Beratung und Projektmanagment leben von der direkten Zusammenarbeit mit Menschen. In Krisenzeiten oder im Extremfall eines Lockdowns des gesellschaftlichen und beruflichen Lebens verlagert sich die Arbeit vermehrt in das Home-Office. Plötzlich müssen Teams disloziert zusammenarbeiten. Wir geben Ihnen Tipps für die Arbeit unter diesen Umständen.

Auch unsere eigene Arbeit als Consultants bzw. Projektmanager und die Kooperation mit unseren Kunden hat sich in den letzten Wochen verändert: Sie ist bei allen Kunden digitaler geworden. In vielen Unternehmen mussten schlagartig neue Tools zur digitalen Zusammenarbeit ausgerollt werden. Andere bisher traditionell organisierte Unternehmen nutzen nun großflächig flexible Arbeits- und Arbeitszeitmodelle.

Die gegenwärtigen Veränderungen in der Arbeitswelt wirken aus unserer Sicht disruptiv und werden wohl auch über die aktuelle Krise hinaus wirken. Digitalisierung lässt sich nicht umkehren, denn die neuen Kommunikationskanäle werden auch nach der Krise bestehen bleiben.

Wolfgang Hiermann, CEO

Was am besten für Ihr Unternehmen und Ihren Arbeitsalltag funktioniert, ist oft ein Spiel aus Trial-and-Error. Wir möchten Ihnen aber ein paar Tipps aus unserer Beratungs- und Projekterfahrung bei Physical Distancing mitgeben.

Klare Vereinbarungen treffen & Regeln festlegen

Bei der Führung dislozierter Teams, sind klare Vereinbarungen mit den Teammitgliedern über Arbeitsaufträge und erwartete Ereignisse besonders wichtig. Nachdem es im Home-Office viel weniger Kontakt und Chancen auf informellen Austausch zwischendurch gibt, ist es besonders wichtig, dass die Teammitglieder die gestellten Erwartungen klar verstanden haben.

Daher sollten im Team Punkte wie unsere Tipps zu Meetings und Infrastruktur offen besprochen und als Regeln für das dislozierte Zusammenarbeiten festgelegt werden. Damit ist allen Mitarbeitern klar, wohin die Reise geht.

Teamarbeit aus dem Home-Office

Die größte Gefahr bei großflächigem Home-Office ist der Verlust von gemeinsamen, sozialen Strukturen. Dabei können einige einfache Tipps helfen, eine Struktur zu schaffen, die Zusammenarbeit ermöglicht und nicht unnötig einschränkt.

Als Projektleiter von komplett online geführten Projekten ist es wichtiger denn je für das Team einerseits die nötige fixe Struktur von Meetings einzuplanen und andererseits immer noch genügend Raum zum Arbeiten bzw. für 1:1 Meetings der Team-Mitglieder zuzulassen (und nicht den Kalender des Teams komplett zuzupflastern…). Wichtige Tipps sind:

Standup-Meetings

Als soziale Wesen, wollen wir uns austauschen. Leider fällt im Home-Office der übliche Kaffeetratsch weg. Dieser ist aber als Informationsdrehscheibe nicht zu unterschätzen. Sorgen sie für mehrere fixe Meetings in der Woche, wo man sowohl über soziales in einem „Coffee-Chat“ aber auch über die Aufgaben in einem „Standup-Video-Meeting“, spricht. Natürlich kann man beide Elemente auch in einem Meeting verbinden. Dann aber Time-boxed!

1:1 Meetings beibehalten

Im virtuellen Arbeitsalltag benötigt man einen Ersatz für „schnell mal zum Schreibtisch des KollegIn gehen“. Planen Sie daher im Gegenzug zur “ungeplanten Begegnung” im Büro solche 1:1 Meetings mit wichtigen Kollegen dezidiert ein. Geben Sie solchen Gesprächen einen entspannten Rahmen – etwa einen “virtuellen Kaffee”.

Selbstdisziplin vs. Flexibilität

Vereinbaren Sie fixe Zeiten, in denen ihre Teammitglieder erreichbar sind. Zuhause lauern einfach zu viele Ablenkungen und man steckt in der Gefahr, sich gehen zu lassen. Fixe Zeiten können hier helfen – und man muss im Home-Office auch nicht immer erreichbar sein. Zu den vereinbarten Zeiten, wissen aber die Teammitglieder, dass man an seinem Home-Office Platz ist.

Kommunikationskanäle festlegen

Gut ist es vorab schon die Kommunikationskanäle und -tools im Team festzulegen (Email, Slack, Skype, MS Teams, Zoom, etc.). Da unsere Kunden unterschiedliche Tools verwenden, haben wir auf unseren Arbeitsgeräten meistens die gängigsten Kollaborationswerkzeuge bereits installiert. So ist man für externe Meetings schon mal vorbereitet.

Gemeinsame Aufgabenlisten / KANBAN-Boards pflegen

Gut geführte und online geteilte Aufgabenlisten oder KANBAN-Boards und mehrere Meetings in der Woche führen dazu, dass man seine eigene Arbeit im Griff hat und weiß, was auch andere zu tun haben. Das gilt auch für Projektpläne. Diese Transparenz hilft im Team.

Passen Sie aber auf Ticket-Jumper auf, die an einem Tag an diesem Ticket arbeiten, an einem anderen Tag an einem anderen und keines der Tickets wird fertig. Hier liegt die Kunst in der Limitierung der Tickets im Arbeitsfluss.

Basis-Infrastruktur für das Home-Office

Die Basis für all das ist eine gute Infrastruktur. Diese sollte frühzeitig geklärt werden und für alle Teammitglieder verfügbar sein. Dazu gehören:

• Einen Arbeitsplatz, auf dem man in Ruhe arbeiten kann (entweder ein eigenes kleines Zimmer oder eine sehr ruhige Ecke, in die man sich mit viel Abstand zu den anderen Mitbewohnern zurückziehen kann)
• Leistungsfähige und stabile Internetverbindung im Idealfall Kabel mit automatischen Fallback zu einer Mobilfunkverbindung.
• Leistungsfähige mobile Arbeitsgeräte (Notebooks, Webcams, etc.)
• Gutes Mikrofon und Kopfhörer (speziell bei „offenen“ Räumen im Home-Office zur Reduktion von Störgeräuschen)
• Ausreichenden Zugriff auf Applikationen und Daten des Unternehmens (VPN-Gateways und Authorisierungsmöglichkeiten)
• Geeignete Systeme für Online Meetings wie MS Teams, WebEx oder Zoom, welche auch Whiteboards und Screensharing bietet.
• Wikis wie Confluence (super als Online-Besprechungs-Protokoll und mit Gliffy-Diagramm zur schnellen Erfassung von Prozessen – z.B. Swimlanes und UML verfügbar).

Wichtige Tools sind auch Produktivitätswerkzeuge wie MS Office, welche im Idealfall auch die geteilte Bearbeitung von Dokumenten ermöglichen.  

Fazit: Die Chance Home-Office nutzen

Unsere Erfahrung zeigt, dass die Zusammenarbeit aus dem Home-Office auch Chancen bringt. Meetings können digital oft produktiver organisiert werden. Zudem werden gerade wichtige Skills verfestigt, die in der Zusammenarbeit mit weiter verstreuten Teams auch später gut genutzt werden können. Als Berater glauben wir, dass die Veränderungen in der Arbeitswelt disruptiv wirken und die Zusammenarbeit nachhaltig prägen werden.

Es hilft definitiv, wenn man bereits über ein gutes Methodenwissen zum Thema Projektmanagement und Agilität verfügt – dann ist allen Beteiligten der abgesteckte Rahmen (z.B. ein Standup Meeting oder ein Kanban-Board) klarer. Hier nutzen auch wir im Team die Zeit, um durch Fortbildungen weitere Kompetenz aufzubauen – eine Empfehlung, die wir auch allen Kunden geben.

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