Die Österreichische Agentur für Gesundheit und Ernährungssicherheit (AGES) ist ein Unternehmen der Republik Österreich. Seit über 20 Jahren steht die AGES im Einsatz für die Gesundheit von Mensch, Tier und Pflanzen. Dabei nimmt sie unterschiedlichste gesetzlich festgelegte Aufgaben wahr – etwa im Bereich der Lebensmittel- und Arzneimittelsicherheit oder der Tiergesundheit.

Die Herausforderung

Die AGES betreibt eine Reihe von IT-Systemen, um ihren Aufgaben nachzukommen. Im Bereich der Softwareentwicklung wurden schon länger SCRUM-Methoden eingesetzt. Nach der erfolgreichen Teilnahme an einem Seminar von Spirit in Projects zum Scaled Agile Framework (SAFe) beschloss das Management der AGES, im Unternehmen zukünftig Methoden zur Skalierung von Agilität umzusetzen.

Mit einer Unternehmensgröße von über 1750 Mitarbeitenden und 10 Standorten ergab sich für die nachhaltige Integration in der Organisation eine durchaus beachtenswerte Herausforderung. In enger Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber wurde von Spirit in Projects ein umfassendes Coaching- und Mentoring-Programm entwickelt, um die Integration der SAFe-Elemente in die Organisationsstruktur effektiv zu unterstützen.

Unser Ansatz

Bereits zu Anfang war klar, dass ein blindes Ausrollen des „Standard“-SAFe-Frameworks nicht infrage kommen würde. Hier war die umfassende Erfahrung von Spirit in Projects mit agilen Frameworks in unterschiedlichen Unternehmens- und Trainingskontexten nützlich. Im Zuge einer strategischen Beratung wurden geeignete Methoden aus SAFe identifiziert, die in weiterer Folge speziell auf die Bedürfnisse der AGES zugeschnitten werden sollten. Für das gesamte Projekt plante Spirit in Projects ein agiles Vorgehen in enger Abstimmung mit der Auftraggeberin.

Für die praktische Umsetzung bot Spirit in Projects gezielte Hands-on-Unterstützung bei der Einführung und Umsetzung des SAFe-Frameworks, von der initialen Konzeption bis hin zur operativen Durchführung.

Besonderes Augenmerk wurde auf Coaching- und Mentoring-Maßnahmen von einzelnen Mitarbeitenden und Teams gelegt. Diese wurden dabei unterstützt, die für das SAFe-Framework erforderlichen Rollen effektiv zu übernehmen und auszufüllen. Mit ihrer Expertise standen die Spirit-Consultants als Sparringpartner für fachliche und methodische Fragen zur Verfügung – immer mit dem Ziel, ein Verständnis der agilen Prinzipien und Praktiken zu vermitteln, um eigenständig Lösungen für zukünftige Herausforderungen zu entwickeln. Gemeinsam mit Entwicklungsteams wurden agile Praktiken wie SCRUM, Kanban und der Built-In-Quality-Ansatzes noch stärker etabliert, um den Produktentwicklungsprozess zu optimieren.

Für das Framework wurden relevante KPIs entwickelt und im Projekt implementiert, um eine Steuerung der Organisation zu ermöglichen. Dies erfolgte in enger Abstimmung mit dem organisatorischen Kernteam (Lean-Agile Change Agents) zur Festlegung von Zielsetzungen und nächsten Schritten.

Der Nutzen

Die über ein Jahr laufende Begleitung durch Spirit in Projects im Zuge der Implementierung von SAFe ermöglichte es den Mitarbeitenden der AGES, neue Methoden und Techniken effektiv anzuwenden und ihre Arbeitsprozesse kritisch zu reflektieren. Die Unterstützung bei der Auswahl und Anwendung der Methoden sowie das gezielte Feedback trugen signifikant zur Steigerung von Qualität, Struktur, Effizienz und Effektivität bei.

Die intensive Begleitung durch Planungsworkshops und Retrospektiven sowie individuelles Coaching vertiefte das Verständnis und die Anwendung der SAFe-Methodik. Zusätzlich wurde ein praxisorientierter Leitfaden für die Methoden entwickelt, und die Kommunikationsstrukturen sowie das Reporting innerhalb der AGES wurden optimiert.

Den Erfolg bescheinigt auch der Leiter der AGES IT-Services, Ing. Gottfried Scheck, BSc MSc: „Die Umsetzung und Begleitung der Transformation von SCRUM in das SAFe-Framework wurde zur vollsten Zufriedenheit umgesetzt. Neben der methodischen Unterstützung wurden die erforderlichen organisatorischen Anpassungen begleitet und unterstützt.“

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