützen wir Sie bei der Qualifizierung Ihrer Mitarbeiter.