Bei größeren IT-Projekten erleben wir immer wieder denselben Ablauf: Es werden Workshops organisiert, Anforderungen gesammelt, Lastenhefte erstellt und manchmal hat man sich auch schon Lösungen potenzieller Lieferanten angesehen. Über Technologien, Funktionen und Budgets wird intensiv diskutiert.

Doch eine entscheidende Frage wird häufig viel zu spät gestellt:

Lohnt sich diese Investition überhaupt?

Genau diese Frage entscheidet jedoch darüber, ob ein Projekt langfristig erfolgreich wird oder ob am Ende zwar eine moderne Lösung eingeführt wurde, der erwartete Nutzen aber ausbleibt.

Aus unserer Sicht beginnt eine erfolgreiche IT-Ausschreibung deshalb nicht mit einem Lastenheft. Sie beginnt mit einer fundierten Wirtschaftlichkeitsbetrachtung.

Mehr als nur ein Kostenvergleich

Wenn von Wirtschaftlichkeit gesprochen wird, denken viele zunächst an einen einfachen Vergleich von Anschaffungs-, Betriebs- oder Lizenzkosten. Doch genau das greift viel zu kurz. Denn die günstigste Lösung ist nicht automatisch die wirtschaftslichste.

Eine gute Investitionsentscheidung betrachtet vier Perspektiven

Eine professionelle Wirtschaftlichkeitsbetrachtung beantwortet Fragen wie:

Welches Problem soll eigentlich gelöst werden?
Welche Alternativen stehen zur Verfügung?
Welche Lösung bringt den größten langfristigen Nutzen?
Welche Risiken bestehen?
Welche Auswirkungen hat die Investition auf Prozesse, Mitarbeitende und Kunden?

Erst wenn diese Fragen beantwortet sind, lässt sich beurteilen, welche Lösung tatsächlich die wirtschaftlichste ist.

Gute Entscheidungen berücksichtigen mehr als Zahlen

Natürlich spielen Investitions- und Betriebskosten eine wichtige Rolle. Ebenso wichtig sind jedoch die Auswirkungen, die sich nicht unmittelbar in Euro ausdrücken lassen.

Wie stark verbessert sich die Qualität der Prozesse?
Wie viel Zeit wird künftig eingespart?
Steigt die Zufriedenheit der Mitarbeitenden?
Verbessert sich der Service für unsere Anwender und Kunden?

Diese Faktoren entscheiden oft darüber, ob eine IT-Investition ihren gewünschten Erfolg erreicht.

Wer ausschließlich auf Anschaffungskosten schaut, bewertet nur einen kleinen Teil der tatsächlichen Wirtschaftlichkeit.

Warum eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung heute aktueller denn je ist

Für die Vorbereitung von Investitionsentscheidungen haben sich verschiedene Methoden etabliert. Sie beleuchten unterschiedliche Aspekte der Wirtschaftlichkeit und ergänzen sich sinnvoll.

Die Kapitalwertmethode bewertet sämtliche monetären Auswirkungen einer Investition über ihren gesamten Lebenszyklus. Dabei werden Entwicklungs-, Einführungs- und Betriebskosten ebenso berücksichtigt wie Einsparungen und Risiken. Ziel ist es, den langfristigen wirtschaftlichen Nutzen einer Investition objektiv zu bewerten.

Ergänzt wird diese Betrachtung durch eine Nutzwertanalyse. Sie bewertet jene Faktoren, die für den Projekterfolg entscheidend sind, sich aber nicht sinnvoll in Euro ausdrücken lassen. Dazu gehören beispielsweise die strategische Bedeutung einer Maßnahme, Qualitätsverbesserungen, kürzere Durchlaufzeiten, bessere Entscheidungsgrundlagen oder der Nutzen für Bürger, Unternehmen und Mitarbeitende.

Ein weiterer etablierter Ansatz ist der Business Case. Er erweitert die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung um die Frage, warum eine Investition überhaupt durchgeführt werden soll. Neben Kosten und Nutzen werden dabei auch strategische Ziele, Alternativen, Risiken und der erwartete Mehrwert für die Organisation betrachtet.

Denn eine Investition kann zwar wirtschaftlich sein, strategisch aber wenig Nutzen bringen. Umgekehrt kann eine Maßnahme trotz eines zunächst negativen Kapitalwerts sinnvoll sein, wenn sie für die Organisation von zentraler strategischer Bedeutung ist oder erhebliche qualitative Verbesserungen erzielt. Genau deshalb sollte sowohl die monetären als auch die qualitativen Aspekte einer Investitionsentscheidung betrachtet werden.

Die größten Einsparungen entstehen vor der Ausschreibung

Unsere Erfahrung aus zahlreichen IT-Projekten zeigt, dass die größten Potentiale für Einsparungen selten während oder nach der Umsetzung entstehen.

Sie entstehen bereits in der Vorbereitungsphase.

Eine fundierte Wirtschaftlichkeitsbetrachtung schafft Klarheit über Ziele, Alternativen und Risiken. Sie verhindert, dass Lösungen (Systeme) ausgeschrieben werden, die später niemand benötigt. Sie hilft, den tatsächlichen Bedarf sauber zu definieren und schafft eine nachvollziehbare Grundlage für Management- und Budgetentscheidungen.

Dadurch verbessert sich nicht nur die Qualität des Lastenhefts. Auch spätere Änderungen, Nachträge und Diskussionen während der Umsetzung lassen sich häufig deutlich reduzieren.

Die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung ist kein Dokument – sondern eine Entscheidungshilfe

Leider wird die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung in vielen Projekten noch immer als lästiges Pflichtdokument verstanden, das kurz vor der Genehmigung oder einer Ausschreibung erstellt wird. Viel zu oft wird zuerst entschieden – und anschließend versucht, die Entscheidung wirtschaftlich zu begründen.

Dabei sollte sie genau das Gegenteil sein. Die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung sollte den Ausgangspunkt jeder größeren IT-Investition bilden.

Nicht um eine bereits getroffene Entscheidung zu rechtfertigen, sondern um die beste Entscheidung überhaupt erst treffen zu können.

Wie wir unsere Kunden unterstützen

Genau hier begleiten wir unsere Kunden.

Die spirit in projects GmbH unterstützt öffentliche Auftraggeber und Unternehmen bereits in der strategischen Vorbereitungsphase von IT-Projekten. Gemeinsam analysieren wir den Handlungsbedarf, vergleichen Lösungsalternativen, erstellen Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen, führen Nutzwertanalysen durch und entwickeln daraus belastbare Lastenhefte und Ausschreibungsunterlagen.

Unser Ziel ist nicht nur eine erfolgreiche Ausschreibung. Unser Ziel ist, dass die richtige Lösung ausgeschrieben wird.

Fazit

Eine Ausschreibung entscheidet darüber, wer den Auftrag erhält.

Eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung entscheidet darüber, ob überhaupt die richtige Lösung ausgeschrieben wird.

Wer diesen Schritt überspringt, riskiert Fehlentscheidungen, unnötige Kosten und Projekte, deren erwarteter Nutzen nie vollständig erreicht wird.

Deshalb sollte jede größere IT-Investition mit einer fundierten Wirtschaftlichkeitsbetrachtung beginnen – nicht als Pflichtübung am Ende, sondern als Grundlage einer guten Entscheidung.