Online Meetings und Workshops – so gelingen sie

In Zeiten von Home-Office können neue Meeting-Formen herausfordernd sein. Mitunter stellen Online-Meetings ein charmantes Chaos dar, über das man auch mal lachen darf. Für die produktive Zusammenarbeit bei Online-Besprechungen oder sogar Online-Workshops können einige einfache Tipps helfen!

Es gibt sie in jedem Unternehmen – die Kollegen, bei denen die Videokonferenz oder Telko einfach nie klappt. Da ist Kollege Müller, der partout nie in den Online-Meetingraum reinkommt. Oder Kollegin Meier, bei dem wechselweise die Kamera und das Mikro verrückt spielt. Und dann ist da noch der liebe Kollege, bei dem abwechselnd Katze und Kind durchs Bild huschen.

Dabei sind geführte Online-Besprechungen prinzipiell effizienter, aber in mancherlei Hinsicht auch anstrengender. Besonders dann, wenn man die Teilnehmer nicht sieht, noch nicht gut kennt und sich voll auf die Stimme konzentrieren muss.

Tipps für Online-Meetings

Wie auch bei Offline-Meetings sollte auch eine Online-Besprechung einen Zuständigen haben, der durch das Meeting führt. Ein wichtiger Bestandteil beim „Führen“ durch die Online-Besprechung ist nicht nur eine gute Moderation, sondern vor allem das Teilen (oder „sharen“) der Inhalte am Bildschirm: Agenda, Präsentation von Inhalten und Fragestellungen, das mitgeschriebene Protokoll – das alles hilft den Teilnehmern enorm das Besprochene zu erfassen und mitzuverfolgen! Mit einigen einfachen Regeln laufen Videokonferenzen runder:

Erstellen Sie vorab eine Agenda und einen Zeitplan.
Definieren Sie einen Moderator, der die Besprechung moderiert.
Definieren sie vorab Regeln (wie z.B. Stummschalten des Mikrofons wenn man nicht spricht. Damit hört man das Geklapper auf der Tastatur nicht, wenn man nebenbei eine E-Mail beantwortet (aber Achtung, man ist nicht so Multitasking-fähig wie man glaubt). Dazu gehören auch so „einfache Dinge“ wie Online-Pünktlichkeit, den anderen ausreden zu lassen und die Möglichkeit jederzeit Fragen zu stellen.
Sprechen Sie auch offen an, ob Video gewünscht ist oder nicht.
Wichtig zu Beginn von Online-Besprechungen ist:
- Sicherstellen, dass jeder jeden kennt: Vorstellungsrunde ist online noch viel wichtiger als im Meetingraum
- Sicherstellen, dass alle mit dem Thema und den Fragestellungen vertraut sind: falls nicht, sollte man alle durch einen kurzen Überblick mit der Thematik/Problemlage vertraut machen – so fühlt sich jeder „abgeholt“.
Vereinbaren sie am Ende des Meetings die nächsten Schritte.
Erstellen Sie das Besprechungsprotokoll während der Besprechung online – das Protokoll ist so bestenfalls 15 Minuten nach der Besprechung fertig, wurde versendet und alle Teilnehmer sind über ihre Aufgaben/Follow-Ups informiert.

Tipps für Online-Workshops

Die Herausforderung bei Online-Workshops im Vergleich zu Online-Besprechungen ist, dass teilweise extrem komplexe Sachverhalte kollaborativ erarbeitet werden sollen (z.B. Modelle oder Business-Prozesse). Vor Physical Distancing geschah das üblicherweise im Meetingraum mit Flipchart, Moderator, Business-Analyst und den entsprechenden Stakeholdern sowie Fachexperten.

Grundsätzlich gelten die oben angeführten Punkte für Online-Besprechungen auch für online abgehaltene Workshops. Dazu zählen vorab Agenda und Zeitplan zu besprechen, eine Vorstellungsrunde, eine Thematische Einleitung, das Abholen aller Teilnehmer, das Vereinbaren von Regeln für den Workshop und die Art der Protokollierung. Für den erfolgreichen Online-Workshop ist eine gute Vorbereitung aber noch viel wichtiger wie für den Meetingraum, deshalb geben wir Ihnen folgende Praxistipps:

Rollen klären

Es sollte unbedingt geklärt werden, wer den Moderator macht – in der Praxis ist es oft der Projektmanager. Er kümmert sich um Einhaltung von Agenda und Zeitplan, führt Protokoll und zeichnet ToDos auf. Zusätzlich muss geklärt werden, wer die Rolle z.B. des Business Analysten übernimmt – i.e. die Rolle/Person, die im Workshop die Führung in der Erfassung und Klärung des Business Prozess übernimmt. Damit ist die prozessuale und inhaltliche Führung des Workshops festgelegt. Diese Doppelbesetzung in der Führung des Online-Workshops ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor!

Vorab vereinbaren Moderator und Analyst genau ihre jeweilige Rollenaufteilung und wer was während des Workshops macht:

Wann wird Agenda, Zeitplan, Protokoll am Schirm geteilt (Moderator)
Wann und wie wird der im Entstehen befindliche Prozess erarbeitet (Analyst)

Vorlagen erstellen

Business Analyst & Moderator erstellen vorab eine Vorlage, mit der im Workshop online das Modell oder der Prozess aufgezeichnet werden kann.

Ein mit den wichtigsten Standardelementen vorbefülltes Swim Lane Chart als Template hat sich hierfür in meiner Erfahrung als sehr hilfreich erwiesen.
Alexander Hirt

Fragen vorab klären

Business Analyst & Moderator klären vorab schon so viele Fragen wie möglich. Idealerweise kann man im Workshop schon einen ersten Entwurf beispielsweise eines Prozesses gemeinsam weiterentwickeln, anstatt mit einer völlig leeren Vorlage zu beginnen.

Live dokumentieren

Das Erarbeitete sollte direkt am Bildschirm dokumentiert werden, sodass alle Teilnehmer das Ergebnis sehen und darauf Einfluss nehmen können. So liegen am Ende des Workshops gleich der fertig aufgezeichnete Prozess und das Protokoll vor und können sofort zum Review versendet werden.

Fazit: Online-Meetings nutzen

Meetings werden in Krisenzeiten fast ausschließlich online durchgeführt. Viele Firmen kommen dabei auf den Geschmack und werden Videokonferenzen und Calls wohl auch in Zukunft breiter nutzen. Sei es, um Reisekosten zu sparen oder Wegzeiten zu reduzieren.

Mitarbeiter, die bereits ein erprobtes Set an Methoden aus „Offline“-Meetings und Workshops mitbringen starten hier mit einem klaren Vorteil. Eine gute Möglichkeit, den eigenen Horizont zu erweitern sind hier Kurse in Projektmanagement und Agilität, mit denen der eigene Methodenbaukasten auch für Online-Formate erweitert werden kann.