Die Ausschreibung ist veröffentlicht. Das Budget ist freigegeben. Die ersten Bieterfragen treffen ein.

Eigentlich sollte das Projekt jetzt auf einem soliden Fundament stehen.

Tatsächlich werden jedoch viele IT-Projekte bereits Monate vor der Veröffentlichung der Ausschreibung auf einen problematischen Kurs gebracht. Nicht weil die Anbieter ungeeignet wären oder die Technologie versagt, sondern weil wesentliche Vorarbeiten nicht durchgeführt wurden.

In unserer Beratungspraxis beobachten wir immer wieder dieselben Muster. Die meisten Probleme entstehen lange bevor die erste Zeile eines Lastenhefts geschrieben wird.

Fehler 1: Die Ist-Situation wurde nie wirklich analysiert

Meistens werden Symptome oder bereits vermutete Lösungen diskutiert, wie zum Beispiel: „Wir benötigen eine moderne Lösung“, „Die Anwender sind unzufrieden“ oder „Wir sollten KI verwenden“. Diese Aussagen beschreiben jedoch selten das eigentliche Problem, das gelöst werden soll.

Bevor über neue Systeme gesprochen wird, sollte zunächst verstanden werden:

Welche Prozesse sind betroffen?
Welche Stakeholder sind betroffen?
Wo entstehen heute Zeitverluste?
Welche Medienbrüche existieren?
Welche Datenprobleme bestehen?

Nicht selten zeigt eine Analyse, dass die eigentlichen Probleme organisatorischer Natur sind oder durch Anpassungen bestehender Systeme gelöst werden können.

Fehler 2: Der gewünschte Nutzen wurde nicht definiert

Viele Ausschreibungen beschreiben detailliert, was ein System können soll und welche Funktionen gewünscht sind. Nur selten wird beschrieben, warum das System überhaupt beschafft wird. Dabei ist genau diese Frage entscheidend.

Welche Ziele sollen erreicht werden?

Schnellere Bearbeitungszeiten?
Weniger manuelle Tätigkeiten?
Höhere Datenqualität?
Verbesserte Kundenzufriedenheit?
Erfüllung regulatorischer Anforderungen?
Mehr Informationssicherheit?

Eine klare Unterscheidung zwischen Leistungszielen und Nutzungszielen hilft dabei wesentlich weiter. Während Leistungsziele beschreiben, welche Funktionen und Eigenschaften eine Lösung besitzen soll, beschreiben Nutzungsziele den tatsächlichen Nutzen für die Organisation, beispielsweise kürzere Bearbeitungszeiten, geringere Kosten oder eine höhere Datenqualität.

Eine Ausschreibung mit 500 Anforderungen hilft wenig, wenn niemand sagen kann, welchen konkreten Nutzen die Lösung erzeugen soll.

Fehler 3: Anforderungen werden gesammelt statt analysiert

Viele Organisationen führen Workshops durch und sammeln Anforderungen. Das Ergebnis sind oft lange Wunschlisten.

Doch häufig wird nicht hinterfragt:

Warum wird die Funktion benötigt?
Welches Problem löst diese Funktion?
Welchen Mehrwert erzeugt sie?

Requirements Engineering bedeutet nicht, Anforderungen zu sammeln. Es bedeutet, die richtigen Anforderungen zu identifizieren, zu verstehen, zu hinterfragen, auszuarbeiten und zu priorisieren. Diese Zeit sollte man investieren, um nicht nur die Ausschreibung abzuwickeln, sondern ein tragfähiges, wartbares und nutzbringendes System zu beschaffen.

Fehler 4: Fachbereich und IT arbeiten getrennt

Der Fachbereich beschreibt seine Wünsche und Bedürfnisse. Die IT beschreibt technische Randbedingungen. Dazwischen entsteht häufig eine Lücke.

Die Folge sind widersprüchliche Anforderungen, unrealistische Erwartungen und Missverständnisse bei den Anbietern.

Erfolgreiche Ausschreibungen entstehen durch die gemeinsame Arbeit von Fachbereichen, IT, Datenschutz, Informationssicherheit und weiteren Stakeholdern.

Fehler 5: Prozesse werden nicht betrachtet

Ein neues System digitalisiert oft lediglich bestehende Schwächen.

Wenn ineffiziente Prozesse unverändert in ein neues System übernommen werden, entsteht kein echter Mehrwert.

Vor der Ausschreibung sollte daher immer geprüft werden:

Welche Prozesse sollen unterstützt werden?
Welche Prozessschritte können entfallen?
Wo bestehen Automatisierungspotenziale?

Fehler 6: Nichtfunktionale Anforderungen fehlen

Viele Ausschreibungen enthalten hunderte funktionale Anforderungen. Ein System, das alle gewünschten Funktionen besitzt, aber zu langsam, unsicher oder nicht wartbar ist, wird von den Anwendern häufig dennoch als Misserfolg wahrgenommen.

Wichtige Qualitätsmerkmale die betrachtet werden sollten, sind:

Performance
Verfügbarkeit
Skalierbarkeit
IT-Sicherheit
Datenschutz
Zuverlässigkeit
Wartbarkeit

Gerade bei kritischen Infrastrukturen und öffentlichen Einrichtungen können diese Aspekte über den Erfolg oder Misserfolg eines Projekts entscheiden.

Fehler 7: Systemlandschaft und Zukunftsfähigkeit werden nicht ausreichend berücksichtigt

Die bestehende Systemlandschaft wird häufig nur unzureichend betrachtet.

Neue Lösungen stehen selten allein. Sie müssen sich in bestehende Anwendungslandschaften integrieren.

Wer die vorhandenen Systeme, Schnittstellen und Datenflüsse nicht kennt, unterschätzt Aufwand, Risiken und Kosten erheblich.

Die Zukunftsfähigkeit wird nicht betrachtet.

Ein anderer Aspekt ist, dass sich Technologien rasant weiterentwickeln. Themen wie:

Künstliche Intelligenz
Automatisierung
Cloud-Strategien
API-Fähigkeit
Datenintegration
die zukünftige Unternehmensarchitektur

sollten bereits bei der Ausschreibung berücksichtigt werden.

Fehler 8: Der Betrieb wird vergessen

Viele Ausschreibungen konzentrieren sich ausschließlich auf die Einführung.

Dabei entstehen die eigentlichen Kosten oft erst danach:

Wartung
Support
Betrieb
Weiterentwicklung
Schulungen

Eine gute Ausschreibung betrachtet den gesamten Lebenszyklus einer Lösung.

Fehler 9: Die Bewertungskriterien passen nicht zum Projekt

Wer ausschließlich nach Preis bewertet, erhält häufig nicht die wirtschaftlichste Lösung.

Bewertungskriterien sollten immer die Projektziele unterstützen und fachliche, technische sowie organisatorische Aspekte berücksichtigen.

Besonders kritisch wird es, wenn Bewertungskriterien zwar definiert werden, deren tatsächlicher Einfluss auf die Punktevergabe jedoch gering ist.

Fehler 10: Es fehlt eine unabhängige Begleitung

Ausschreibungen sind nicht nur Vergabeprojekte. Sie sind Veränderungsprojekte. Viele Organisationen führen IT-Ausschreibungen nur alle paar Jahre durch. Entsprechend fehlt häufig die Erfahrung mit aktuellen Methoden, Technologien und Marktentwicklungen sowie mit der Bewertung komplexer Lösungskonzepte.

Eine unabhängige Begleitung hilft dabei,

Anforderungen zu strukturieren,
Risiken frühzeitig zu erkennen,
Stakeholder einzubinden,
Bieterkonzepte und mögliche Lösungen auf ihre Tragfähigkeit zu prüfen und
tragfähige Entscheidungen vorzubereiten.

Fazit

Die meisten gescheiterten IT-Projekte scheitern nicht an der Technologie. Sie scheitern an unklaren Zielen, fehlender Analyse und unzureichenden Anforderungen.

Wer vor der Ausschreibung Zeit in die Analyse investiert, spart später ein Vielfaches an Kosten, Verzögerungen und Projektrisiken.

Die beste Ausschreibung ist nicht jene mit den meisten Anforderungen, sondern jene mit dem klarsten Verständnis des eigentlichen Problems und des angestrebten Nutzens.

Erfolgreiche Ausschreibungen beginnen daher nicht mit einem Lastenheft, sondern mit dem Verständnis der Ausgangssituation, der Ziele und des erwarteten Nutzens.