Online Meetings und Workshops – so gelingen sie

In Zeiten von Home-Office können neue Meeting-Formen herausfordernd sein. Mitunter stellen Online-Meetings ein charmantes Chaos dar, über das man auch mal lachen darf. Für die produktive Zusammenarbeit bei Online-Besprechungen oder sogar Online-Workshops können einige einfache Tipps helfen!

Es gibt sie in jedem Unternehmen – die Kollegen, bei denen die Videokonferenz oder Telko einfach nie klappt. Da ist Kollege Müller, der partout nie in den Online-Meetingraum reinkommt. Oder Kollegin Meier, bei dem wechselweise die Kamera und das Mikro verrückt spielt. Und dann ist da noch der liebe Kollege, bei dem abwechselnd Katze und Kind durchs Bild huschen.

Dabei sind geführte Online-Besprechungen prinzipiell effizienter, aber in mancherlei Hinsicht auch anstrengender. Besonders dann, wenn man die Teilnehmer nicht sieht, noch nicht gut kennt und sich voll auf die Stimme konzentrieren muss.

Tipps für Online-Meetings

Wie auch bei Offline-Meetings sollte auch eine Online-Besprechung einen Zuständigen haben, der durch das Meeting führt. Ein wichtiger Bestandteil beim „Führen“ durch die Online-Besprechung ist nicht nur eine gute Moderation, sondern vor allem das Teilen (oder „sharen“) der Inhalte am Bildschirm: Agenda, Präsentation von Inhalten und Fragestellungen, das mitgeschriebene Protokoll – das alles hilft den Teilnehmern enorm das Besprochene zu erfassen und mitzuverfolgen! Mit einigen einfachen Regeln laufen Videokonferenzen runder:

  • Erstellen Sie vorab eine Agenda und einen Zeitplan.
  • Definieren Sie einen Moderator, der die Besprechung moderiert.
  • Definieren sie vorab Regeln (wie z.B. Stummschalten des Mikrofons wenn man nicht spricht. Damit hört man das Geklapper auf der Tastatur nicht, wenn man nebenbei eine E-Mail beantwortet (aber Achtung, man ist nicht so Multitasking-fähig wie man glaubt). Dazu gehören auch so „einfache Dinge“ wie Online-Pünktlichkeit, den anderen ausreden zu lassen und die Möglichkeit jederzeit Fragen zu stellen.
  • Sprechen Sie auch offen an, ob Video gewünscht ist oder nicht.
  • Wichtig zu Beginn von Online-Besprechungen ist:
    • Sicherstellen, dass jeder jeden kennt: Vorstellungsrunde ist online noch viel wichtiger als im Meetingraum
    • Sicherstellen, dass alle mit dem Thema und den Fragestellungen vertraut sind: falls nicht, sollte man alle durch einen kurzen Überblick mit der Thematik/Problemlage vertraut machen – so fühlt sich jeder „abgeholt“.
  • Vereinbaren sie am Ende des Meetings die nächsten Schritte.
  • Erstellen Sie das Besprechungsprotokoll während der Besprechung online – das Protokoll ist so bestenfalls 15 Minuten nach der Besprechung fertig, wurde versendet und alle Teilnehmer sind über ihre Aufgaben/Follow-Ups informiert.

Tipps für Online-Workshops

Die Herausforderung bei Online-Workshops im Vergleich zu Online-Besprechungen ist, dass teilweise extrem komplexe Sachverhalte kollaborativ erarbeitet werden sollen (z.B. Modelle oder Business-Prozesse). Vor Physical Distancing geschah das üblicherweise im Meetingraum mit Flipchart, Moderator, Business-Analyst und den entsprechenden Stakeholdern sowie Fachexperten.

Grundsätzlich gelten die oben angeführten Punkte für Online-Besprechungen auch für online abgehaltene Workshops. Dazu zählen vorab Agenda und Zeitplan zu besprechen, eine Vorstellungsrunde, eine Thematische Einleitung, das Abholen aller Teilnehmer, das Vereinbaren von Regeln für den Workshop und die Art der Protokollierung. Für den erfolgreichen Online-Workshop ist eine gute Vorbereitung aber noch viel wichtiger wie für den Meetingraum, deshalb geben wir Ihnen folgende Praxistipps:

Rollen klären

Es sollte unbedingt geklärt werden, wer den Moderator macht – in der Praxis ist es oft der Projektmanager. Er kümmert sich um Einhaltung von Agenda und Zeitplan, führt Protokoll und zeichnet ToDos auf. Zusätzlich muss geklärt werden, wer die Rolle z.B. des Business Analysten übernimmt – i.e. die Rolle/Person, die im Workshop die Führung in der Erfassung und Klärung des Business Prozess übernimmt. Damit ist die prozessuale und inhaltliche Führung des Workshops festgelegt. Diese Doppelbesetzung in der Führung des Online-Workshops ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor!

Vorab vereinbaren Moderator und Analyst genau ihre jeweilige Rollenaufteilung und wer was während des Workshops macht:

  • Wann wird Agenda, Zeitplan, Protokoll am Schirm geteilt (Moderator)
  • Wann und wie wird der im Entstehen befindliche Prozess erarbeitet (Analyst)

Vorlagen erstellen

Business Analyst & Moderator erstellen vorab eine Vorlage, mit der im Workshop online das Modell oder der Prozess aufgezeichnet werden kann.

Ein mit den wichtigsten Standardelementen vorbefülltes Swim Lane Chart als Template hat sich hierfür in meiner Erfahrung als sehr hilfreich erwiesen.

Alexander Hirt

Fragen vorab klären

Business Analyst & Moderator klären vorab schon so viele Fragen wie möglich. Idealerweise kann man im Workshop schon einen ersten Entwurf beispielsweise eines Prozesses gemeinsam weiterentwickeln, anstatt mit einer völlig leeren Vorlage zu beginnen.

Live dokumentieren

Das Erarbeitete sollte direkt am Bildschirm dokumentiert werden, sodass alle Teilnehmer das Ergebnis sehen und darauf Einfluss nehmen können. So liegen am Ende des Workshops gleich der fertig aufgezeichnete Prozess und das Protokoll vor und können sofort zum Review versendet werden.

Fazit: Online-Meetings nutzen

Meetings werden in Krisenzeiten fast ausschließlich online durchgeführt. Viele Firmen kommen dabei auf den Geschmack und werden Videokonferenzen und Calls wohl auch in Zukunft breiter nutzen. Sei es, um Reisekosten zu sparen oder Wegzeiten zu reduzieren.

Mitarbeiter, die bereits ein erprobtes Set an Methoden aus „Offline“-Meetings und Workshops mitbringen starten hier mit einem klaren Vorteil. Eine gute Möglichkeit, den eigenen Horizont zu erweitern sind hier Kurse in Projektmanagement und Agilität, mit denen der eigene Methodenbaukasten auch für Online-Formate erweitert werden kann.


UNSERE TRAININGSANGEBOTE ZU PROJEKTMANAGMENT UND AGILITÄT:

Trainings für Projektmanagement bei Spirit in Projects
Trainings für Projektmanagement bei Spirit in Projects
Trainings für Projektmanagement bei Spirit in Projects
Trainings für Projektmanagement bei Spirit in Projects
Trainings für Projektmanagement bei Spirit in Projects
Trainings für Agile Methoden und Kanban bei Spirit in Projects
Trainings für Agile Methoden und Kanban bei Spirit in Projects
Trainings für Agile Methoden und Kanban bei Spirit in Projects

Beratung und Projektmanagement aus dem Home-Office

Beratung und Projektmanagment leben von der direkten Zusammenarbeit mit Menschen. In Krisenzeiten oder im Extremfall eines Lockdowns des gesellschaftlichen und beruflichen Lebens verlagert sich die Arbeit vermehrt in das Home-Office. Plötzlich müssen Teams disloziert zusammenarbeiten. Wir geben Ihnen Tipps für die Arbeit unter diesen Umständen.

Auch unsere eigene Arbeit als Consultants bzw. Projektmanager und die Kooperation mit unseren Kunden hat sich in den letzten Wochen verändert: Sie ist bei allen Kunden digitaler geworden. In vielen Unternehmen mussten schlagartig neue Tools zur digitalen Zusammenarbeit ausgerollt werden. Andere bisher traditionell organisierte Unternehmen nutzen nun großflächig flexible Arbeits- und Arbeitszeitmodelle.

Die gegenwärtigen Veränderungen in der Arbeitswelt wirken aus unserer Sicht disruptiv und werden wohl auch über die aktuelle Krise hinaus wirken. Digitalisierung lässt sich nicht umkehren, denn die neuen Kommunikationskanäle werden auch nach der Krise bestehen bleiben.

Wolfgang Hiermann, CEO

Was am besten für Ihr Unternehmen und Ihren Arbeitsalltag funktioniert, ist oft ein Spiel aus Trial-and-Error. Wir möchten Ihnen aber ein paar Tipps aus unserer Beratungs- und Projekterfahrung bei Physical Distancing mitgeben.

Klare Vereinbarungen treffen & Regeln festlegen

Bei der Führung dislozierter Teams, sind klare Vereinbarungen mit den Teammitgliedern über Arbeitsaufträge und erwartete Ereignisse besonders wichtig. Nachdem es im Home-Office viel weniger Kontakt und Chancen auf informellen Austausch zwischendurch gibt, ist es besonders wichtig, dass die Teammitglieder die gestellten Erwartungen klar verstanden haben.

Daher sollten im Team Punkte wie unsere Tipps zu Meetings und Infrastruktur offen besprochen und als Regeln für das dislozierte Zusammenarbeiten festgelegt werden. Damit ist allen Mitarbeitern klar, wohin die Reise geht.

Teamarbeit aus dem Home-Office

Die größte Gefahr bei großflächigem Home-Office ist der Verlust von gemeinsamen, sozialen Strukturen. Dabei können einige einfache Tipps helfen, eine Struktur zu schaffen, die Zusammenarbeit ermöglicht und nicht unnötig einschränkt.

Als Projektleiter von komplett online geführten Projekten ist es wichtiger denn je für das Team einerseits die nötige fixe Struktur von Meetings einzuplanen und andererseits immer noch genügend Raum zum Arbeiten bzw. für 1:1 Meetings der Team-Mitglieder zuzulassen (und nicht den Kalender des Teams komplett zuzupflastern…). Wichtige Tipps sind:

Standup-Meetings

Als soziale Wesen, wollen wir uns austauschen. Leider fällt im Home-Office der übliche Kaffeetratsch weg. Dieser ist aber als Informationsdrehscheibe nicht zu unterschätzen. Sorgen sie für mehrere fixe Meetings in der Woche, wo man sowohl über soziales in einem „Coffee-Chat“ aber auch über die Aufgaben in einem „Standup-Video-Meeting“, spricht. Natürlich kann man beide Elemente auch in einem Meeting verbinden. Dann aber Time-boxed!

1:1 Meetings beibehalten

Im virtuellen Arbeitsalltag benötigt man einen Ersatz für „schnell mal zum Schreibtisch des KollegIn gehen“. Planen Sie daher im Gegenzug zur “ungeplanten Begegnung” im Büro solche 1:1 Meetings mit wichtigen Kollegen dezidiert ein. Geben Sie solchen Gesprächen einen entspannten Rahmen – etwa einen “virtuellen Kaffee”.

Selbstdisziplin vs. Flexibilität

Vereinbaren Sie fixe Zeiten, in denen ihre Teammitglieder erreichbar sind. Zuhause lauern einfach zu viele Ablenkungen und man steckt in der Gefahr, sich gehen zu lassen. Fixe Zeiten können hier helfen – und man muss im Home-Office auch nicht immer erreichbar sein. Zu den vereinbarten Zeiten, wissen aber die Teammitglieder, dass man an seinem Home-Office Platz ist.

Kommunikationskanäle festlegen

Gut ist es vorab schon die Kommunikationskanäle und -tools im Team festzulegen (Email, Slack, Skype, MS Teams, Zoom, etc.). Da unsere Kunden unterschiedliche Tools verwenden, haben wir auf unseren Arbeitsgeräten meistens die gängigsten Kollaborationswerkzeuge bereits installiert. So ist man für externe Meetings schon mal vorbereitet.

Gemeinsame Aufgabenlisten / KANBAN-Boards pflegen

Gut geführte und online geteilte Aufgabenlisten oder KANBAN-Boards und mehrere Meetings in der Woche führen dazu, dass man seine eigene Arbeit im Griff hat und weiß, was auch andere zu tun haben. Das gilt auch für Projektpläne. Diese Transparenz hilft im Team.

Passen Sie aber auf Ticket-Jumper auf, die an einem Tag an diesem Ticket arbeiten, an einem anderen Tag an einem anderen und keines der Tickets wird fertig. Hier liegt die Kunst in der Limitierung der Tickets im Arbeitsfluss.

Basis-Infrastruktur für das Home-Office

Die Basis für all das ist eine gute Infrastruktur. Diese sollte frühzeitig geklärt werden und für alle Teammitglieder verfügbar sein. Dazu gehören:

  • Einen Arbeitsplatz, auf dem man in Ruhe arbeiten kann (entweder ein eigenes kleines Zimmer oder eine sehr ruhige Ecke, in die man sich mit viel Abstand zu den anderen Mitbewohnern zurückziehen kann)
  • Leistungsfähige und stabile Internetverbindung im Idealfall Kabel mit automatischen Fallback zu einer Mobilfunkverbindung.
  • Leistungsfähige mobile Arbeitsgeräte (Notebooks, Webcams, etc.)
  • Gutes Mikrofon und Kopfhörer (speziell bei „offenen“ Räumen im Home-Office zur Reduktion von Störgeräuschen)
  • Ausreichenden Zugriff auf Applikationen und Daten des Unternehmens (VPN-Gateways und Authorisierungsmöglichkeiten)
  • Geeignete Systeme für Online Meetings wie MS Teams, WebEx oder Zoom, welche auch Whiteboards und Screensharing bietet.
  • Wikis wie Confluence (super als Online-Besprechungs-Protokoll und mit Gliffy-Diagramm zur schnellen Erfassung von Prozessen – z.B. Swimlanes und UML verfügbar).

Wichtige Tools sind auch Produktivitätswerkzeuge wie MS Office, welche im Idealfall auch die geteilte Bearbeitung von Dokumenten ermöglichen.  

Fazit: Die Chance Home-Office nutzen

Unsere Erfahrung zeigt, dass die Zusammenarbeit aus dem Home-Office auch Chancen bringt. Meetings können digital oft produktiver organisiert werden. Zudem werden gerade wichtige Skills verfestigt, die in der Zusammenarbeit mit weiter verstreuten Teams auch später gut genutzt werden können. Als Berater glauben wir, dass die Veränderungen in der Arbeitswelt disruptiv wirken und die Zusammenarbeit nachhaltig prägen werden.

Es hilft definitiv, wenn man bereits über ein gutes Methodenwissen zum Thema Projektmanagement und Agilität verfügt – dann ist allen Beteiligten der abgesteckte Rahmen (z.B. ein Standup Meeting oder ein Kanban-Board) klarer. Hier nutzen auch wir im Team die Zeit, um durch Fortbildungen weitere Kompetenz aufzubauen – eine Empfehlung, die wir auch allen Kunden geben.


UNSERE TRAININGSANGEBOTE ZU PROJEKTMANAGMENT UND AGILITÄT:

Trainings für Projektmanagement bei Spirit in Projects
Trainings für Projektmanagement bei Spirit in Projects
Trainings für Projektmanagement bei Spirit in Projects
Trainings für Projektmanagement bei Spirit in Projects
Trainings für Projektmanagement bei Spirit in Projects
Trainings für Agile Methoden und Kanban bei Spirit in Projects
Trainings für Agile Methoden und Kanban bei Spirit in Projects
Trainings für Agile Methoden und Kanban bei Spirit in Projects

T-shaped Manager: Skills für erfolgreiche Projekte

Wie schafft man als Projektmanager den Spagat zwischen Nerd und Organisator? In unserer Erfahrung ist “T-shaping” eine Antwort darauf (wenn man nicht auf Superkräfte wie auf dem Artikelbild zurückgreifen kann). Unser Seniorprojektmanager Wolfgang Rauscher gibt Ihnen in diesem Artikel Erfahrungen aus der Praxis weiter, wie Sie von einem guten Skillmix in Projekten profitieren können.

Die Anforderungen an heutige IT-Projektmanager gehen weit über die Beherrschung von Projektmanagement-Methoden hinaus. Projekte werden immer komplexer und die Digitalisierung von Prozessen verändert die Geschäftsmodelle von Unternehmen. Als IT-Projektmanager genügt es nicht mehr, sich auf ein breites Wissen in Bezug auf die Steuerung von Projekten zu verlassen, sondern spezialisierte Fähigkeiten werden immer wichtiger. Das Konzept des T-shaped Projektmanagements erklärt diesen Paradigmenwechsel.

Was ist eine t-shaped Person?

Beim T-shaped Projekt Management steht der horizontale Balken des Buchstabens „T“ für Breitenkompetenz, im Falle eines IT-Projektmanagers also für fundiertes und detailliertes Wissen über Projektmanagement-Methoden. Der vertikale Balken des Buchstabens „T“ steht für spezialisierte Kompetenzen in einem Spezialgebiet wie z.B. Testmanagement oder Architektur.

In meiner Erfahrung erhöhen spezialisierte Kompetenzen die Akzeptanz eines Projektmanagers im Projektteam, weil man so mit den Spezialisten „auf Augenhöhe“ agieren kann.

Wolfgang Rauscher

Die beiden Balken formen gemeinsam den Buchstaben „T“ und beschreiben den T-shaped Projektmanager, der Projektmanagement-Breitenkompetenz sowie Tiefenkompetenz in einem ausgewählten Spezialgebiet aufweist. In der Folge möchte ich Ihnen an meinem Beispiel illustrieren, wie das in der Praxis funktioniert.

T-shaped in der Praxis: Sinnvolle Skillsets

Wie sich für mich bereits in vielen Projekten gezeigt hat, ist Anforderungsmanagement ein nahezu ideal zu Projektmanagement passendes Spezialgebiet. Meine persönliche “T-shape” hat also Projektmanagement als Breitenkompetenz. Als Tiefenkompetenzen habe ich Anforderungsmanagement und Telekommunikationstechnik.

Tiefenkompetenz Anforderungsmanagement: Besser Verstehen und Einschätzen

Meine Kenntnisse auf dem Gebiet des Anforderungsmanagements ermöglichen mir als Projektmanager ein tiefes Verständnis der eigentlichen Projektinhalte. Durch die flexible Anwendung unterschiedlicher Ermittlungsmethoden in der Analysephase eines Projekts kann ich in meinen Projekten die Basis für eine detaillierte Ausarbeitung von Projektinhalten schaffen.

Als Projektmanager kann ich auf Basis dieser Projektinhalte Arbeitspakete richtig planen („Aufgaben richtig schneiden“) und auch deren Lieferobjekte („Deliverables“) detailliert festlegen. Dadurch wiederum wird das extrem wichtige Thema der Aufwandsschätzung und damit der Ermittlung des für die Umsetzung notwendigen Projektbudgets erleichtert. Meine Schätzungen werden genauer, weil die Arbeitspakete detaillierter geplant wurden.

Zusammengefasst profitieren Projekte, die von einem T-shaped Projektmanager mit dem Spezialgebiet Anforderungsmanagement geplant und geleitet werden, von folgenden Punkten:

  • tendenziell weniger Änderungen im Projektverlauf
  • Die drei Kernelemente – Zeit, Inhalt und Kosten (im Projektauftrag festgelegt) – sind detaillierter analysiert und genauer geplant.
  • Bei unvermeidbaren Änderungen ist der T-shaped Projektmanager in der Lage, die Auswirkungen detailliert zu analysieren und die Projektpläne entsprechend anzupassen.

Tiefenkompetenz Technologie: Glaubwürdigkeit

Als ein weiteres Spezialgebiet habe ich detaillierte, technische Kenntnisse über Telekommunikation. Diese Kenntnisse haben sich für mich schon oft bewährt, wenn es darum ging, Vertrauen im Projektteam aufzubauen (speziell dann wichtig, wenn man als externer Projektmanager arbeitet). Projektteammitglieder reagieren zu Beginn eines Projekts oft abwartend bzw. zurückhaltend dem Projektmanager gegenüber. Motto: “Schauen wir mal, was der kann!”.

Wenn man in dieser Situation dem Projektteam zeigen kann, dass man “einer von ihnen” ist und die (technische) Fachsprache ebenso beherrscht wie die Methoden des Projektmanagements hat man das Team schon auf seine Seite gezogen. Die Projektteammitglieder fühlen sich abgeholt, verstanden und gut aufgehoben. Ein Mitarbeiter eines Projekts hat einmal zu mir gesagt: “Endlich mal ein Projektleiter, der unsere Sprache spricht!” Diese hohe Akzeptanz meiner Person im Projektteam hat mir schon oft das Leben als Projektmanager vereinfacht. Projekte, die von einem T-shaped Projektmanager mit detaillierten, technischen Kenntnissen geleitet werden, haben meist folgende Vorteile:

  • Der Projektmanager versteht die technischen Inhalte der Arbeitspakete und erkennt, wenn ein Projektteammitglied den Aufwand für eine Aufgabe falsch einschätzt.
  • Die Planungsgenauigkeit von Arbeitspaketen wird verbessert.
  • Der Projektmanager wird vom Projektteam akzeptiert.
  • Das Projektteam identifiziert sich mit dem Projekt (“Es ist UNSER Projekt!”) und die Qualität der Arbeit wird dadurch verbessert.
  • Das Formen eines Projektteams wird erleichtert, der Projektmanager ist ja kein Fremdkörper im Team sondern “einer von uns”.

Fazit: Projekte erfolgreicher mit T-shaped skills managen

Meine Erfahrung zeigt, dass sich Projekte in ihrer Komplexität durch T-shaping besser steuern lassen. Das beginnt bei soften Faktoren des Projektmarketings (“Glaubwürdigkeit”) und der Kommunikation zwischen Nerds und Managern auf Augenhöhe. Am anderen Ende stehen genauere Schätzungen, besseres Changemanagement und präzisere Planung.

So ein Skillset hat man in der Regel nicht sofort nach der Ausbildung, sondern es entwickelt sich im Laufe des beruflichen Werdegangs. Mitunter verändert es sich auch und man schafft sich noch mehrere Kompetenz-Standbeine. Dafür gibt es mittlerweile schon das Schlagwort des Hashtag-shaped (#-shaped) Projektmanagers. Jedenfalls sind gute Ausbildungen die Grundlage für den Aufbau solcher Skillsets, weshalb ich meine Erfahrungen gerne auch als Trainer weitergebe!


UNSERE TRAININGSANGEBOTE ZU ANFORDERUNGEN & PROJEKTEN:

Trainings für Projektmanagement bei Spirit in Projects
Training für Requirements Engineering von Spirit in Projects
Training für Requirements Engineering von Spirit in Projects
Training für Requirements Engineering von Spirit in Projects
Training für Requirements Engineering von Spirit in Projects
Training für Requirements Engineering von Spirit in Projects
Training für Requirements Engineering von Spirit in Projects
Trainings für Projektmanagement bei Spirit in Projects
Trainings für Projektmanagement bei Spirit in Projects
Trainings für Projektmanagement bei Spirit in Projects
Trainings für Projektmanagement bei Spirit in Projects
Beratung zu Business Analyse und Geschäftsprozessen von Spirit in Projects

Business Analyse & Geschäfts­prozesse

Business Analyse & Geschäfts­prozesse

Von der Idee, über die daraus abgeleiteten Anforderungen in einem Fachkonzept unter Einbeziehung der beteiligten Geschäftsprozesse, bis zu detaillierten Vorlagen für die Beauftragung zur Umsetzung im Lastenheft. spirit in projects ist führend in der effizienten Abwicklung von Business Analysen. Durch Business Analyse schaffen wir Geschäftsprozesse und detaillierte Abläufe, die durch IT-Lösungen ideal unterstützt werden können. Aufgrund der detaillierten aber effizienten Analyse können wir mittels ROI-Rechnungen den Entscheidungsprozess unserer Kunden perfekt unterstützen und teure Fehlentwicklungen verhindern.

Unser Ansatz

  • Wir beginnen mit der Anforderungsanalyse bereits dort, wo die Bedürfnisse entstehen. Mit Business Analyse strukturieren wir diesen Vorgang und helfen die fachlichen Anforderungen in hoher Qualität bereits vor dem Start von Umsetzungsvorhaben festzulegen.
  • Wir erfahren, dass Geschäftsprozesse immer stärker automatisiert werden und von den Möglichkeiten der technischen Umsetzung abhängig sind. Daher integrieren wir IT-Anforderungen und Geschäftsprozessmanagement, um maximalen Nutzen und Effizienz für unsere Kunden zu erzielen.
  • Wir helfen Ihnen durch entsprechende Analysen zu entscheiden, ob sich eine geplante Investition auszahlt. Damit sparen unsere Kunden Geld, indem sie die richtigen Prioritäten basierend auf Fakten setzen können.

Unsere Leistungen

  • Geschäftsprozesse und Fachanforderungen erheben, optimieren und dokumentieren
  • Geschäftsanforderungen prüfen und eindeutig formulieren
  • Stakeholder und Demand Management
  • Fachkonzepte erstellen
  • Lastenhefte erstellen und ROI-Berechnungen durchführen
  • Ausschreibungsunterlagen erstellen
  • Ausschreibungskriterien erstellen und Angebote prüfen
  • Änderungsmanagement und Auswirkungsanalysen
  • Rollout und Transfermanagement
  • Werkzeuge und Prozesse für die Business Analyse auswählen und implementieren

Unser Trainingsangebot für Business Analysten:

Trainings in Business Analyse bei Spirit in Projects
Trainings in Business Analyse bei Spirit in Projects
Trainings in Business Analyse bei Spirit in Projects
Trainings in Business Analyse bei Spirit in Projects
Beratung zu Requirements Engineering von Spirit in Projects

Requirements Engineering

Requirements Engineering

Qualitativ hochwertige Anforderungen an IT-Lösungen sind ein wichtiger Schritt zu effizienten Projekten und ersparen unseren Kunden hohe Folgekosten, weil die umgesetzten IT-Lösungen die notwendigen Aufgaben korrekt erfüllen. Wir haben Methoden entwickelt, die es uns erlauben von agilen bis zu großen komplexen Projekten, das Requirements Engineering in besonders hoher Qualität und mit besonders hoher Effizienz durchzuführen. Wir haben bereits mehrfach festgefahrene Analyseprojekte unserer Kunden in kurzer Zeit wieder in Gang gebracht und dafür gesorgt, dass die benötigten IT-Lösungen umgesetzt werden konnten.

Spirit in Projects - Unser Ansatz für Requirements Engineering

Unser Ansatz

  • Wir verwenden professionelle und nachvollziehbare Methoden des Requirements Engineerings, die durch unsere langjährige Erfahrung besonders effizient ausgeführt werden.
  • Wir können mit unseren Methoden bereits sehr früh Lücken in den Anforderungen er-kennen und diese gezielt bei der Anforderungserhebung schließen.
  • Wir passen zielgerichtet und pragmatisch den Requirements Engineering Ansatz auf das jeweilige Produkt, das Umfeld und den Entwicklungsansatz an.
  • Wir stellen die Anforderungen an IT-Lösungen im Kontext zu den Geschäftsbedürfnissen und den technischen Möglichkeiten und vermeiden damit teure Fehlplanungen.

Unsere Leistungen

  • IT-Anforderungen erheben, optimieren und spezifizieren
  • Anforderungen prüfen sowie klar und eindeutig formulieren
  • Anforderungslücken identifizieren und klären
  • Stakeholder Management
  • Aufwandsschätzungen und Priorisierung von Anforderungen
  • Pflichtenhefte erstellen
  • Anforderungen mit Testplänen und Testdesign verbinden
  • Abstimmen der Anforderungen mit dem Lösungsdesign
  • Änderungsmanagement und technische Auswirkungen analysieren
  • Werkzeuge und Prozesse für das Requirements Engineering auswählen und implementieren
  • Trainings- und Zertifizierungsangebote nach IREB

Unser Trainingsangebot für Requirements Engineers:

Training für Requirements Engineering von Spirit in Projects
Training für Requirements Engineering von Spirit in Projects
Training für Requirements Engineering von Spirit in Projects
Training für Requirements Engineering von Spirit in Projects
Training für Requirements Engineering von Spirit in Projects
Training für Requirements Engineering von Spirit in Projects
Beratung zu Projektmanagement von Spirit in Projects

Projekt­management

Projekt­management

Komplexe IT-Projekte verlangen ein tiefes Verständnis für Projektmanagement, sowie der modernen Prozesse und Methoden des System- und Software-Engineerings. Sicherheit für den Auftraggeber und Flexibilität für das Projektteam in Einklang zu bringen, Aufwände richtig zu schätzen, Projekte schnell und aktiv zu steuern, ist eine Leistung, die spirit in projects für seine Kunden erbringt. Wir erheben und managen Projektrisiken und führen das Projektcontrolling methodisch und unterstützt durch unser analytisches und technisches Know-how, durch. Dadurch werden die Projekte für unsere Kunden steuerbar und Liefertermine berechenbar.

Spirit in Projects - Unser Ansatz für Projektmanagement

Unser Ansatz

  • Wir integrieren die Methoden des Projektmanagements mit aktuellen Erkenntnissen im Anforderungsmanagement, dem technischen Design und der Qualitätssicherung.
  • Wir kombinieren umfassende Erfahrung im Management komplexer Projekte mit tiefem technischen Know-how.
  • Wir machen durch unsere Methoden die Vorgänge im Projekt für Auftraggeber transparent, nachvollziehbar und damit steuerbar.
  • Wir schaffen durch aktives Stakeholdermanagement eine hohe Akzeptanz der Projektziele und des Projektergebnisses.

Unsere Leistungen

  • Projekte aufsetzen, detailliert planen, steuern, kontrollieren und abschließen, auch als Generalplaner
  • Stakeholder- und Scope Management
  • Schätzverfahren, Budgetplanung und -management
  • Effektive Arbeitspaketspezifikationen mit RE-Methoden
  • Projektcontrolling und -reporting
  • Ressourcenmanagement
  • Neudimensionierungen und Restrukturierungen von Projekten
  • Projektanalysen und -bewertungen
  • Projektmanagement von Ausschreibungen
  • Risikoanalyse und Risikomanagement
  • Abnahmeplanung und Abnahmedurchführung

Unser Trainingsangebot für Projekt­manager und Projekt­auftraggeber:

Trainings für Projektmanagement bei Spirit in Projects
Trainings für Projektmanagement bei Spirit in Projects
Trainings für Projektmanagement bei Spirit in Projects
Trainings für Projektmanagement bei Spirit in Projects
Trainings für Projektmanagement bei Spirit in Projects
Beratung zu Agiler Software Entwicklung von Spirit in Projects

Agile Software Entwicklung

Agile Software Entwicklung

Agilität bedeutet Flexibilität, was für die moderne Softwareentwicklung in komplexen Umwelten und Systemen ein immer wichtigeres Kriterium darstellt. Agile Softwareentwicklung ist State-of-the-Art in vielen Organisationen. Ursprünglich für kleine Entwicklungsteams entwickelt, werden heute große und komplexe Projekte realisiert, an denen oftmals mehrere und manchmal auch verteilte Teams beteiligt sind. Dies stellt agile Organisationen vor besondere Herausforderungen in der Planung und Durchführung. Die Methoden, um diese zu lösen, werden als Agilität 2.0 bezeichnet. Wir von Spirit in Projects haben uns darauf spezialisiert.

Unser Ansatz

  • Wir verbinden Flexibilität mit Planbarkeit, um den Nutzen agiler Methoden auch für komplexe Projekte anwendbar zu machen.
  • Agile Teams sind dann am effizientesten, wenn tatsächlich agil gearbeitet wird und die User Stories durch den Produkt Owner gut vorbereitet werden.
  • Methoden müssen pragmatisch und praktisch anwendbar sein. Nur was tatsächlich funktioniert ist auch gut.
  • Unternehmen unterschiedlicher Größe und aus verschiedenen Branchen unterscheiden sich deutlich in der Unternehmenskultur, der Marktbearbeitung und den innerbetrieblichen Prozessen. Wir nehmen bei der Auswahl agiler Methoden darauf Rücksicht.

Unsere Leistungen

  • Agiles Requirements Engineering
  • Agiles Projektmanagement
  • Ausschreiben von agil umzusetzenden Projekten
  • Agilität und IT-Kanban verbinden
  • Agilität im Multiprojektmanagement effizient gestalten
  • Agile Produktentwicklung aufsetzen, durchführen, steuern und abschließen
  • Agile Projekte in Multiteam Umgebungen
  • Agile Projekte in klassischen Umgebungen aufsetzen und steuern
  • Auswahl und Implementierung von Prozesswerkzeugen für agile Teams

Unser Trainingsangebot für Agile Methoden & Kanban:

Trainings für Agile Methoden und Kanban bei Spirit in Projects
Trainings für Agile Methoden und Kanban bei Spirit in Projects
Trainings für Agile Methoden und Kanban bei Spirit in Projects
Beratung zu Demand und Programm Management von Spirit in Projects

Demand- und Programm­management

Demand- und Programm­management

Die Balance zwischen den strategischen Zielen, Aufwänden und der verfügbaren Zeit muss in Einklang gebracht werden, mit den Bedürfnissen nach Flexibilität und Planbarkeit. Viele Entscheidungen, die Organisationen in der Steuerung von Projektportfolios treffen müssen, scheinen paradox und zumeist sind die Entscheidungsgrundlagen ungenügend. Wir helfen Ihnen schlagkräftiges Demand-, Portfolio- und Programmmanagement zu etablieren und sorgen dadurch dafür, dass die Projekte zuverlässig ihre Ergebnisse liefern und besondere Vorhaben im Budgetrahmen bleiben. Flexibilität wird mit hoher Zuverlässigkeit kombiniert.

Unser Ansatz

  • Wir wissen, dass Projekte unterschiedlich sein können, daher es ist uns wichtig die richtigen Methoden und Prozesse basierend auf den Zielen, Ressourcen und Rahmenbedingungen auszuwählen.
  • Wir achten besonders darauf, häufige Abläufe effizient und nicht kompliziert zu gestalten. Das bedeutet, übliche Vorhaben so effizient wie möglich und besondere und komplexe Vorhaben sicher und korrekt abzuarbeiten.
  • Wir schaffen durch unsere integrierten und zusammenhängenden Methoden den Gesamtüberblick von Demands, Portfolios und Projekten bis hin zur Abnahme und Inbetriebsetzung.

Unsere Leistungen

  • Methoden und Prozesse für das Demandmanagement
  • Methoden und Prozesse für das Portfoliomanagement
  • Methoden und Prozesse für das Programmmanagement
  • Organisatorische Einbettung der Methoden und Prozesse
  • ROI-Rechnung für Projektportfolios
  • Ressourcenmanagement für Programme
  • Qualitätsmanagement für Programme
  • In- und Outsourcing entscheiden und steuern
  • Metriken und Reporting für das Demand- und Portfoliomanagement
  • Risikomanagement auf Demand-, Portfolio- und Programmebene
  • Abnahmekoordination von Programmen
  • Werkzeuge und Prozesse auswählen und implementieren

Unser Trainingsangebot für Demand- und Portfoliomanager:

Trainings für Projektmanagement bei Spirit in Projects
Beratung zu Enterprise Architektur von Spirit in Projects

Enterprise Architektur

Enterprise Architektur

Enterprise Architektur ist ein Ansatz, die Strukturen und Abläufe einer Organisation mittels IT-Methoden zu gestalten. Ausgehend von Strategien und Umfeld werden Geschäftsprozesse und Services bestimmt, IT-Strukturen abgeleitet und die konkrete Umsetzung strukturiert. Dadurch werden Geschäftsanforderungen und IT-Lösungen optimiert und eng integriert. Der Enterprise Architektur Ansatz eignet sich besonders für Unternehmen, die Geschäftsprozesse und Technologien als Einheit sehen und integriert gestalten möchten. Wichtig dabei ist der pragmatische und zielgerichtete Einsatz der Enterprise Architektur Methoden und Prozesse.

Spirit in Projects - Unser Ansatz für Enterprise Architektur

Unser Ansatz

  • Wir sehen Enterprise Architektur als Informatik-Methode zur Gestaltung von Unternehmen, ausgehend von Strategie über Geschäftsprozesse und Services, Produkte, Organisationsstrukturen, IT-Strukturen und eingesetzten Technologien.
  • Wir sehen die Gestaltung und Modellierung von Enterprise Architekturen auf unterschiedlichen Ebenen (Business Layer, IT-Layer, Technology Layer) und deren konsistente Abstimmung als entscheidende Aufgabe.
  • Wir verwenden internationale Standards und erprobte Methoden wie TOGAF, Zachman und ArchiMate, damit unseren Kunden eine offene und zukunftsfähige Enterprise Plattform zur Verfügung steht.

Unsere Leistungen

  • Strategieentwicklung für Enterprise Architekturen
  • Enterprise Architekturen erstellen, spezifizieren und nutzen
  • Enterprise Relationen Modell erstellen
  • Entwicklung und Optimierung Business Layer
  • Entwicklung und Optimierung Application Layer
  • Technology Layer ableiten bzw. integrieren
  • Viewpoints zur Nutzung von Enterprise Architektur definieren
  • Modellierung mit ArchiMate und UML
  • Enterprise Architektur für das Qualitätsmanagement
  • Enterprise Architektur für das Projektportfoliomanagement
  • Werkzeuge auswählen und implementieren
  • Ausbildungswege für Enterprise Architekten

Unser Trainingsangebot für Enterprise Architekten:

Trainings für Enterprise Architektur bei Spirit in Projects
Trainings für Enterprise Architektur bei Spirit in Projects
Beratung zu System- und Softwarearchitektur von Spirit in Projects

System- und Software­architektur

System- und Software­architektur

Auch hinter einer hübschen Software-Fassade stecken oft tiefgreifende Probleme. Wenn die Wartung von Systemen zur Herausforderung wird, liegt ein häufiger Grund in der mangelnden Architektur vor. Rechtzeitig die richtigen Entscheidungen zu treffen, kann daher enorme Kosten sparen. Spirit in Projects entwickelt mit seinen Kunden IT-Architekturen und hilft dabei, bestehende Systeme zu analysieren und bedarfsgerecht umzubauen. Die Architektur steht dabei nicht für sich selbst, sondern ist das Abbild der Anforderungen aus Unternehmensstrategie und technischen Rahmenbedingungen.

Unser Ansatz

  • Wir verbinden methodisches Know-how mit technischer Kompetenz und jahrelanger Erfahrung, welche Herangehensweisen in der jeweiligen Problemstellung unserer Kunden wirklich zum Ziel führt. Dafür haben wir uns mit vielen unterschiedlichen Ansätzen zum Architekturdesign auseinandergesetzt.
  • Wir erarbeiten klare und eindeutige Architekturdokumentationen, indem wir Standards wie UML oder SysML einhalten und effizient einsetzen.
  • Wir erstellen qualitativ hochwertige Architekturdokumentationen, indem wir dafür sorgen, dass sie einerseits der tatsächlichen Umsetzung entsprechen und andererseits von Entwicklern und anderen technischen Rollen gelesen und verstanden werden können.

Unsere Leistungen

  • Prüfung und Bewertung bestehender Architekturen
  • Prüfung und Bewertung geplanter Architekturlösungen
  • Unterstützung von Projekten beim Architekturdesign
  • Technologieberatung
  • Modellierung von Architektur und Designentscheidungen mit UML
  • Konsolidierung bestehender IT-Architekturen
  • Erstellen neuer IT-Architekturlösungen
  • Architekturmanagementprozesse definieren und ausrollen
  • Übereinstimmung zwischen Anforderungen und IT-Architektur
  • sicherstellen
  • Architektur und Qualitätsmanagement verbinden
  • Werkzeuge auswählen und implementieren

Unser Trainingsangebot für System- und Softwarearchitekten sowie UML-Profis:

Training für UML Modellierung bei Spirit in Projects
Training für UML Modellierung bei Spirit in Projects