Beratung Archive - Spirit in Projects

Usability Engineering für Requirements Engineers

Usability Engineering – eine wichtige Ergänzung für Requirements Engineers

5. Juni 2023/von Markus Bimassl

Ein Seitenblick in Richtung X/UI lohnt sich für Anforderungsanalysten. Denn das Benutzerinterface bestimmt wesentlich die Akzeptanz einer Lösung mit.

Nein, Usability Engineering beschäftigt sich nicht mit der schönen grafischen Gestaltung von Oberflächen. Ja, Requirements Engineers, insbesondere solche, die mit Applikationen für Endkunden, aber auch mit Applikationen einer großen Anzahl von internen Anwendern beschäftigt sind, sollten sich unbedingt mit Usability Engineering auseinandersetzen.

UX-Herausforderungen im Anforderungsmanagement

Eine immer größere Herausforderung für Requirements Engineers ist die funktionale Beschreibung von Applikationen, die nicht nur den Anspruch erheben, korrekt und effizient zu sein, sondern gleichzeitig auch einfach zu erlernen (am besten benötigt man gar keine Einschulung), für die Benutzer verständlich und übersichtlich, fehlertolerant nicht nur bei Falscheingaben, sondern auch bei fehlerhafter Nutzung sowie für die Benutzer insgesamt sogar attraktiv und hilfreich sind.

Ein schönes Benutzerinterface ist nur ein Aspekt für die Übersichtlichkeit, Erlernbarkeit oder Attraktivität eines Systems. Die Gestaltung dieses Aspekts obliegt dem User-Interface-Designer, erfolgt tatsächlich ebenfalls mit nachvollziehbaren Methoden und benötigt durchaus auch Geschmack und einen Hauch von künstlerischer Gestaltung.

Der Lösungsweg: Usability Engineering

Beim Usability Engineering geht es jedoch darum, funktionale und nicht funktionale Eigenschaften des Systems aus der Betrachtung des gesamten Umfelds der Benutzer abzuleiten und zu optimieren. Ein weiterer Aspekt ist es, die komplette User Journey abzubilden und in die Systemgestaltung einzubeziehen.

So ist zum Beispiel für den Nutzer eines Webshops die Erfahrung mit dem System nicht bereits bei der Bestellung beendet, sondert geht bis zum Erhalt des Pakets beziehungsweise zur Unterstützung bei Reklamationen. Im Requirements Engineering grenzen wir uns (völlig absichtlich) vom nicht direkt mit dem System im Zusammenhang stehenden Umfeld ab.

Dies lernt man bereits im Zuge der Erstellung von Kontextdiagrammen. Dadurch gelingt aber manchmal nur schwer, die Beweggründe der Benutzer hinter einzelnen Aktivitäten zu verstehen. Weiters gibt es im Requirements Engineering keine Betrachtung der Benutzerzufriedenheit über den kompletten Life cycle (auch außerhalb der Systemgrenzen) der Nutzung.

Die Methoden des Requirements Engineering und des Usability Engineering ergänzen sich diesbezüglich hervorragend und bilden für viele Aufgaben einen guten Mehrwert. Das Kursportfolio von Spirit in Projects bietet für beide Richtungen Grundlagen- und Spezialisierungskurse. So können Sie Ihr individuelles Skillset gezielt erweitern.

Trainingsangebote zu UX/UI:

Trainings für Usability und User Experience bei Spirit in Projects

Certified Professional for Usability and User Experience — Usability Testing and Evaluation (CPUX-UT)

Certified Professional for Usability and User Experience — Designing Solutions (CPUX-DS)

Certified Professional for Usability and User Experience — User Requirements Engineering (CPUX-UR)

Certified Professional for Usability and User Experience — Foundation Level (CPUX-F)

Ebenen der Businessanalyse

27. April 2023/von Karl Schott

Businessanalyse ist nicht gleich Businessanalyse. Tatsächlich gibt es unterschiedliche Varianten, die je nach Betrachtungsaspekt und Zielsetzung eingesetzt werden müssen.

Die unterschiedlichen Einsatzmöglichkeiten erfolgen aus den verschiedenen Aufgabenstellungen, die im Zuge der Digitalisierung von Geschäftsprozessen und unterstützenden Prozessen vorgefunden werden. Grundsätzlich kann man drei Varianten unterscheiden:

Teilgeschäftsprozess- bzw. IT-System-Analyse
Geschäftsprozessanalyse
Enterprise-Analyse

Diese drei Varianten der Business Analyse werden nun näher betrachtet und verglichen.

Teilgeschäftsprozessanalyse

Die Teilgeschäftsprozessanalyse hat als Fokus einen Ausschnitt eines Geschäftsprozesses. Sie wird in der Praxis daher am besten zur Digitalisierung einzelner Prozessschritte eingesetzt. Diesbezüglich ist sie dem klassischen Requirements
Engineering sehr ähnlich, da die Anforderungen an ein IT-System im Vordergrund stehen. Aus diesem Fokus heraus können die Funktionalitäten des Systems optimal gestaltet werden, es findet aber keine gesamtheitliche Prozessoptimierung statt.

Tatsächlich ist diese Variante jene, die in der Praxis am häufigsten angetroffen wird, da zumeist bestehende Prozesse weiter optimiert werden sollen, ohne am Grundgerüst der Abläufe zu rütteln. Der Vorteil dieser Variante liegt in ihrem überschaubaren Umfang. Die lokale Optimierung eines Prozesses führt über längere Zeit jedoch dazu, dass das volle Potenzial einer Prozessoptimierung nicht ausgeschöpft wird.

Geschäftsprozessanalyse

Die Geschäftsprozessanalyse legt den Fokus auf die Ende-zu-Ende-Betrachtung eines ganzen Prozesses. Diese Variante wird am häufigsten bei der Neugestaltung ganzer Prozesse eingesetzt. Beispiele dafür sind:

Ein Prozess wird erstmalig vollständig digitalisiert.
Das IT-System eines Prozesses wird ausgewechselt oder wesentlich verändert (z.B. werden mehrere Systeme zusammengelegt oder die Technologie einzelner Prozessschritte geändert).
Die Leistungsdaten eines Prozesses sind nicht mehr ausreichend und sollen mit einem grundlegenden Redesign unter Nutzung von IT-Systemen neugestaltet werden.

Leider gibt es bei dieser Variante in der praktischen Umsetzung in vielen Unternehmen noch immer die zu überwindende Barriere zwischen der Verantwortung für die Prozessgestaltung beziehungsweise Optimierung und der Verantwortung für die Gestaltung und Entwicklung der IT-Systeme. Im Sinne der wo immer möglichen umfassenden Digitalisierung von Geschäftsprozessen erscheint dies jedoch nicht angebracht. Zumindest eine enge Zusammenarbeit oder sogar eine Integration ist wünschenswert, um zukünftige Herausforderungen annehmen zu können.

Enterprise-Analyse

Die Enterprise-Analyse wiederum hat einen noch größeren Aspekt. Dabei werden ganze Prozessgruppen, Teilorganisationen oder im Extremfall die gesamte Organisation betrachtet und Optimierungen ausgearbeitet. Dazu werden grob gesagt Unternehmensziele mit Prozessen, Services, Systemen und Technologien verbunden und gesamtheitlich betrachtet. Dieser Ansatz kann mit der üblichen Prozessanalyse nicht durchgeführt werden. Es müssen Methoden der Enterprise-Analyse (TOGAF®, ArchiMate®) angewandt werden. Weiters ist eine rein technische Aufbereitung der Analyse nicht ausreichend. Zuerst müssen Ziele aus der Unternehmensleitung klar definiert werden. Die enge Zusammenarbeit mit internen Stakeholders oder externer Beratung aus den Bereichen Finanzen und Kosten, Marketing und Verkauf, Produktion, Forschung und Entwicklung und so weiter ist für die erfolgreiche Umsetzung notwendig.

Aus Sicht des Businessanalysten soll bei dieser Vorgehensweise, ausgehend von optimierten Prozessen, eine darauf abgestimmte IT-Service- und Systemlandschaft erstellt werden. Der Vorteil dieser Methode liegt in der gesamtheitlichen Betrachtung der Organisation und der in die Methode integrierten Fokussierung auf die Digitalisierung der Prozesse. Ihr Nachteil liegt klar im hohen Aufwand. Praktisch bemerken wir auch häufig das Fehlen klarer unternehmerischer Zielvorgaben beziehungsweise auch die Problemstellung, dass die Gestaltung von Prozessen nicht immer ausschließlich rational abgewickelt werden kann, insbesondere bei Veränderungen in der Aufbauorganisation.

Prozesse: Auf der richtigen Ebene ansetzen

Für Ihr Unternehmen ist es wichtig, dass Sie nachhaltige Lösungen implementieren. Daher muss bereits die Analyse auf der richtigen Ebene Ihres Business ansetzen. Die Experten von Spirit in Projects unterstützen Sie dabei, Ihr Business und Ihre Prozesse zu durchleuchten. Wir beraten praxisrelevant und unterstützen Sie dabei, Know-how langfristig in Ihrem Unternehmen zu verankern.

Trainings in Business Analyse bei Spirit in Projects

Grundlagen der Business Analyse nach PMI-PBA und IIBA-ECBA

Geschäftsprozesse verstehen und optimieren

Geschäftsprozessmodellierung mit BPMN-2 nach OMG OCEB-2

Design Thinking

Agile Methoden - profitieren Sie von einem Einsatz mit Maß und Ziel

Agilität mit Ziel

15. Februar 2023/von Karl Schott

Agilität in unterschiedlichsten Ausprägungen ist die am weitesten eingesetzte Entwicklungsmethode geworden. Es werden kaum noch neue Entwicklungsprojekte gestartet, die nicht Agil, mit Kanban oder DevOps Methoden oder einer Mischung daraus durchgeführt werden. Aber geschieht das mit Maß und Ziel?

Die modernen Entwicklungswerkzeuge sind inzwischen fast vollständig auf die Nutzung agiler Methoden ausgelegt. Von vielen Kunden hören wir, dass Entwickler in der Bewerbung schon oft, auf den Einsatz dieser Methoden bestehen.

Trotz des Einsatzes dieser modernen und für moderne Projekte adäquater Methoden gibt es in der Praxis jedoch immer noch Probleme mit Projektverzug und Kostenüberschreitungen. Aus unserer Sicht, sind Qualitätsprobleme deutlich seltener geworden.

Die Kehrseite: Agilität ohne Ziel

Es lässt sich leider beobachten, dass manche Projekte ohne entsprechende Vorbereitung gestartet werden. In der puren agilen Weltsicht ist dies auch korrekt. Trägt dafür doch der Product Owner des internen oder externen Auftraggebers die Verantwortung. Zumindest für rechtzeitige Abklärung der Anforderungen.

In der Praxis muss der Product Owner jedoch häufig durch einen Business Analysten oder Requirements Engineer zumindest unterstützt werden, um diese Verantwortung auszufüllen. Bei komplexen Systemen müssen vorab grundlegende Entscheidungen zur Systemarchitektur getroffen werden, was vom Product Owner kaum zu verlangen ist.

Auch zu beachten ist, dass Projekte budgetiert und zeitlich geplant werden müssen, weshalb manche Entscheidungen bereits vor der agilen Umsetzung getroffen werden müssen.

Die Kombination macht‘s

Der Ausweg liegt im Einsatz der bewährten Planungs- und Analysemethoden. So kann auch für ein agiles Projekt ein Lastenheft erstellt werden und für die Vorbereitung der Umsetzung herangezogen werden. Diese Vorbereitung zahlt sich aus und bei der agilen Umsetzung hilft die Möglichkeit auf Änderungen adaptiv zu reagieren im Rahmen des gegebenen Budgets und der Zeit.

Die Experten von Spirit in Projects unterstützen Sie gerne dabei, agile Methoden in Ihrem Unternehmen erfolgreich und nachhaltig einzuführen oder gezielt anzuwenden. Mit unserem Kursportfolio zu agilen Methoden unterstützen wir Sie bei der Qualifizierung Ihrer Mitarbeiter.

Trainings für Qualitätsmanagement bei Spirit in Projects

ISTQB® Certified Tester Foundation Level – Agile Tester

Trainings für Agile Methoden und Kanban bei Spirit in Projects

Management von Scaled Agile Projekten

Scaled Agile Product Owner

Agiles Anforderungsmanagement RE@Agile Primer

Agiles Anforderungsmanagement – Advanced Level RE@Agile

Agiles Projektmanagement nach PMI-ACPSM

istock/SolStock

Agile Großprojekte – Scaled Agile

4. März 2021/von Karl Schott

Agile Methoden sind heute stark verbreitet und werden auch immer stärker für Großprojekte eingesetzt. Ursprünglich fokussiert agile SW-Entwicklung auf kleine und mittlere Projekte. Das Hochschrauben der Abläufe auf Großprojekte ist da schon eine Herausforderung.

In den letzten Jahren sind verschiedene agile Frameworks entstanden, die sich dieses Themas annehmen, wie z. B. LeSS (Large-Scale Scrum), DAD (Disciplined Agile Delivery), Nexus oder SAFe (Scaled
Agile Framework®). Sie alle bieten Vorgehensweisen an, um (mehr oder weniger) die wesentlichen Herausforderungen skalierter Agilität zu lösen:

deutlich längeren Planungshorizont
Verantwortung und Entscheidungsbefugnis nicht nur bei einem Product Owner
Die Aufgaben müssen sinnvoll auf mehrere Teams aufgeteilt und die Ergebnisse müssen synchronisiert und integriert werden.
erhöhter Kommunikations- und Abstimmungsaufwand

DIE RICHTIGEN FRAGEN STELLEN

Um die richtige Scaled Agile Methode einzusetzen, muss man folgende Fragen beantworten:

Was soll tatsächlich skaliert werden, z. B. mehr Teams, Spezialisierung der Aufgaben, unterschiedliche Kundenprojekte auf einer gemeinsamen Basis parallel abwickeln?
Geht es darum durch die Skalierung schneller zu werden, einen größeren Projektumfang zu stemmen oder mehr Ressourcen für wichtige Tätigkeiten bereitstellen zu können?
Können einzelne Teams getrennt voneinander arbeiten oder ist eine zeitliche und inhaltliche Koordination und Abstimmung notwendig?
Welche zusätzlichen Methoden der Analyse, der Planung, des SW-Designs und des Qualitätsmanagements möchte man anwenden und wie können diese in die agile Projektumsetzung eingeflochten werden?

Scaled Agile Frameworks sind eine Notwendigkeit, um agile Methoden in Großprojekten einzusetzen. Auf der Grundlage der Produkte, Prozesse, Ressourcen und der gelebten Entwicklungskultur im
Unternehmen ist es angeraten die fitteste (im Sinne von am besten passende) Methode auszuwählen.

Mit unseren beiden nachstehenden Trainings erhalten Sie dazu das notwendige Rüstzeug.

Management von Scaled Agile Projekten

Scaled Agile Product Owner

Digitalisieren - Digitalisierung - Digitale Transformation: Sind Sie bereit?

Digitalisieren, Digitalisierung und digitale Transformation – Jetzt oder nie!

8. November 2020/von Karl Schott

Digitalisieren – Digitalisierung – digitale Transformation – was sind eigentlich die Unterschiede? Wieso sollten Sie die Definitionen der Begriffe kennen? Informationstechnologie hat in den letzten Jahren das Arbeits- und das Alltagsleben radikal verändert – das ist klar. Zur Beschreibung der Phänomene werden Begriffe rund um das Wort “digital” verwendet. Wir erklären in diesem Beitrag, was IT-Profis unter den verschiedenen Begriffen verstehen und welche Auswirkungen diese haben.

Digitalisierung gehörte bis vor Kurzem noch zum guten Ton, jeder modernen Unternehmensstrategie um Fit für die Zukunft zu sein. Seit einigen Monaten ist sie zur Notwendigkeit geworden und verschafft Unternehmen in diesen besonderen Zeiten die benötigte Flexibilität um trotz aller Herausforderungen geordnet und produktiv weiterzuarbeiten.

Die digitale Fitness eines Unternehmens ist Teil seiner Resilience gegenüber Krisen geworden. Jetzt ist für viele Unternehmen vielleicht die letzte gute Gelegenheit die richtigen Schritte zu setzen, um nicht uneinholbar ins Hintertreffen zu gelangen. Daher ist es wichtig die drei Ebenen der digitalen Veränderung zu kennen und für das eigene Unternehmen eine ehrliche Selbsteinschätzung und nächste Schritte definieren zu können.

Was ist Digitalisieren?

Digitalisieren (engl. digitization) beschreibt eine Veränderung am Anfang des Prozesses. Dabei werden Daten in digitale Darstellungsformen übernommen, damit diese von Computern gelesen und verarbeitet werden können. Der Begriff beschreibt damit eine Technologie, die seit den Urzeiten der Informatik besteht. Erst durch das Digitalisieren können die in der Welt vorkommenden Informationen für EDV-Systeme nutzbar gemacht werden.

Dabei lässt sich durchaus pauschal sagen, dass je mehr Daten in guter Qualität aus möglichst vielen Datenquellen zur Verfügung stehen, umso besser können diese später ausgewertet, verknüpft und zur Entscheidungsfindung herangezogen werden. Der Begriff des Datenschatzes ist diesbezüglich zutreffend. Die Herausforderung liegt darin, die Daten in guter Qualität zu gewinnen. Die Techniken des Digitalisierens verbessern sich laufend.

Aktuell ist die Nutzung von AI (künstlicher Intelligenz) wesentlich für den Fortschritt in diesem Bereich. Seit vielen Jahren wird Artificial Intelligence zur Texterkennung in gedruckten Dokumenten eingesetzt. Die Erkennung von natürlicher Sprache ist eine weitere wichtige Anwendung. Das Erkennen von Gegenständen in Bildern bzw. das richtige Interpretieren von Szenen, die über Kameras aufgenommen werden, wird erst durch AI beim Digitalisieren ermöglicht.

Digitalisieren bleibt auch in Zukunft eine wesentliche Aufgabe, damit Computer die Realität außerhalb ihrer digitalen Welt erfassen können. Schon heute können Computer mittels ausgefeilter Sensoren und spezieller Software besser sehen, hören oder sogar riechen, als das jemals ein Mensch könnte. Einsatzgebiete wie das Autonome Fahren, die Medizin oder die Landwirtschaft sind wichtige Beispiele für dieses Anwendungsgebiet.

Was ist Digitalisierung?

Digitialisierung (engl. digitalization) steht für eine Veränderung eines gesamten Prozesses. Der Begriff beschreibt die umfassende Nutzung der Informationstechnologie in der Durchführung von Geschäfts-, Fertigungs- oder Serviceprozessen. Umfassend bedeutet dabei, dass Computer vom Anfang bis zum Ende des Ablaufes eingesetzt werden. Die benötigten Daten werden digital von einem Schritt zum nächsten weitergereicht bzw. liegen bereits digital vor. Es gibt keine Medienbrüche in der Verarbeitung.

Zur Digitalisierung müssen die Unternehmen ihre technischen Ökosysteme in der Informationstechnologie umbauen. Wesentlich dabei ist, dass Funktionalitäten und alle relevanten Daten ohne technische Barrieren überall dort eingesetzt werden können, wo sie benötigt werden.

Ein wesentlicher Effekt der Digitalisierung ist die explosionsartige Datenvermehrung, die dadurch zu erklären ist, dass Daten nicht nur automatisiert verarbeitet werden, sondern die überwiegende Mehrheit der Daten heute auch automatisch erstellt werden. Big-Data-Methoden und -Techniken greifen diese Herausforderung auf. Die Daten sollen nutzbar gemacht werden, denn immer stärker müssen Entscheidungen in der Politik und in Unternehmen auf Basis von detaillierten, belastbaren und aktuellen Informationen schnell und zuverlässig getroffen werden.

Was ist digitale Transformation?

Digitale Transformation (engl. digital transformation) geht noch weiter – der Begriff meint die Änderung von Geschäftsmodellen, Kundenbeziehungen und sogar Gesellschaftsstrukturen. Damit einhergehend verändern sich Markt- und Unternehmensstrukturen aufgrund des Einsatzes von Informationstechnologie. Diese sehr schnellen Veränderungen wirken sich auf bestehende Abläufe und Systeme so umwälzend aus, dass man oft den Begriff disruptiv dafür wählt.

Die digitale Transformation verändert Gesellschaft, Unternehmens und Arbeitswelten. Als Verantwortlicher muss man Innovationen und disruptive Veränderungen in den Vordergrund stellen. Technologie und deren Einsatz bestimmt wesentlich, ob eine Organisation oder ein Unternehmen mittelfristig erfolgreich ist.

Beispiele für die digitale Transformation sind nicht neu, denn der Prozess kam ca. Mitte der 1990er Jahre ins Rollen und gewinnt immer stärker an Schwung. Beispiele sind der Online-Versandhandel, Internet-Banken und -Versicherungen, Vermittlung von Personentransporten via App, Streaminganbieter im Bereich der Medien, die Nutzung von Social Media für die gezielte Werbung, uvw. Das aktuell viele Tätigkeiten über Webkonferenz durchgeführt werden, die zuvor mit kurzer oder längerer Reisetätigkeiten verbunden waren, wird unserer Meinung ebenfalls zu nachhaltigen Änderungen in der Reisebranche insbesondere im Bereich der Dienstreisen führen.

Ausgehend von bekannten Beispielen der digitalen Transformation scheint Schnelligkeit wichtiger als Unternehmensgröße und technische Kompetenz wichtiger als Kapital zu sein. Ein wesentlicher Punkt dabei ist die immer bessere Möglichkeit, günstige sowie hoch skalierbare und global verfügbare IT-Infrastruktur über öffentliche Cloud-Dienstleistungen zu beziehen.

Fazit: Digitalisieren ist nicht genug – go for transformation

Bereits ein Blick auf die begrifflichen Unterschiede zeigt, dass Digitalisieren alleine zu kurz greift. Klar – gute Daten sind die Voraussetzung für alle weiteren Prozesse. Eine Digitalisierung von Prozessen kann oft große Einsparpotentiale sowie die Kundenzufriedenheit heben. Aber um mittelfristig zu überleben, müssen Unternehmen ihre Geschäftsmodelle im Lichte der digitalen Transformation überprüfen und anpassen. Um Leader im Wettbewerb der digitalen Transformation zu bleiben ODER zu werden, müssen Sie die folgenden Punkte im Auge behalten und ein entsprechendes Skillset in Ihrem Unternehmen aufbauen:

Agilität und Design Thinking
Cloud Technologien
Artificial Intelligence
Big Data

Als Experten für digitale Innovation und Technologie unterstützen wir Sie gerne dabei!

UNSERE TRAININGSANGEBOTE ZU INNOVATIONSTECHNOLOGIEN:

Trainings zu Digitalisierung und Innovation bei Spirit in Projects

Cloud Services und Architekturen

Docker & Kubernetes

Grundlagen Machine Learning inkl. Deep Learning

Grundlagen Artificial Intelligence

istock,com/Ridofranz

Online Meetings und Workshops – so gelingen sie

3. Juli 2020/von Alexander Hirt

In Zeiten von Home-Office können neue Meeting-Formen herausfordernd sein. Mitunter stellen Online-Meetings ein charmantes Chaos dar, über das man auch mal lachen darf. Für die produktive Zusammenarbeit bei Online-Besprechungen oder sogar Online-Workshops können einige einfache Tipps helfen!

Es gibt sie in jedem Unternehmen – die Kollegen, bei denen die Videokonferenz oder Telko einfach nie klappt. Da ist Kollege Müller, der partout nie in den Online-Meetingraum reinkommt. Oder Kollegin Meier, bei dem wechselweise die Kamera und das Mikro verrückt spielt. Und dann ist da noch der liebe Kollege, bei dem abwechselnd Katze und Kind durchs Bild huschen.

Dabei sind geführte Online-Besprechungen prinzipiell effizienter, aber in mancherlei Hinsicht auch anstrengender. Besonders dann, wenn man die Teilnehmer nicht sieht, noch nicht gut kennt und sich voll auf die Stimme konzentrieren muss.

Tipps für Online-Meetings

Wie auch bei Offline-Meetings sollte auch eine Online-Besprechung einen Zuständigen haben, der durch das Meeting führt. Ein wichtiger Bestandteil beim „Führen“ durch die Online-Besprechung ist nicht nur eine gute Moderation, sondern vor allem das Teilen (oder „sharen“) der Inhalte am Bildschirm: Agenda, Präsentation von Inhalten und Fragestellungen, das mitgeschriebene Protokoll – das alles hilft den Teilnehmern enorm das Besprochene zu erfassen und mitzuverfolgen! Mit einigen einfachen Regeln laufen Videokonferenzen runder:

Erstellen Sie vorab eine Agenda und einen Zeitplan.
Definieren Sie einen Moderator, der die Besprechung moderiert.
Definieren sie vorab Regeln (wie z.B. Stummschalten des Mikrofons wenn man nicht spricht. Damit hört man das Geklapper auf der Tastatur nicht, wenn man nebenbei eine E-Mail beantwortet (aber Achtung, man ist nicht so Multitasking-fähig wie man glaubt). Dazu gehören auch so „einfache Dinge“ wie Online-Pünktlichkeit, den anderen ausreden zu lassen und die Möglichkeit jederzeit Fragen zu stellen.
Sprechen Sie auch offen an, ob Video gewünscht ist oder nicht.
Wichtig zu Beginn von Online-Besprechungen ist:
- Sicherstellen, dass jeder jeden kennt: Vorstellungsrunde ist online noch viel wichtiger als im Meetingraum
- Sicherstellen, dass alle mit dem Thema und den Fragestellungen vertraut sind: falls nicht, sollte man alle durch einen kurzen Überblick mit der Thematik/Problemlage vertraut machen – so fühlt sich jeder „abgeholt“.
Vereinbaren sie am Ende des Meetings die nächsten Schritte.
Erstellen Sie das Besprechungsprotokoll während der Besprechung online – das Protokoll ist so bestenfalls 15 Minuten nach der Besprechung fertig, wurde versendet und alle Teilnehmer sind über ihre Aufgaben/Follow-Ups informiert.

Tipps für Online-Workshops

Die Herausforderung bei Online-Workshops im Vergleich zu Online-Besprechungen ist, dass teilweise extrem komplexe Sachverhalte kollaborativ erarbeitet werden sollen (z.B. Modelle oder Business-Prozesse). Vor Physical Distancing geschah das üblicherweise im Meetingraum mit Flipchart, Moderator, Business-Analyst und den entsprechenden Stakeholdern sowie Fachexperten.

Grundsätzlich gelten die oben angeführten Punkte für Online-Besprechungen auch für online abgehaltene Workshops. Dazu zählen vorab Agenda und Zeitplan zu besprechen, eine Vorstellungsrunde, eine Thematische Einleitung, das Abholen aller Teilnehmer, das Vereinbaren von Regeln für den Workshop und die Art der Protokollierung. Für den erfolgreichen Online-Workshop ist eine gute Vorbereitung aber noch viel wichtiger wie für den Meetingraum, deshalb geben wir Ihnen folgende Praxistipps:

Rollen klären

Es sollte unbedingt geklärt werden, wer den Moderator macht – in der Praxis ist es oft der Projektmanager. Er kümmert sich um Einhaltung von Agenda und Zeitplan, führt Protokoll und zeichnet ToDos auf. Zusätzlich muss geklärt werden, wer die Rolle z.B. des Business Analysten übernimmt – i.e. die Rolle/Person, die im Workshop die Führung in der Erfassung und Klärung des Business Prozess übernimmt. Damit ist die prozessuale und inhaltliche Führung des Workshops festgelegt. Diese Doppelbesetzung in der Führung des Online-Workshops ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor!

Vorab vereinbaren Moderator und Analyst genau ihre jeweilige Rollenaufteilung und wer was während des Workshops macht:

Wann wird Agenda, Zeitplan, Protokoll am Schirm geteilt (Moderator)
Wann und wie wird der im Entstehen befindliche Prozess erarbeitet (Analyst)

Vorlagen erstellen

Business Analyst & Moderator erstellen vorab eine Vorlage, mit der im Workshop online das Modell oder der Prozess aufgezeichnet werden kann.

Ein mit den wichtigsten Standardelementen vorbefülltes Swim Lane Chart als Template hat sich hierfür in meiner Erfahrung als sehr hilfreich erwiesen.
Alexander Hirt

Fragen vorab klären

Business Analyst & Moderator klären vorab schon so viele Fragen wie möglich. Idealerweise kann man im Workshop schon einen ersten Entwurf beispielsweise eines Prozesses gemeinsam weiterentwickeln, anstatt mit einer völlig leeren Vorlage zu beginnen.

Live dokumentieren

Das Erarbeitete sollte direkt am Bildschirm dokumentiert werden, sodass alle Teilnehmer das Ergebnis sehen und darauf Einfluss nehmen können. So liegen am Ende des Workshops gleich der fertig aufgezeichnete Prozess und das Protokoll vor und können sofort zum Review versendet werden.

Fazit: Online-Meetings nutzen

Meetings werden in Krisenzeiten fast ausschließlich online durchgeführt. Viele Firmen kommen dabei auf den Geschmack und werden Videokonferenzen und Calls wohl auch in Zukunft breiter nutzen. Sei es, um Reisekosten zu sparen oder Wegzeiten zu reduzieren.

Mitarbeiter, die bereits ein erprobtes Set an Methoden aus „Offline“-Meetings und Workshops mitbringen starten hier mit einem klaren Vorteil. Eine gute Möglichkeit, den eigenen Horizont zu erweitern sind hier Kurse in Projektmanagement und Agilität, mit denen der eigene Methodenbaukasten auch für Online-Formate erweitert werden kann.

UNSERE TRAININGSANGEBOTE ZU PROJEKTMANAGMENT UND AGILITÄT:

ISTQB® Certified Tester Foundation Level – Agile Tester

Management von Scaled Agile Projekten

Scaled Agile Product Owner

Trainings für Projektmanagement bei Spirit in Projects

Claim- und Changemanagement

Schätzen und Planen von IT-Projekten

Risikomanagement in IT-Projekten

Systematisches und effizientes IT-Projektcontrolling

Demand- und Portfoliomanagement

Agiles Anforderungsmanagement RE@Agile Primer

Agiles Anforderungsmanagement – Advanced Level RE@Agile

Agiles Projektmanagement nach PMI-ACPSM

pexels.com/Andrea Piacquadio

Beratung und Projektmanagement aus dem Home-Office

31. Mai 2020/von Wolfgang Hiermann

Beratung und Projektmanagment leben von der direkten Zusammenarbeit mit Menschen. In Krisenzeiten oder im Extremfall eines Lockdowns des gesellschaftlichen und beruflichen Lebens verlagert sich die Arbeit vermehrt in das Home-Office. Plötzlich müssen Teams disloziert zusammenarbeiten. Wir geben Ihnen Tipps für die Arbeit unter diesen Umständen.

Auch unsere eigene Arbeit als Consultants bzw. Projektmanager und die Kooperation mit unseren Kunden hat sich in den letzten Wochen verändert: Sie ist bei allen Kunden digitaler geworden. In vielen Unternehmen mussten schlagartig neue Tools zur digitalen Zusammenarbeit ausgerollt werden. Andere bisher traditionell organisierte Unternehmen nutzen nun großflächig flexible Arbeits- und Arbeitszeitmodelle.

Die gegenwärtigen Veränderungen in der Arbeitswelt wirken aus unserer Sicht disruptiv und werden wohl auch über die aktuelle Krise hinaus wirken. Digitalisierung lässt sich nicht umkehren, denn die neuen Kommunikationskanäle werden auch nach der Krise bestehen bleiben.
Wolfgang Hiermann, CEO

Was am besten für Ihr Unternehmen und Ihren Arbeitsalltag funktioniert, ist oft ein Spiel aus Trial-and-Error. Wir möchten Ihnen aber ein paar Tipps aus unserer Beratungs- und Projekterfahrung bei Physical Distancing mitgeben.

Klare Vereinbarungen treffen & Regeln festlegen

Bei der Führung dislozierter Teams, sind klare Vereinbarungen mit den Teammitgliedern über Arbeitsaufträge und erwartete Ereignisse besonders wichtig. Nachdem es im Home-Office viel weniger Kontakt und Chancen auf informellen Austausch zwischendurch gibt, ist es besonders wichtig, dass die Teammitglieder die gestellten Erwartungen klar verstanden haben.

Daher sollten im Team Punkte wie unsere Tipps zu Meetings und Infrastruktur offen besprochen und als Regeln für das dislozierte Zusammenarbeiten festgelegt werden. Damit ist allen Mitarbeitern klar, wohin die Reise geht.

Teamarbeit aus dem Home-Office

Die größte Gefahr bei großflächigem Home-Office ist der Verlust von gemeinsamen, sozialen Strukturen. Dabei können einige einfache Tipps helfen, eine Struktur zu schaffen, die Zusammenarbeit ermöglicht und nicht unnötig einschränkt.

Als Projektleiter von komplett online geführten Projekten ist es wichtiger denn je für das Team einerseits die nötige fixe Struktur von Meetings einzuplanen und andererseits immer noch genügend Raum zum Arbeiten bzw. für 1:1 Meetings der Team-Mitglieder zuzulassen (und nicht den Kalender des Teams komplett zuzupflastern…). Wichtige Tipps sind:

Standup-Meetings

Als soziale Wesen, wollen wir uns austauschen. Leider fällt im Home-Office der übliche Kaffeetratsch weg. Dieser ist aber als Informationsdrehscheibe nicht zu unterschätzen. Sorgen sie für mehrere fixe Meetings in der Woche, wo man sowohl über soziales in einem „Coffee-Chat“ aber auch über die Aufgaben in einem „Standup-Video-Meeting“, spricht. Natürlich kann man beide Elemente auch in einem Meeting verbinden. Dann aber Time-boxed!

1:1 Meetings beibehalten

Im virtuellen Arbeitsalltag benötigt man einen Ersatz für „schnell mal zum Schreibtisch des KollegIn gehen“. Planen Sie daher im Gegenzug zur “ungeplanten Begegnung” im Büro solche 1:1 Meetings mit wichtigen Kollegen dezidiert ein. Geben Sie solchen Gesprächen einen entspannten Rahmen – etwa einen “virtuellen Kaffee”.

Selbstdisziplin vs. Flexibilität

Vereinbaren Sie fixe Zeiten, in denen ihre Teammitglieder erreichbar sind. Zuhause lauern einfach zu viele Ablenkungen und man steckt in der Gefahr, sich gehen zu lassen. Fixe Zeiten können hier helfen – und man muss im Home-Office auch nicht immer erreichbar sein. Zu den vereinbarten Zeiten, wissen aber die Teammitglieder, dass man an seinem Home-Office Platz ist.

Kommunikationskanäle festlegen

Gut ist es vorab schon die Kommunikationskanäle und -tools im Team festzulegen (Email, Slack, Skype, MS Teams, Zoom, etc.). Da unsere Kunden unterschiedliche Tools verwenden, haben wir auf unseren Arbeitsgeräten meistens die gängigsten Kollaborationswerkzeuge bereits installiert. So ist man für externe Meetings schon mal vorbereitet.

Gemeinsame Aufgabenlisten / KANBAN-Boards pflegen

Gut geführte und online geteilte Aufgabenlisten oder KANBAN-Boards und mehrere Meetings in der Woche führen dazu, dass man seine eigene Arbeit im Griff hat und weiß, was auch andere zu tun haben. Das gilt auch für Projektpläne. Diese Transparenz hilft im Team.

Passen Sie aber auf Ticket-Jumper auf, die an einem Tag an diesem Ticket arbeiten, an einem anderen Tag an einem anderen und keines der Tickets wird fertig. Hier liegt die Kunst in der Limitierung der Tickets im Arbeitsfluss.

Basis-Infrastruktur für das Home-Office

Die Basis für all das ist eine gute Infrastruktur. Diese sollte frühzeitig geklärt werden und für alle Teammitglieder verfügbar sein. Dazu gehören:

Einen Arbeitsplatz, auf dem man in Ruhe arbeiten kann (entweder ein eigenes kleines Zimmer oder eine sehr ruhige Ecke, in die man sich mit viel Abstand zu den anderen Mitbewohnern zurückziehen kann)
Leistungsfähige und stabile Internetverbindung im Idealfall Kabel mit automatischen Fallback zu einer Mobilfunkverbindung.
Leistungsfähige mobile Arbeitsgeräte (Notebooks, Webcams, etc.)
Gutes Mikrofon und Kopfhörer (speziell bei „offenen“ Räumen im Home-Office zur Reduktion von Störgeräuschen)
Ausreichenden Zugriff auf Applikationen und Daten des Unternehmens (VPN-Gateways und Authorisierungsmöglichkeiten)
Geeignete Systeme für Online Meetings wie MS Teams, WebEx oder Zoom, welche auch Whiteboards und Screensharing bietet.
Wikis wie Confluence (super als Online-Besprechungs-Protokoll und mit Gliffy-Diagramm zur schnellen Erfassung von Prozessen – z.B. Swimlanes und UML verfügbar).

Wichtige Tools sind auch Produktivitätswerkzeuge wie MS Office, welche im Idealfall auch die geteilte Bearbeitung von Dokumenten ermöglichen.

Fazit: Die Chance Home-Office nutzen

Unsere Erfahrung zeigt, dass die Zusammenarbeit aus dem Home-Office auch Chancen bringt. Meetings können digital oft produktiver organisiert werden. Zudem werden gerade wichtige Skills verfestigt, die in der Zusammenarbeit mit weiter verstreuten Teams auch später gut genutzt werden können. Als Berater glauben wir, dass die Veränderungen in der Arbeitswelt disruptiv wirken und die Zusammenarbeit nachhaltig prägen werden.

Es hilft definitiv, wenn man bereits über ein gutes Methodenwissen zum Thema Projektmanagement und Agilität verfügt – dann ist allen Beteiligten der abgesteckte Rahmen (z.B. ein Standup Meeting oder ein Kanban-Board) klarer. Hier nutzen auch wir im Team die Zeit, um durch Fortbildungen weitere Kompetenz aufzubauen – eine Empfehlung, die wir auch allen Kunden geben.

UNSERE TRAININGSANGEBOTE ZU PROJEKTMANAGMENT UND AGILITÄT:

ISTQB® Certified Tester Foundation Level – Agile Tester

Management von Scaled Agile Projekten

Scaled Agile Product Owner

Claim- und Changemanagement

Schätzen und Planen von IT-Projekten

Risikomanagement in IT-Projekten

Systematisches und effizientes IT-Projektcontrolling

Demand- und Portfoliomanagement

Agiles Anforderungsmanagement RE@Agile Primer

Agiles Anforderungsmanagement – Advanced Level RE@Agile

Agiles Projektmanagement nach PMI-ACPSM

T-Shaping als Kraftakt: Erfolgreiche Projekte benötigen Breiten- und Tiefenkompetenz

Unsplash/Edgar Chaparro

T-shaped Manager: Skills für erfolgreiche Projekte

29. April 2020/von Wolfgang Rauscher

Wie schafft man als Projektmanager den Spagat zwischen Nerd und Organisator? In unserer Erfahrung ist “T-shaping” eine Antwort darauf (wenn man nicht auf Superkräfte wie auf dem Artikelbild zurückgreifen kann). Unser Seniorprojektmanager Wolfgang Rauscher gibt Ihnen in diesem Artikel Erfahrungen aus der Praxis weiter, wie Sie von einem guten Skillmix in Projekten profitieren können.

Die Anforderungen an heutige IT-Projektmanager gehen weit über die Beherrschung von Projektmanagement-Methoden hinaus. Projekte werden immer komplexer und die Digitalisierung von Prozessen verändert die Geschäftsmodelle von Unternehmen. Als IT-Projektmanager genügt es nicht mehr, sich auf ein breites Wissen in Bezug auf die Steuerung von Projekten zu verlassen, sondern spezialisierte Fähigkeiten werden immer wichtiger. Das Konzept des T-shaped Projektmanagements erklärt diesen Paradigmenwechsel.

Was ist eine t-shaped Person?

Beim T-shaped Projekt Management steht der horizontale Balken des Buchstabens „T“ für Breitenkompetenz, im Falle eines IT-Projektmanagers also für fundiertes und detailliertes Wissen über Projektmanagement-Methoden. Der vertikale Balken des Buchstabens „T“ steht für spezialisierte Kompetenzen in einem Spezialgebiet wie z.B. Testmanagement oder Architektur.

In meiner Erfahrung erhöhen spezialisierte Kompetenzen die Akzeptanz eines Projektmanagers im Projektteam, weil man so mit den Spezialisten „auf Augenhöhe“ agieren kann.
Wolfgang Rauscher

Die beiden Balken formen gemeinsam den Buchstaben „T“ und beschreiben den T-shaped Projektmanager, der Projektmanagement-Breitenkompetenz sowie Tiefenkompetenz in einem ausgewählten Spezialgebiet aufweist. In der Folge möchte ich Ihnen an meinem Beispiel illustrieren, wie das in der Praxis funktioniert.

T-shaped in der Praxis: Sinnvolle Skillsets

Wie sich für mich bereits in vielen Projekten gezeigt hat, ist Anforderungsmanagement ein nahezu ideal zu Projektmanagement passendes Spezialgebiet. Meine persönliche “T-shape” hat also Projektmanagement als Breitenkompetenz. Als Tiefenkompetenzen habe ich Anforderungsmanagement und Telekommunikationstechnik.

Tiefenkompetenz Anforderungsmanagement: Besser Verstehen und Einschätzen

Meine Kenntnisse auf dem Gebiet des Anforderungsmanagements ermöglichen mir als Projektmanager ein tiefes Verständnis der eigentlichen Projektinhalte. Durch die flexible Anwendung unterschiedlicher Ermittlungsmethoden in der Analysephase eines Projekts kann ich in meinen Projekten die Basis für eine detaillierte Ausarbeitung von Projektinhalten schaffen.

Als Projektmanager kann ich auf Basis dieser Projektinhalte Arbeitspakete richtig planen („Aufgaben richtig schneiden“) und auch deren Lieferobjekte („Deliverables“) detailliert festlegen. Dadurch wiederum wird das extrem wichtige Thema der Aufwandsschätzung und damit der Ermittlung des für die Umsetzung notwendigen Projektbudgets erleichtert. Meine Schätzungen werden genauer, weil die Arbeitspakete detaillierter geplant wurden.

Zusammengefasst profitieren Projekte, die von einem T-shaped Projektmanager mit dem Spezialgebiet Anforderungsmanagement geplant und geleitet werden, von folgenden Punkten:

tendenziell weniger Änderungen im Projektverlauf
Die drei Kernelemente – Zeit, Inhalt und Kosten (im Projektauftrag festgelegt) – sind detaillierter analysiert und genauer geplant.
Bei unvermeidbaren Änderungen ist der T-shaped Projektmanager in der Lage, die Auswirkungen detailliert zu analysieren und die Projektpläne entsprechend anzupassen.

Tiefenkompetenz Technologie: Glaubwürdigkeit

Als ein weiteres Spezialgebiet habe ich detaillierte, technische Kenntnisse über Telekommunikation. Diese Kenntnisse haben sich für mich schon oft bewährt, wenn es darum ging, Vertrauen im Projektteam aufzubauen (speziell dann wichtig, wenn man als externer Projektmanager arbeitet). Projektteammitglieder reagieren zu Beginn eines Projekts oft abwartend bzw. zurückhaltend dem Projektmanager gegenüber. Motto: “Schauen wir mal, was der kann!”.

Wenn man in dieser Situation dem Projektteam zeigen kann, dass man “einer von ihnen” ist und die (technische) Fachsprache ebenso beherrscht wie die Methoden des Projektmanagements hat man das Team schon auf seine Seite gezogen. Die Projektteammitglieder fühlen sich abgeholt, verstanden und gut aufgehoben. Ein Mitarbeiter eines Projekts hat einmal zu mir gesagt: “Endlich mal ein Projektleiter, der unsere Sprache spricht!” Diese hohe Akzeptanz meiner Person im Projektteam hat mir schon oft das Leben als Projektmanager vereinfacht. Projekte, die von einem T-shaped Projektmanager mit detaillierten, technischen Kenntnissen geleitet werden, haben meist folgende Vorteile:

Der Projektmanager versteht die technischen Inhalte der Arbeitspakete und erkennt, wenn ein Projektteammitglied den Aufwand für eine Aufgabe falsch einschätzt.
Die Planungsgenauigkeit von Arbeitspaketen wird verbessert.
Der Projektmanager wird vom Projektteam akzeptiert.
Das Projektteam identifiziert sich mit dem Projekt (“Es ist UNSER Projekt!”) und die Qualität der Arbeit wird dadurch verbessert.
Das Formen eines Projektteams wird erleichtert, der Projektmanager ist ja kein Fremdkörper im Team sondern “einer von uns”.

Fazit: Projekte erfolgreicher mit T-shaped skills managen

Meine Erfahrung zeigt, dass sich Projekte in ihrer Komplexität durch T-shaping besser steuern lassen. Das beginnt bei soften Faktoren des Projektmarketings (“Glaubwürdigkeit”) und der Kommunikation zwischen Nerds und Managern auf Augenhöhe. Am anderen Ende stehen genauere Schätzungen, besseres Changemanagement und präzisere Planung.

So ein Skillset hat man in der Regel nicht sofort nach der Ausbildung, sondern es entwickelt sich im Laufe des beruflichen Werdegangs. Mitunter verändert es sich auch und man schafft sich noch mehrere Kompetenz-Standbeine. Dafür gibt es mittlerweile schon das Schlagwort des Hashtag-shaped (#-shaped) Projektmanagers. Jedenfalls sind gute Ausbildungen die Grundlage für den Aufbau solcher Skillsets, weshalb ich meine Erfahrungen gerne auch als Trainer weitergebe!

UX-Herausforderungen im Anforderungsmanagement

Der Lösungsweg: Usability Engineering

Trainingsangebote zu UX/UI:

Teilgeschäftsprozessanalyse

Geschäftsprozessanalyse

Enterprise-Analyse

Prozesse: Auf der richtigen Ebene ansetzen

Die Kehrseite: Agilität ohne Ziel

Die Kombination macht‘s

DIE RICHTIGEN FRAGEN STELLEN

Was ist Digitalisieren?

Was ist Digitalisierung?

Was ist digitale Transformation?

Fazit: Digitalisieren ist nicht genug – go for transformation

UNSERE TRAININGSANGEBOTE ZU INNOVATIONSTECHNOLOGIEN:

Tipps für Online-Meetings

Tipps für Online-Workshops

Rollen klären

Vorlagen erstellen

Fragen vorab klären

Live dokumentieren

Fazit: Online-Meetings nutzen

UNSERE TRAININGSANGEBOTE ZU PROJEKTMANAGMENT UND AGILITÄT:

Klare Vereinbarungen treffen & Regeln festlegen

Teamarbeit aus dem Home-Office

Standup-Meetings

1:1 Meetings beibehalten

Selbstdisziplin vs. Flexibilität

Kommunikationskanäle festlegen

Gemeinsame Aufgabenlisten / KANBAN-Boards pflegen

Basis-Infrastruktur für das Home-Office

Fazit: Die Chance Home-Office nutzen

UNSERE TRAININGSANGEBOTE ZU PROJEKTMANAGMENT UND AGILITÄT:

Was ist eine t-shaped Person?

T-shaped in der Praxis: Sinnvolle Skillsets

Tiefenkompetenz Anforderungsmanagement: Besser Verstehen und Einschätzen

Tiefenkompetenz Technologie: Glaubwürdigkeit

Fazit: Projekte erfolgreicher mit T-shaped skills managen

UNSERE TRAININGSANGEBOTE ZU ANFORDERUNGEN & PROJEKTEN: