Wien gibt Raum – Digitalisierung von Behördenverfahren

Mit „Wien gibt Raum“ arbeitet der Magistrat der Stadt Wien an der Digitalisierung des öffentlichen Raumes. Ziel des von 2017 bis 2022 angelegten Programmes ist es, die Prozesse für sogenannte Sondernutzungen des öffentlichen Raumes vom Antrag, über das Behördenverfahren bis zur Genehmigung und Verrechnung zu digitalisieren. Im Fokus stehen dabei Nutzungen wie Schanigärten, Werbungen, Veranstaltungen und Märkte – aber auch Nutzungen im Zuge von Baustellen. Neben umfangreichen Organisations-, Gesetzes- und Prozessänderungen werden für alle Verfahrensschritte (Antrag über mein.wien, Verfahrensführung, Verrechnung und Auswertungen) Software-Tools entwickelt.

Die Aufgabe

Spirit in Projects ist im Auftrag der MA 01 – Wien Digital für das Programm tätig. Das Team der Spirit in Projects begleitet das Programm in der gesamten Analyse der Geschäftsprozesse und  Anforderungen: So werden gemeinsam mit den beteiligten Organisationseinheiten die Ist-Prozesse detailliert erhoben und Soll-Prozesse definiert. Die Anforderungen der Fachdienststellen werden schließlich in Lastenhefte für die Softwarekompontenten des Programmes (Antragsportal, Fachinformationssystem für die Verwaltung, Gebührenrechner für SAP, Schnittstelle zu einem Data Warehouse) verdichtet.

Die Herausforderung

Die besondere Komplexität des Programmes besteht nicht zuletzt in der großen Anzahl der Stakeholder: Direkt an der Verfahrensführung sind sechs unterschiedliche Dienststellen des Magistrats beteiligt, dazu kommen noch weitere Einheiten als Sachverständige bzw. fallweise eingebundene Einheiten.

Unser Ansatz

Zur Steuerung dieser Komplexität hat Spirit in Projects erfolgreich einen partizipativen Ansatz mit einer großen Anzahl an Abstimmungsworkshops gewählt, um eine maximale Akzeptanz der erhobenen Anforderungen zu erreichen. Die Umsetzung der Vorhaben startet Anfang 2019.