Success Stories Archive - Spirit in Projects

Montage einer neuen LED Lampe durch die MA 33 in der Dorotheergasse

Projektmanagement für Leuchtentausch-Projekt der Stadt Wien (MA 33)

1. September 2019/von Wolfgang Hiermann

Der Magistrat der Stadt Wien – MA 33 (Wien leuchtet) startete im Jahr 2017 ein Projekt zur Planung des Tausches der Seilhängeleuchten im öffentlichen Raum von konventionellen Leuchtmitteln auf moderne und energiesparende LED-Leuchten. Die Maßnahmen dienen der Energieeinsparung und innovativen Energieeffizienz mit Sinne des Smart-City-Ansatzes.

Die Aufgabe

Das Expertenteam von Spirit in Projects unterstützte die MA 33 bei der Gesamtplanung des bis 2020 veranschlagten Umsetzungsprojektes. Dabei mussten die Erhebungs- und Planungsprozesse für den Leuchtentausch, sowie Einkauf, Montage und Entsorgung der Altleuchten beplant werden.

Unser Ansatz

Mit ihrer Projektmanagement-Expertise unterstützte die Spirit in Projects dabei bei der Ausarbeitung der Zeit-, Ressourcen und Kostenplanung. Zur Vorbereitung eines optimalen Projektablaufs wurden zudem die Kommunikations- und Eskalationspläne definiert und ein Berichtswesen festgelegt. Ein proaktives Risikomanagement und eine detaillierte Planung der Stakeholder-Information dienten hier ebenfalls zur Absicherung des optimalen Projektverlaufs.

Weitere Informationen: www.wien.gv.at/kontakte/ma33/index.html

Website AWS

Task Tracking Tool der AWS – QS für Lastenheft und Ausschreibungsbegleitung

1. Juni 2019/von Karl Schott

Das Austria Wirtschaftsservice (AWS) wollte 2018/2019 sein bereits ausgearbeitetes Lastenheft für ein Task Tracking Tool einer Qualitätssicherung unterziehen. Zusätzlich wurde eine Ausschreibungsbegleitung für das Lastenheft aufgesetzt.

Die Experten von Spirit in Projects analysierten das bestehende Lastenheft in Hinblick auf Struktur, Begrifflichkeiten, Linguistik sowie Lesbarkeit und erarbeiteten eine Reihe von Verbesserungsvorschlägen. So konnte die Qualität in Hinblick auf die darauf folgende Ausschreibung signifikant verbessert werden und bereits im Vorfeld Scope- und Abgrenzungsprobleme vermieden werden.

In weiterer Folge wurde der Ausschreibungsprozess ebenfalls von Spirit in Projects begleitet.

Weitere Informationen: www.aws.at

Success Story: Partizipative Anforderungsanalyse bei Wien gibt Raum

PID/Christian Fürthner

Wien gibt Raum – Digitalisierung von Behördenverfahren

1. Januar 2019/von Karl Schott

Mit „Wien gibt Raum“ arbeitet der Magistrat der Stadt Wien an der Digitalisierung des öffentlichen Raumes. Ziel des von 2017 bis 2022 angelegten Programmes ist es, die Prozesse für sogenannte Sondernutzungen des öffentlichen Raumes vom Antrag, über das Behördenverfahren bis zur Genehmigung und Verrechnung zu digitalisieren. Im Fokus stehen dabei Nutzungen wie Schanigärten, Werbungen, Veranstaltungen und Märkte – aber auch Nutzungen im Zuge von Baustellen. Neben umfangreichen Organisations-, Gesetzes- und Prozessänderungen werden für alle Verfahrensschritte (Antrag über mein.wien, Verfahrensführung, Verrechnung und Auswertungen) Software-Tools entwickelt.

Die Aufgabe

Spirit in Projects ist im Auftrag der MA 01 – Wien Digital für das Programm tätig. Das Team der Spirit in Projects begleitet das Programm in der gesamten Analyse der Geschäftsprozesse und Anforderungen: So werden gemeinsam mit den beteiligten Organisationseinheiten die Ist-Prozesse detailliert erhoben und Soll-Prozesse definiert. Die Anforderungen der Fachdienststellen werden schließlich in Lastenhefte für die Softwarekompontenten des Programmes (Antragsportal, Fachinformationssystem für die Verwaltung, Gebührenrechner für SAP, Schnittstelle zu einem Data Warehouse) verdichtet.

Die Herausforderung

Die besondere Komplexität des Programmes besteht nicht zuletzt in der großen Anzahl der Stakeholder: Direkt an der Verfahrensführung sind sechs unterschiedliche Dienststellen des Magistrats beteiligt, dazu kommen noch weitere Einheiten als Sachverständige bzw. fallweise eingebundene Einheiten.

Unser Ansatz

Zur Steuerung dieser Komplexität hat Spirit in Projects erfolgreich einen partizipativen Ansatz mit einer großen Anzahl an Abstimmungsworkshops gewählt, um eine maximale Akzeptanz der erhobenen Anforderungen zu erreichen. Die Umsetzung der Vorhaben startet Anfang 2019.

Weitere Informationen: www.wiengibtraum.at & mein.wien.gv.at

Flughafen Wien AG

Lastenheft und Leistungskatalog – Baukostenverfolgung Flughafen Wien

1. Januar 2018/von Karl Schott

Top Niveau!
Mag. Andras Eder, Leiter des Zentraleinkaufs der Flughafen Wien AG

Die Flughafen Wien AG löste im Jahr 2017 ihr System für Baukostenverfolgung ab. Die Experten von Spirit in Projects unterstützen dabei durch die Erstellung eines Lastenheftes, das in Form eines Leistungskataloges dann in weiterer Folge als Grundlage für eine Ausschreibung diente.

Die Herausforderung

Die besondere Herausforderung des Projekts bildete die Berücksichtigung aller notendigen Schnittstellen der Abwicklung baulicher Vorhaben des Flughafens Wien. Zusätzlich sollte das System die Prozesse des Bauhandbuches abbilden.

Unser Ansatz

Spirit in Projects legte besonderes Augenmerk auf eine detaillierte Analyse und Klassifizierung der relevanten Stakeholder. Die Anforderungen wurden in Workshops erhoben und zusätzlich mit anderen Quellen (Dokumenten, Standards, Systemen) angereichert. Im Zuge von Interviews mit besonders relevanten Stakeholdern wurden die Anforderungen zusätzlich verfeinert. Von der Grobstruktur bis zum finalen Dokument wurde das Lastenheft auf mehreren Ebenen partizipativ abgestimmt.

Der Nutzen

So konnte eine treffsichere Grundlage für die Ausschreibung des Systems zur Baukostenverfolgung der Flughafen Wien AG geschaffen werden. Besonders freuen wir uns über das Feedback von Mag. Andras Eder, Leiter des Zentraleinkaufs der Flughafen Wien AG: „Top Niveau!“

Weitere Informationen: www.viennaairport.com

Wikimedia/Taxiarchos228/CC by 3.0

Neuaufstellung der PM-Prozesse für die ITG Graz

1. Januar 2017/von Wolfgang Hiermann

Die Stadt Graz und ihre IT-Tochter ITG Informationstechnik Graz GmbH standen vor neuen Herausforderungen. Aus den Themenbereichen Smart City und Digitalisierung entstehen in der Zukunft zahlreiche Projekte.

Die Aufgabe

Um auf diese Entwicklungen optimal vorbereitet zu sein, plante die ITG in den Jahren 2017 und 2018 ihre Prozesse für Projektmanagement, Anforderungsmanagement und Qualitätsmanagement neu aufzustellen. Ziel war es, die Projektabschlussrate zu erhöhen sowie die –durchlaufzeiten zu reduzieren und den Ressourceneinsatz zu optimieren.

Unser Ansatz

Die Experten von Spirit in Projects erarbeiteten durch Dokumentenanalysen, Führungskräfteinterviews sowie Workshops ein gemeinsames Zielbild für die ITG, das insbesondere Rücksicht auf die Unternehmenskultur und die involvierten Prozess-Stakeholder nimmt. Dieses wurde in einen Ergebnisbericht mit Handlungsoptionen für die Geschäftsleitung und Führungskräfte gegossen.

Der Nutzen

Durch die Identifikationen von Quick Wins und Verbesserungspotentialen konnte ein Vorgehensplan erstellt werden, der den Kundennutzen unmittelbar in den Mittelpunkt stellt.

Weitere Informationen: www.graz.at/itg

Internet on board für alle Railjets der ÖBB

OEBB/Harald Eisenberger

Ausschreibungs- und Projektmanagement für Internet on board der ÖBB

1. Juni 2015/von Karl Schott

Die ÖBB beauftragte im Jahr 2015 Nomad Digital, einen auf den Transportsektor spezialisierten Connectivity-Anbieter, mit der der Umsetzung einer IOB (Internet on board) Lösung im ersten Schritt für die Railjet Flotte. Als weitere Schritte sollte IOB dann auf bis zu 900 ÖBB-Zügen sowie 2.000 Bussen ausgeweitet werden – das damals weltweit größte Projekt für Bereitstellung von On-Board-Konnektivität für zwei Verkehrsmittel in Rahmen einer Partnerschaftsvereinbarung.

Die Herausforderung

Die Herausforderung des Projektes bestand darin, dass sowohl fahrzeugseitige, als auch landseitige Faktoren berücksichtigt werden mussten. Dabei sollte nicht „nur“ WLAN im Zug, sondern am Ende mittels Contentservern ein komplettes Entertainmentangebot für die Fahrgäste bereitstehen. Das System musste so spezifiziert sein, dass es auch mittel- bis langfristig in Hinblick auf Skalierbarkeit und Trafficvolumina nachhaltig betrieben werden kann.

Unsere Leistung

Die Experten von Spirit in Projects begleiteten die Ausschreibung mit der Erstellung eines Lastenheftes und eines Leistungskataloges. Auf Wunsch des Auftraggebers ÖBB übernahm Spirit in Projects in weiterer Folge auch das gesamtheitliche Programm- und Projektmanagement für den Auftragnehmer Nomad Digital und sorgte für eine erfolgreiche Projektabwicklung.

Der Nutzen

Durch ein unabhängiges und methodisch fundiertes Management sowie eine Ausrichtung auf den Kundennutzen in genauer Kenntnis der Anforderungen konnte das Projekt erfolgreich abgewickelt werden.

Weitere Informationen: onboard.oebb.at

Wikimedia/Johann Jaritz/CC by SA 3.0

Neue Telefonanlage in den LKH Villach und Wolfsberg – Projektmanagement

1. Januar 2015/von Wolfgang Hiermann

Das Projekt wurde methodisch bestens aufbereitet und transparent abgewickelt – obwohl es von einer breiteren Öffentlichkeit im Vorfeld kritisch diskutiert wurde.
Mag. Franz-Georg Pichler, Leiter des Competence Center IT der KABEG

Die KABEG (Kärntner Landeskrankenanstalten-Betriebsgesellschaft) tausche im Jahr 2014 /2015 in den Landeskrankenhäuser Villach und Wolfsberg die alte Betriebstelefonanlage gegen ein IP-basiertes Telefoniesystem inkl. Endgeräte der Firma Cisco aus. Die neue Anlage wurde zusätzlich in den KABEG Verbund integriert.

Die Aufgabe

Spirit in Projects übernahm die Rolle des Projektleiters, die Steuerung der Software- und Hardware Lieferanten und unterstützte den internen, technischen Projektleiter der KABEG. Dabei übernahm Spirit in Projects die Anforderungserhebung, genaue Zieldefinition und Planung des Projekts sowie die operative Durchführung.

Unser Ansatz

Zusätzlich zur gemeinsamen Projekt- und Arbeitspaketplanung wurden auch Koordinationsmeetings und ein eng geführtes Controlling und Risikomanagement implementiert. So konnte das Projekt im vorgegebenen Zeit- und Kostenrahmen erfolgreich abgeschlossen werden.

Der Nutzen

Ein besonderes Augenmerk legten die Experten von Spirit in Projects auf die spezifischen Projektumwelten und das Projektmarketing, um erfolgreich Widerstände abzubauen und die Akzeptanz des Projektes bei allen NutzerInnen zu erhöhen. Und das höchst erfolgreich, wie Mag. Franz-Georg Pichler, Leiter des Competence Center IT der KABEG, sagt: „Das Projekt wurde methodisch bestens aufbereitet und transparent abgewickelt – obwohl es von einer breiteren Öffentlichkeit im Vorfeld kritisch diskutiert wurde.“

Weitere Informationen: www.kabeg.at

Pexels.com/Negative Space

Testmanagement für Eurotax Österreich

1. Januar 2013/von Karl Schott

Die Beraterin hat durch ihr Engagement und ihre profunde Fachkenntnis das Endergebnis des Produkts wesentlich positiv beeinflusst.
Andreas Pucher, Produktmanager von Eurotax

Die Eurotax Glass’s Österreich GmbH startete in den Jahren 2012/2013 ein großes Softwareprojekt, um seinen Kunden neue Angebote und Service zu bieten. Bei der Umsetzung wurde auf eine agile Entwicklungsmethode gesetzt – was Herausforderungen bei der Überprüfung der gelieferten Software-Qualität mit sich brachte. In der Projektlaufzeit wurde dann auf ein klassisches Modell umgestellt, durch die Konsolidierung von drei beteiligten Ländern (D-A-CH) blieb das Testing aber höchst anspruchsvoll.

Die Aufgabe

Spirit in Projects unterzog das bestehende Testprocedere einen Review und arbeitete beim Aufbau des Systemtestprozesses und der Artefakte mit. Durch das Aufsetzen eines zentralen, professionellen Testmanagements konnte die Qualität der angelieferten Produkte klar erkannt werden.

Unser Ansatz

Das Testverfahren wurde auf Iterationen ausgerichtet und bot so eine gute Aussage über die Funktions- und Testabdeckung. Damit wurde ein rasches Feedback an Management und Entwicklungsteams gewährleistet.

Der Nutzen

Auf Basis dieser belastbaren Qualitätseinschätzung wurden Entscheidungsgrundlagen für den Kunden erarbeitet, die den Projekterfolg wesentlich mitgestalteten – so Andreas Pucher, Produktmanager von Eurotax: „Die Beraterin hat durch ihr Engagement und ihre profunde Fachkenntnis das Endergebnis des Produkts wesentlich positiv beeinflusst.“

Weitere Informationen: www.eurotax.at