Ebenen der Businessanalyse

Businessanalyse ist nicht gleich Businessanalyse. Tatsächlich gibt es unterschiedliche Varianten, die je nach Betrachtungsaspekt und Zielsetzung eingesetzt werden müssen.

Die unterschiedlichen Einsatzmöglichkeiten erfolgen aus den verschiedenen Aufgabenstellungen, die im Zuge der Digitalisierung von Geschäftsprozessen und unterstützenden Prozessen vorgefunden werden. Grundsätzlich kann man drei Varianten unterscheiden:

• Teilgeschäftsprozess- bzw. IT-System-Analyse
• Geschäftsprozessanalyse
• Enterprise-Analyse

Diese drei Varianten der Business Analyse werden nun näher betrachtet und verglichen.

Teilgeschäftsprozessanalyse

Die Teilgeschäftsprozessanalyse hat als Fokus einen Ausschnitt eines Geschäftsprozesses. Sie wird in der Praxis daher am besten zur Digitalisierung einzelner Prozessschritte eingesetzt. Diesbezüglich ist sie dem klassischen Requirements
Engineering sehr ähnlich, da die Anforderungen an ein IT-System im Vordergrund stehen. Aus diesem Fokus heraus können die Funktionalitäten des Systems optimal gestaltet werden, es findet aber keine gesamtheitliche Prozessoptimierung statt.

Tatsächlich ist diese Variante jene, die in der Praxis am häufigsten angetroffen wird, da zumeist bestehende Prozesse weiter optimiert werden sollen, ohne am Grundgerüst der Abläufe zu rütteln. Der Vorteil dieser Variante liegt in ihrem überschaubaren Umfang. Die lokale Optimierung eines Prozesses führt über längere Zeit jedoch dazu, dass das volle Potenzial einer Prozessoptimierung nicht ausgeschöpft wird.

Geschäftsprozessanalyse

Die Geschäftsprozessanalyse legt den Fokus auf die Ende-zu-Ende-Betrachtung eines ganzen Prozesses. Diese Variante wird am häufigsten bei der Neugestaltung ganzer Prozesse eingesetzt. Beispiele dafür sind:

• Ein Prozess wird erstmalig vollständig digitalisiert.
• Das IT-System eines Prozesses wird ausgewechselt oder wesentlich verändert (z.B. werden mehrere Systeme zusammengelegt oder die Technologie einzelner Prozessschritte geändert).
• Die Leistungsdaten eines Prozesses sind nicht mehr ausreichend und sollen mit einem grundlegenden Redesign unter Nutzung von IT-Systemen neugestaltet werden.

Leider gibt es bei dieser Variante in der praktischen Umsetzung in vielen Unternehmen noch immer die zu überwindende Barriere zwischen der Verantwortung für die Prozessgestaltung beziehungsweise Optimierung und der Verantwortung für die Gestaltung und Entwicklung der IT-Systeme. Im Sinne der wo immer möglichen umfassenden Digitalisierung von Geschäftsprozessen erscheint dies jedoch nicht angebracht. Zumindest eine enge Zusammenarbeit oder sogar eine Integration ist wünschenswert, um zukünftige Herausforderungen annehmen zu können.

Enterprise-Analyse

Die Enterprise-Analyse wiederum hat einen noch größeren Aspekt. Dabei werden ganze Prozessgruppen, Teilorganisationen oder im Extremfall die gesamte Organisation betrachtet und Optimierungen ausgearbeitet. Dazu werden grob gesagt Unternehmensziele mit Prozessen, Services, Systemen und Technologien verbunden und gesamtheitlich betrachtet. Dieser Ansatz kann mit der üblichen Prozessanalyse nicht durchgeführt werden. Es müssen Methoden der Enterprise-Analyse (TOGAF®, ArchiMate®) angewandt werden. Weiters ist eine rein technische Aufbereitung der Analyse nicht ausreichend. Zuerst müssen Ziele aus der Unternehmensleitung klar definiert werden. Die enge Zusammenarbeit mit internen Stakeholders oder externer Beratung aus den Bereichen Finanzen und Kosten, Marketing und Verkauf, Produktion, Forschung und Entwicklung und so weiter ist für die erfolgreiche Umsetzung notwendig.

Aus Sicht des Businessanalysten soll bei dieser Vorgehensweise, ausgehend von optimierten Prozessen, eine darauf abgestimmte IT-Service- und Systemlandschaft erstellt werden. Der Vorteil dieser Methode liegt in der gesamtheitlichen Betrachtung der Organisation und der in die Methode integrierten Fokussierung auf die Digitalisierung der Prozesse. Ihr Nachteil liegt klar im hohen Aufwand. Praktisch bemerken wir auch häufig das Fehlen klarer unternehmerischer Zielvorgaben beziehungsweise auch die Problemstellung, dass die Gestaltung von Prozessen nicht immer ausschließlich rational abgewickelt werden kann, insbesondere bei Veränderungen in der Aufbauorganisation.

Prozesse: Auf der richtigen Ebene ansetzen

Für Ihr Unternehmen ist es wichtig, dass Sie nachhaltige Lösungen implementieren. Daher muss bereits die Analyse auf der richtigen Ebene Ihres Business ansetzen. Die Experten von Spirit in Projects unterstützen Sie dabei, Ihr Business und Ihre Prozesse zu durchleuchten. Wir beraten praxisrelevant und unterstützen Sie dabei, Know-how langfristig in Ihrem Unternehmen zu verankern.