Ausschreibungen

Öffentliche Stellen stehen insbesondere bei IT-Ausschreibungen vor einem großen Dilemma. Einerseits sind die anzuschaffenden Systeme wichtig und sollen möglichst rasch und natürlich auch zu vertretbaren Kosten besorgt werden. Andererseits ist man durch die gesetzlich vorgeschriebenen Vergabeverfahren bei der Auswahl der Bieter eingeschränkt: Häufig ist der Bestbieter aus dem Verfahren in der Realität nicht jenes Unternehmen, das die tatsächlich beste Lösung auch innerhalb der Vorgaben hinsichtlich Zeit, Budget und organisatorischer Rahmenbedingungen liefern kann.

Mit großen Aufwand wird daher versucht, insbesondere die Leistungsbeschreibung für Ausschreibungen „wasserdicht“ zu gestalten. Das gelingt bei der Ausschreibung einfacher und leicht vergleichbarer Waren noch gut. Bei der Anschaffung komplexer technischer Lösungen und spezieller Softwaresysteme wird die Leistungsbeschreibung aber leider sehr oft nicht optimal umgesetzt. Besonders problematisch ist, dass die in der Leistungsbeschreibung schlummernden Probleme oftmals erst bei der Lieferung, Inbetriebnahme oder sogar erst im täglichen Einsatz der Systeme bemerkt werden. Daraus ergeben sich in weiterer Folge Verzögerungen, ineffizientes Arbeiten und überhöhte Kosten für Änderungsanforderungen.

Unser Beratungsansatz zu Requirements Engineering

Wir stellen die Anforderungen an IT-Lösungen im Kontext zu den Geschäftsbedürfnissen und den technischen Möglichkeiten und vermeiden damit teure Fehlplanungen.

Erfolgsfaktor Leistungskatalog

Die Gestaltung von Leistungskatalogen ist die Königsdisziplin des Anforderungsmanagements und ein wesentlicher Erfolgsfaktor einer Ausschreibung.

Der Leistungskatalog ist ein zentrales Element für den Erfolg von Ausschreibungen - Spirit in Projects unterstützt Sie dabei!

Die Erstellung eines Leistungskatalogs folgt dabei einigen wichtigen Eckpunkten:

  • Die Fachanforderungen wurden umfassenden erhoben und abgestimmt.
  • Die Anforderungen sind mit der Unternehmensstrategie in Einklang gebracht worden.
  • Der Leistungskatalog enthält nur eindeutige, klare und konsistente Anforderungen.
  • Der Leistungskatalog ist für potentielle Anbieter verständlich aufgebaut.
  • Der Leistungskatalog unterstützt in Inhalt und Struktur die Tätigkeiten im Ausschreibungsverfahren.
  • Der Leistungskatalog erlaubt die Erstellung vergleichbarer Angebote.
  • Der Leistungskatalog unterstützt wenn notwendig Verhandlungen, z.B. indem die Anforderungen korrekt priorisiert sind.
  • Der Leistungskatalog kann als Grundlage für die Vorbereitung der Abnahme von Lieferungen eingesetzt werden.

Unsere Erfahrung zeigt deutlich, dass sauberes Anforderungsmanagement im Rahmen von Ausschreibungen Geld spart – indem Angebote besser vergleichbar und verhandelbar sind sowie Probleme im Verfahrensablauf und beim Einsatz der gelieferten Systeme deutlich reduziert werden.

Karl SchottCEO

Erfolgreiche Ausschreibungs-Projekte von Spirit in Projects:

Die Experten von Spirit in Projects unterstützen Sie gerne mit Ihrer langjährigen Erfahrung in den Bereichen Anforderungsanalyse, Leistungskataloge und Ausschreibungen im öffentlichen Bereich. Durch unsere zahlreichen Projekte und Kunden im öffentlichen Sektor bringen wir viel Erfahrung und Know-how für die optimale Vorbereitung und Abwicklung für IT-Ausschreibungen mit.