Agile Großprojekte – Scaled Agile

4. März 2021/in Beratung /von Karl Schott

Agile Methoden sind heute stark verbreitet und werden auch immer stärker für Großprojekte eingesetzt. Ursprünglich fokussiert agile SW-Entwicklung auf kleine und mittlere Projekte. Das Hochschrauben der Abläufe auf Großprojekte ist da schon eine Herausforderung.

In den letzten Jahren sind verschiedene agile Frameworks entstanden, die sich dieses Themas annehmen, wie z. B. LeSS (Large-Scale Scrum), DAD (Disciplined Agile Delivery), Nexus oder SAFe (Scaled
Agile Framework®). Sie alle bieten Vorgehensweisen an, um (mehr oder weniger) die wesentlichen Herausforderungen skalierter Agilität zu lösen:

deutlich längeren Planungshorizont
Verantwortung und Entscheidungsbefugnis nicht nur bei einem Product Owner
Die Aufgaben müssen sinnvoll auf mehrere Teams aufgeteilt und die Ergebnisse müssen synchronisiert und integriert werden.
erhöhter Kommunikations- und Abstimmungsaufwand

DIE RICHTIGEN FRAGEN STELLEN

Um die richtige Scaled Agile Methode einzusetzen, muss man folgende Fragen beantworten:

Was soll tatsächlich skaliert werden, z. B. mehr Teams, Spezialisierung der Aufgaben, unterschiedliche Kundenprojekte auf einer gemeinsamen Basis parallel abwickeln?
Geht es darum durch die Skalierung schneller zu werden, einen größeren Projektumfang zu stemmen oder mehr Ressourcen für wichtige Tätigkeiten bereitstellen zu können?
Können einzelne Teams getrennt voneinander arbeiten oder ist eine zeitliche und inhaltliche Koordination und Abstimmung notwendig?
Welche zusätzlichen Methoden der Analyse, der Planung, des SW-Designs und des Qualitätsmanagements möchte man anwenden und wie können diese in die agile Projektumsetzung eingeflochten werden?

Scaled Agile Frameworks sind eine Notwendigkeit, um agile Methoden in Großprojekten einzusetzen. Auf der Grundlage der Produkte, Prozesse, Ressourcen und der gelebten Entwicklungskultur im
Unternehmen ist es angeraten die fitteste (im Sinne von am besten passende) Methode auszuwählen.

Mit unseren beiden nachstehenden Trainings erhalten Sie dazu das notwendige Rüstzeug.

Trainings für Qualitätsmanagement bei Spirit in Projects

ISTQB® Certified Tester Foundation Level – Agile Tester

Trainings für Agile Methoden und Kanban bei Spirit in Projects

Management von Scaled Agile Projekten

Scaled Agile Product Owner

Agiles Anforderungsmanagement RE@Agile Primer

Agiles Anforderungsmanagement – Advanced Level RE@Agile

Agiles Projektmanagement nach PMI-ACPSM

Digitalisieren - Digitalisierung - Digitale Transformation: Sind Sie bereit?

Digitalisieren, Digitalisierung und digitale Transformation – Jetzt oder nie!

8. November 2020/in Beratung, Innovation /von Karl Schott

Digitalisieren – Digitalisierung – digitale Transformation – was sind eigentlich die Unterschiede? Wieso sollten Sie die Definitionen der Begriffe kennen? Informationstechnologie hat in den letzten Jahren das Arbeits- und das Alltagsleben radikal verändert – das ist klar. Zur Beschreibung der Phänomene werden Begriffe rund um das Wort “digital” verwendet. Wir erklären in diesem Beitrag, was IT-Profis unter den verschiedenen Begriffen verstehen und welche Auswirkungen diese haben.

Digitalisierung gehörte bis vor Kurzem noch zum guten Ton, jeder modernen Unternehmensstrategie um Fit für die Zukunft zu sein. Seit einigen Monaten ist sie zur Notwendigkeit geworden und verschafft Unternehmen in diesen besonderen Zeiten die benötigte Flexibilität um trotz aller Herausforderungen geordnet und produktiv weiterzuarbeiten.

Die digitale Fitness eines Unternehmens ist Teil seiner Resilience gegenüber Krisen geworden. Jetzt ist für viele Unternehmen vielleicht die letzte gute Gelegenheit die richtigen Schritte zu setzen, um nicht uneinholbar ins Hintertreffen zu gelangen. Daher ist es wichtig die drei Ebenen der digitalen Veränderung zu kennen und für das eigene Unternehmen eine ehrliche Selbsteinschätzung und nächste Schritte definieren zu können.

Was ist Digitalisieren?

Digitalisieren (engl. digitization) beschreibt eine Veränderung am Anfang des Prozesses. Dabei werden Daten in digitale Darstellungsformen übernommen, damit diese von Computern gelesen und verarbeitet werden können. Der Begriff beschreibt damit eine Technologie, die seit den Urzeiten der Informatik besteht. Erst durch das Digitalisieren können die in der Welt vorkommenden Informationen für EDV-Systeme nutzbar gemacht werden.

Dabei lässt sich durchaus pauschal sagen, dass je mehr Daten in guter Qualität aus möglichst vielen Datenquellen zur Verfügung stehen, umso besser können diese später ausgewertet, verknüpft und zur Entscheidungsfindung herangezogen werden. Der Begriff des Datenschatzes ist diesbezüglich zutreffend. Die Herausforderung liegt darin, die Daten in guter Qualität zu gewinnen. Die Techniken des Digitalisierens verbessern sich laufend.

Aktuell ist die Nutzung von AI (künstlicher Intelligenz) wesentlich für den Fortschritt in diesem Bereich. Seit vielen Jahren wird Artificial Intelligence zur Texterkennung in gedruckten Dokumenten eingesetzt. Die Erkennung von natürlicher Sprache ist eine weitere wichtige Anwendung. Das Erkennen von Gegenständen in Bildern bzw. das richtige Interpretieren von Szenen, die über Kameras aufgenommen werden, wird erst durch AI beim Digitalisieren ermöglicht.

Digitalisieren bleibt auch in Zukunft eine wesentliche Aufgabe, damit Computer die Realität außerhalb ihrer digitalen Welt erfassen können. Schon heute können Computer mittels ausgefeilter Sensoren und spezieller Software besser sehen, hören oder sogar riechen, als das jemals ein Mensch könnte. Einsatzgebiete wie das Autonome Fahren, die Medizin oder die Landwirtschaft sind wichtige Beispiele für dieses Anwendungsgebiet.

Was ist Digitalisierung?

Digitialisierung (engl. digitalization) steht für eine Veränderung eines gesamten Prozesses. Der Begriff beschreibt die umfassende Nutzung der Informationstechnologie in der Durchführung von Geschäfts-, Fertigungs- oder Serviceprozessen. Umfassend bedeutet dabei, dass Computer vom Anfang bis zum Ende des Ablaufes eingesetzt werden. Die benötigten Daten werden digital von einem Schritt zum nächsten weitergereicht bzw. liegen bereits digital vor. Es gibt keine Medienbrüche in der Verarbeitung.

Zur Digitalisierung müssen die Unternehmen ihre technischen Ökosysteme in der Informationstechnologie umbauen. Wesentlich dabei ist, dass Funktionalitäten und alle relevanten Daten ohne technische Barrieren überall dort eingesetzt werden können, wo sie benötigt werden.

Ein wesentlicher Effekt der Digitalisierung ist die explosionsartige Datenvermehrung, die dadurch zu erklären ist, dass Daten nicht nur automatisiert verarbeitet werden, sondern die überwiegende Mehrheit der Daten heute auch automatisch erstellt werden. Big-Data-Methoden und -Techniken greifen diese Herausforderung auf. Die Daten sollen nutzbar gemacht werden, denn immer stärker müssen Entscheidungen in der Politik und in Unternehmen auf Basis von detaillierten, belastbaren und aktuellen Informationen schnell und zuverlässig getroffen werden.

Was ist digitale Transformation?

Digitale Transformation (engl. digital transformation) geht noch weiter – der Begriff meint die Änderung von Geschäftsmodellen, Kundenbeziehungen und sogar Gesellschaftsstrukturen. Damit einhergehend verändern sich Markt- und Unternehmensstrukturen aufgrund des Einsatzes von Informationstechnologie. Diese sehr schnellen Veränderungen wirken sich auf bestehende Abläufe und Systeme so umwälzend aus, dass man oft den Begriff disruptiv dafür wählt.

Die digitale Transformation verändert Gesellschaft, Unternehmens und Arbeitswelten. Als Verantwortlicher muss man Innovationen und disruptive Veränderungen in den Vordergrund stellen. Technologie und deren Einsatz bestimmt wesentlich, ob eine Organisation oder ein Unternehmen mittelfristig erfolgreich ist.

Beispiele für die digitale Transformation sind nicht neu, denn der Prozess kam ca. Mitte der 1990er Jahre ins Rollen und gewinnt immer stärker an Schwung. Beispiele sind der Online-Versandhandel, Internet-Banken und -Versicherungen, Vermittlung von Personentransporten via App, Streaminganbieter im Bereich der Medien, die Nutzung von Social Media für die gezielte Werbung, uvw. Das aktuell viele Tätigkeiten über Webkonferenz durchgeführt werden, die zuvor mit kurzer oder längerer Reisetätigkeiten verbunden waren, wird unserer Meinung ebenfalls zu nachhaltigen Änderungen in der Reisebranche insbesondere im Bereich der Dienstreisen führen.

Ausgehend von bekannten Beispielen der digitalen Transformation scheint Schnelligkeit wichtiger als Unternehmensgröße und technische Kompetenz wichtiger als Kapital zu sein. Ein wesentlicher Punkt dabei ist die immer bessere Möglichkeit, günstige sowie hoch skalierbare und global verfügbare IT-Infrastruktur über öffentliche Cloud-Dienstleistungen zu beziehen.

Fazit: Digitalisieren ist nicht genug – go for transformation

Bereits ein Blick auf die begrifflichen Unterschiede zeigt, dass Digitalisieren alleine zu kurz greift. Klar – gute Daten sind die Voraussetzung für alle weiteren Prozesse. Eine Digitalisierung von Prozessen kann oft große Einsparpotentiale sowie die Kundenzufriedenheit heben. Aber um mittelfristig zu überleben, müssen Unternehmen ihre Geschäftsmodelle im Lichte der digitalen Transformation überprüfen und anpassen. Um Leader im Wettbewerb der digitalen Transformation zu bleiben ODER zu werden, müssen Sie die folgenden Punkte im Auge behalten und ein entsprechendes Skillset in Ihrem Unternehmen aufbauen:

Agilität und Design Thinking
Cloud Technologien
Artificial Intelligence
Big Data

Als Experten für digitale Innovation und Technologie unterstützen wir Sie gerne dabei!

UNSERE TRAININGSANGEBOTE ZU INNOVATIONSTECHNOLOGIEN:

Trainings zu Digitalisierung und Innovation bei Spirit in Projects

Cloud Services und Architekturen

Docker & Kubernetes

Grundlagen Machine Learning inkl. Deep Learning

Grundlagen Artificial Intelligence

istock,com/Ridofranz

Online Meetings und Workshops – so gelingen sie

3. Juli 2020/in Beratung /von Alexander Hirt

In Zeiten von Home-Office können neue Meeting-Formen herausfordernd sein. Mitunter stellen Online-Meetings ein charmantes Chaos dar, über das man auch mal lachen darf. Für die produktive Zusammenarbeit bei Online-Besprechungen oder sogar Online-Workshops können einige einfache Tipps helfen!

Es gibt sie in jedem Unternehmen – die Kollegen, bei denen die Videokonferenz oder Telko einfach nie klappt. Da ist Kollege Müller, der partout nie in den Online-Meetingraum reinkommt. Oder Kollegin Meier, bei dem wechselweise die Kamera und das Mikro verrückt spielt. Und dann ist da noch der liebe Kollege, bei dem abwechselnd Katze und Kind durchs Bild huschen.

Dabei sind geführte Online-Besprechungen prinzipiell effizienter, aber in mancherlei Hinsicht auch anstrengender. Besonders dann, wenn man die Teilnehmer nicht sieht, noch nicht gut kennt und sich voll auf die Stimme konzentrieren muss.

Tipps für Online-Meetings

Wie auch bei Offline-Meetings sollte auch eine Online-Besprechung einen Zuständigen haben, der durch das Meeting führt. Ein wichtiger Bestandteil beim „Führen“ durch die Online-Besprechung ist nicht nur eine gute Moderation, sondern vor allem das Teilen (oder „sharen“) der Inhalte am Bildschirm: Agenda, Präsentation von Inhalten und Fragestellungen, das mitgeschriebene Protokoll – das alles hilft den Teilnehmern enorm das Besprochene zu erfassen und mitzuverfolgen! Mit einigen einfachen Regeln laufen Videokonferenzen runder:

Erstellen Sie vorab eine Agenda und einen Zeitplan.
Definieren Sie einen Moderator, der die Besprechung moderiert.
Definieren sie vorab Regeln (wie z.B. Stummschalten des Mikrofons wenn man nicht spricht. Damit hört man das Geklapper auf der Tastatur nicht, wenn man nebenbei eine E-Mail beantwortet (aber Achtung, man ist nicht so Multitasking-fähig wie man glaubt). Dazu gehören auch so „einfache Dinge“ wie Online-Pünktlichkeit, den anderen ausreden zu lassen und die Möglichkeit jederzeit Fragen zu stellen.
Sprechen Sie auch offen an, ob Video gewünscht ist oder nicht.
Wichtig zu Beginn von Online-Besprechungen ist:
- Sicherstellen, dass jeder jeden kennt: Vorstellungsrunde ist online noch viel wichtiger als im Meetingraum
- Sicherstellen, dass alle mit dem Thema und den Fragestellungen vertraut sind: falls nicht, sollte man alle durch einen kurzen Überblick mit der Thematik/Problemlage vertraut machen – so fühlt sich jeder „abgeholt“.
Vereinbaren sie am Ende des Meetings die nächsten Schritte.
Erstellen Sie das Besprechungsprotokoll während der Besprechung online – das Protokoll ist so bestenfalls 15 Minuten nach der Besprechung fertig, wurde versendet und alle Teilnehmer sind über ihre Aufgaben/Follow-Ups informiert.

Tipps für Online-Workshops

Die Herausforderung bei Online-Workshops im Vergleich zu Online-Besprechungen ist, dass teilweise extrem komplexe Sachverhalte kollaborativ erarbeitet werden sollen (z.B. Modelle oder Business-Prozesse). Vor Physical Distancing geschah das üblicherweise im Meetingraum mit Flipchart, Moderator, Business-Analyst und den entsprechenden Stakeholdern sowie Fachexperten.

Grundsätzlich gelten die oben angeführten Punkte für Online-Besprechungen auch für online abgehaltene Workshops. Dazu zählen vorab Agenda und Zeitplan zu besprechen, eine Vorstellungsrunde, eine Thematische Einleitung, das Abholen aller Teilnehmer, das Vereinbaren von Regeln für den Workshop und die Art der Protokollierung. Für den erfolgreichen Online-Workshop ist eine gute Vorbereitung aber noch viel wichtiger wie für den Meetingraum, deshalb geben wir Ihnen folgende Praxistipps:

Rollen klären

Es sollte unbedingt geklärt werden, wer den Moderator macht – in der Praxis ist es oft der Projektmanager. Er kümmert sich um Einhaltung von Agenda und Zeitplan, führt Protokoll und zeichnet ToDos auf. Zusätzlich muss geklärt werden, wer die Rolle z.B. des Business Analysten übernimmt – i.e. die Rolle/Person, die im Workshop die Führung in der Erfassung und Klärung des Business Prozess übernimmt. Damit ist die prozessuale und inhaltliche Führung des Workshops festgelegt. Diese Doppelbesetzung in der Führung des Online-Workshops ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor!

Vorab vereinbaren Moderator und Analyst genau ihre jeweilige Rollenaufteilung und wer was während des Workshops macht:

Wann wird Agenda, Zeitplan, Protokoll am Schirm geteilt (Moderator)
Wann und wie wird der im Entstehen befindliche Prozess erarbeitet (Analyst)

Vorlagen erstellen

Business Analyst & Moderator erstellen vorab eine Vorlage, mit der im Workshop online das Modell oder der Prozess aufgezeichnet werden kann.

Ein mit den wichtigsten Standardelementen vorbefülltes Swim Lane Chart als Template hat sich hierfür in meiner Erfahrung als sehr hilfreich erwiesen.
Alexander Hirt

Fragen vorab klären

Business Analyst & Moderator klären vorab schon so viele Fragen wie möglich. Idealerweise kann man im Workshop schon einen ersten Entwurf beispielsweise eines Prozesses gemeinsam weiterentwickeln, anstatt mit einer völlig leeren Vorlage zu beginnen.

Live dokumentieren

Das Erarbeitete sollte direkt am Bildschirm dokumentiert werden, sodass alle Teilnehmer das Ergebnis sehen und darauf Einfluss nehmen können. So liegen am Ende des Workshops gleich der fertig aufgezeichnete Prozess und das Protokoll vor und können sofort zum Review versendet werden.

Fazit: Online-Meetings nutzen

Meetings werden in Krisenzeiten fast ausschließlich online durchgeführt. Viele Firmen kommen dabei auf den Geschmack und werden Videokonferenzen und Calls wohl auch in Zukunft breiter nutzen. Sei es, um Reisekosten zu sparen oder Wegzeiten zu reduzieren.

Mitarbeiter, die bereits ein erprobtes Set an Methoden aus „Offline“-Meetings und Workshops mitbringen starten hier mit einem klaren Vorteil. Eine gute Möglichkeit, den eigenen Horizont zu erweitern sind hier Kurse in Projektmanagement und Agilität, mit denen der eigene Methodenbaukasten auch für Online-Formate erweitert werden kann.

UNSERE TRAININGSANGEBOTE ZU PROJEKTMANAGMENT UND AGILITÄT: