Cloud, KI, neue Lizenzmodelle und regulatorische Anforderungen verändern derzeit die IT-Landschaft grundlegend. Wer diese Veränderungen nur technisch betrachtet, vergibt enormes Potenzial.

Kaum ein CIO oder IT-Leiter dürfte sich derzeit über mangelnde Herausforderungen beklagen.

Unternehmen migrieren ihre Anwendungen in die Cloud, beschäftigen sich mit dem Einsatz von Künstlicher Intelligenz und müssen gleichzeitig auf neue Lizenzmodelle sowie regulatorische Anforderungen wie NIS2, DORA oder den EU AI Act reagieren. Hinzu kommen steigende Lizenzkosten, der Fachkräftemangel und der Wunsch, die Digitalisierung endlich messbar voranzutreiben.

In unseren Projekten beobachten wir dabei immer wieder ein ähnliches Muster: Die Aufmerksamkeit richtet sich zunächst auf die Auswahl der richtigen Technologie. Welche Plattform soll künftig eingesetzt werden? Welche Systeme müssen ersetzt werden? Welche Daten sind zu migrieren?

Diese Fragen sind wichtig. Sie greifen jedoch häufig zu kurz. Die eigentliche Frage lautet:

Unterstützen unsere heutigen Geschäftsprozesse überhaupt noch die Ziele unseres Unternehmens?

Gerade jetzt bietet sich die Chance, diese Frage neu zu stellen.

Ein neues System löst selten ein altes Problem

Wenn eine Software ersetzt oder modernisiert wird, konzentrieren sich Projekte häufig auf technische Fragestellungen.

Welche Plattform wählen wir?
Welche Daten müssen migriert werden?
Welche Schnittstellen sind anzupassen?
Wann erfolgt der Go-Live?

Aus unserer Erfahrung geraten dabei die eigentlichen Geschäftsprozesse häufig in den Hintergrund. Ein neues System macht aus einem schlechten Prozess keinen guten Prozess. Es digitalisiert ihn lediglich.

Wer bestehende Abläufe unverändert übernimmt, übernimmt meist auch deren Schwächen.

Historisch gewachsene Prozesse

Die wenigsten Geschäftsprozesse wurden einmal entwickelt und anschließend unverändert gelebt. Sie verändern sich über viele Jahre hinweg. Neue gesetzliche Anforderungen, organisatorische Änderungen oder technische Einschränkungen führen dazu, dass Prozesse Schritt für Schritt erweitert werden.

Jede einzelne Anpassung ist für sich genommen meist nachvollziehbar. In der Summe entstehen jedoch zusätzliche Freigaben, manuelle Tätigkeiten oder Medienbrüche, deren ursprünglicher Zweck oft längst in Vergessenheit geraten ist.

Genau deshalb sollte ein Systemwechsel nicht nur als IT-Projekt verstanden werden. Er bietet die ideale Gelegenheit, bestehende Prozesse kritisch zu hinterfragen und auf ihren tatsächlichen Mehrwert zu prüfen.

Der eigentliche Treiber ist oft gar nicht die Digitalisierung

Interessanterweise entstehen viele Transformationsprojekte heute gar nicht aus einer strategischen Entscheidung heraus. Häufig werden sie durch äußere Rahmenbedingungen ausgelöst.

Beispielsweise

endet der Support bestehender Softwarelösungen,
ändern Hersteller ihre Lizenzmodelle,
machen regulatorische Anforderungen organisatorische Anpassungen notwendig oder
eröffnen neue Technologien wie KI völlig neue Möglichkeiten.

In unseren Projekten zeigt sich dabei immer wieder, dass die Technologie lediglich der Auslöser ist. Der eigentliche Veränderungsbedarf liegt häufig in den Geschäftsprozessen

Prozessanalyse ist kein Selbstzweck

Manchmal hören wir den Satz:

“Wir kennen unsere Prozesse ohnehin.”

In der Praxis zeigt sich jedoch häufig etwas anderes.

Unterschiedliche Fachbereiche haben unterschiedliche Vorstellungen vom gleichen Prozess. Verantwortlichkeiten sind nicht eindeutig geregelt. Einzelne Prozessschritte existieren nur deshalb, weil sie vor Jahren einmal notwendig waren.

Eine strukturierte Prozessanalyse schafft hier Transparenz.

Leider wird Prozessanalyse häufig mit Dokumentation verwechselt. Dabei geht es nicht darum, möglichst viele BPMN-Diagramme zu erstellen.

Eine gute Prozessanalyse beantwortet vielmehr grundlegende Fragen:

Welches Ziel verfolgt der Prozess?
Welchen Nutzen stiftet er für Kunden und Unternehmen?
Welche Schritte schaffen tatsächlich Mehrwert?
Wo entstehen Wartezeiten oder Medienbrüche?
Welche Entscheidungen könnten automatisiert werden?
Welche Informationen werden wirklich benötigt?
Welche Prozessschritte existieren nur noch aus historischen Gründen?

Erst wenn diese Fragen beantwortet sind, lassen sich Anforderungen an eine zukünftige Lösung sinnvoll formulieren.

Gute Prozesse reduzieren nicht nur Kosten

In vielen Projekten wird hauptsächlich über Lizenzkosten oder Implementierungsaufwand diskutiert.

Dabei entstehen die größten Einsparungspotenziale häufig an einer ganz anderen Stelle.

Optimierte Prozesse führen zu kürzeren Durchlaufzeiten, weniger manuellen Tätigkeiten, geringerem Schulungsaufwand und einer höheren Datenqualität. Gleichzeitig reduzieren sich individuelle Anpassungen, Schnittstellen und spätere Betriebsaufwände.

Unsere Erfahrung zeigt, dass sich eine fundierte Prozessanalyse häufig bereits während der Einführung eines neuen Systems bezahlt macht.

Business Analyse vor Technologie

Aus unserer Sicht beginnt Digitalisierung nicht mit der Auswahl einer Software. Sie beginnt mit dem Verständnis des Unternehmens über ihre eigenen Prozesse.

Erst wenn Prozesse, Ziele und Anforderungen verstanden sind, lässt sich beurteilen,

welche Funktionen tatsächlich benötigt werden,
welche Prozesse vereinfacht werden können,
wo Automatisierung sinnvoll ist,
und welche Technologie den größten Mehrwert liefert.

In erfolgreichen Projekten folgt die Technologie dem Prozess – nicht umgekehrt.

Fazit

Noch nie standen Unternehmen gleichzeitig vor so vielen technologischen Veränderungen wie heute.

Cloud-Migrationen, Künstliche Intelligenz, neue Lizenzmodelle und regulatorische Anforderungen machen Investitionen in die IT unvermeidlich.

Unsere Erfahrung aus zahlreichen Digitalisierungsprojekten zeigt jedoch: Erfolgreiche Transformationen beginnen nicht mit der Auswahl einer neuen Software, sondern mit dem Verständnis der eigenen Geschäftsprozesse.

Wer den aktuellen Veränderungsdruck nutzt, um Prozesse kritisch zu hinterfragen und neu zu gestalten, schafft nicht nur die Grundlage für eine erfolgreiche Systemeinführung. Er schafft die Grundlage für ein Unternehmen, das auch zukünftige technologische Veränderungen einfacher bewältigen kann.